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Artigo 14.º — Serviço de Documentação e Informação

Vigente desde: 24/05/2017
  1. 1 -O Serviço de Documentação e Informação exerce a sua atividade no âmbito da conceção, planeamento, gestão, tratamento, difusão e controlo da informação e documentação e integra três unidades: a Biblioteca, o Arquivo e a Unidade de Publicações.
  2. 2 -A Biblioteca tem as seguintes atribuições:
    1. a)Proceder à gestão e controlo do processo de aquisição de bibliografia e demais fontes de informação, independentemente do suporte, necessárias às atividades pedagógicas e de investigação desenvolvidas na FLUP;
    2. b)Proceder ao tratamento técnico (catalogação, indexação e classificação) da documentação adquirida;
    3. c)Desenvolver e adaptar sistemas de gestão e tratamento informatizado da documentação e informação;
    4. d)Garantir apoio técnico às bibliotecas dos departamentos e às coleções das unidades de investigação e promover as condições de acesso a essas coleções;
    5. e)Garantir a manutenção, organização e conservação da hemeroteca e promover as condições de acesso a essa coleção;
    6. f)Definir procedimentos de recuperação, exploração e difusão da informação, de acordo com as necessidades do utilizador e garantir um apoio efetivo no acesso e utilização das fontes de informação impressas e eletrónicas disponíveis;
    7. g)Garantir a manutenção e atualização permanente do catálogo coletivo das Bibliotecas da FLUP, bem como a base de dados da bibliografia científica desenvolvida na FLUP e outras bases de dados de interesse para a atividade da FLUP;
    8. h)Manter um serviço de difusão seletiva da informação, produzindo instrumentos de apoio ao ensino e à investigação;
    9. i)Desenvolver e manter condições para a efetivação dos serviços de leitura de presença, promovendo modalidades distintas de trabalho em grupo e individual, e de empréstimo domiciliário;
    10. j)Coordenar e manter um serviço de empréstimo interbibliotecas com bibliotecas nacionais e estrangeiras;
    11. k)Cooperar com serviços e instituições afins, no perímetro da Universidade do Porto e no exterior, tendo em vista a partilha de informação e de recursos e o desenvolvimento de projetos comuns;
    12. l)Promover, apoiar e realizar ações de formação profissional e de formação de utilizadores;
    13. m)Colaborar na organização de iniciativas culturais, nomeadamente em exposições bibliográficas e documentais, seminários, colóquios, conferências, etc.;
    14. n)Garantir a manutenção e atualização permanente do site do SDI e da Biblioteca Digital;
    15. o)Proceder ao registo, no módulo de publicações, de toda a produção científica de docentes e investigadores da FLUP;
    16. p)Manter e desenvolver a cooperação na área da documentação e da ciência da informação, no âmbito de projetos nacionais e internacionais, designadamente com a Embaixada dos EUA através do American Corner, nomeadamente no que toca à partilha de recursos, normalização, indexação e edição eletrónica.
  3. 3 -O Arquivo tem as seguintes atribuições:
    1. a)Manter e gerir o Arquivo da FLUP, independentemente do suporte em que a informação se encontre materializada;
    2. b)Proceder à avaliação da Informação e garantir a efetiva aplicação das tabelas de seleção documental;
    3. c)Colaborar na gestão dos processos organizacionais procedendo ao seu mapeamento, modelação, reformulação e manutenção, tendo em vista a simplificação dos procedimentos e dos circuitos da informação, bem como a sua articulação com os processos organizacionais dos serviços centrais da Universidade do Porto;
    4. d)Colaborar com os diversos setores orgânicos da FLUP nas questões relacionadas com a gestão da informação/arquivo;
    5. e)Promover, assegurar e validar as transferências de documentação para o Arquivo, incluindo a transferência da informação em suporte digital;
    6. f)Proceder à organização, tratamento e armazenamento da documentação incorporada no Arquivo Central;
    7. g)Manter permanentemente atualizada a base de dados do Arquivo, bem como a Informação disponível no site do SDI;
    8. h)Garantir a segurança e preservação a longo termo da informação destinada a conservação permanente;
    9. i)Assegurar o funcionamento de um serviço de requisições e consultas ao Arquivo, de acordo com os respetivos requisitos de acessibilidade e comunicabilidade;
    10. j)Cooperar com a Universidade do Porto no sentido de garantir a aplicação de critérios de normalização e de uniformização no tratamento da informação e colaborar em projetos de interesse comum para os arquivos da Universidade;
    11. k)Participar em projetos e ações de formação que envolvam a área da gestão de arquivos e áreas afins.
  4. 4 -A Unidade de Publicações tem as seguintes atribuições:
    1. a)Colaborar com os coordenadores das publicações e com os serviços da FLUP no processo de publicação, dando apoio aos procedimentos administrativos inerentes a esse trabalho;
    2. b)Garantir a aplicação das normas de edição, nomeadamente no que diz respeito à informação editorial exigida, à utilização da ficha técnica e da legenda bibliográfica, à atribuição de ISBN e ISSN;
    3. c)Atribuir o DOI (Digital Object Identifier) às edições digitais de docentes e investigadores da FLUP e proceder ao registo das mesmas na base de dados CrossRef;
    4. d)Garantir a atualização permanente do catálogo online das publicações da FLUP;
    5. e)Gerir o stock de publicações da FLUP, nomeadamente no que toca ao controlo de existências, à divulgação de novos títulos editados e à distribuição, promoção e venda de todas as edições da FLUP;
    6. f)Intervir ativamente no processo de preparação, do ponto de vista formal e técnico, das publicações em formato digital e editá-las, utilizando as plataformas existentes (Biblioteca Digital e OJS);
    7. g)Colaborar ativamente com os coordenadores das revistas da FLUP na implementação dos critérios exigidos para submissão das publicações às bases de dados Scopus e Web of Science e proceder ao registo e indexação das revistas da FLUP em bases de dados internacionais;
    8. h)Assegurar, em colaboração com o serviço de tratamento de periódicos da Biblioteca Central, a permuta das publicações da FLUP, de acordo com as orientações dos respetivos coordenadores;
    9. i)Proceder à atualização permanente da informação, disponível no site dos SDI, relativa ao Serviço de Publicações, e no site das revistas da FLUP.
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