Art.º 40 · Regulamento n.º 36/2022 — Serviço de Contratação Púbica e Gestão de Inventários

1 -O Serviço de Contratação Pública e Gestão de Inventários é o serviço de apoio à Divisão Administrativa e Financeira no desempenho das suas funções, e desta dependente, ao qual compete desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação, e proceder aos registos de todos os procedimentos de contratação nos suportes informáticos em vigor, bem como nas plataformas e portais públicos, sempre que legalmente exigido.
1. 1.1 -Compete a este serviço no âmbito da Contratação Pública:
2. a)Assegurar o lançamento de todos os procedimentos tendentes à contratação para aquisição de bens e serviços e de empreitadas do município, sob proposta e apreciação técnica dos serviços, instruindo, acompanhando e organizando os procedimentos pré-contratuais, de acordo com a legislação aplicável e respeitando os melhores critérios de gestão económica, financeira e de qualidade;
3. b)Proceder à promoção, gestão e controlo de todos os contratos de fornecimento de bens e serviços;
4. c)Acompanhar os contratos no âmbito da contratação pública;
5. d)Assegurar a avaliação dos fornecedores e manter atualizada a base de dados de fornecedores;
6. e)Preparar, com a colaboração dos serviços competentes, os processos de concurso de desencadeados pelo município, assegurando os procedimentos administrativos correspondentes;
7. f)Preparar procedimentos de concursos públicos com a publicação no Diário da República e eventual publicação no Jornal Oficial da União Europeia;
8. g)Publicitação de todos os contratos no portal Base, quer o relatório inicial de contrato, quer o relatório final de execução;
9. h)Dar apoio administrativo às juntas de freguesia e a outras entidades, no lançamento dos seus procedimentos, bem como o seu acompanhamento e controlo;
10. i)Produzir o estudo, conceção e organização de procedimentos de Acordo Quadro, em colaboração com as entidades promotoras, ao abrigo das centrais de compras;
11. j)Apoiar nos procedimentos de contratação pública para aquisição de prestação de serviços em regime de tarefa e avença em estreita colaboração com o Serviço de Recursos Humanos;
12. k)Implementar um sistema de informação que garanta o cálculo do custo das atividades e intervenções a cargo do Serviço, com o objetivo de contribuir para a implementação da contabilidade de Gestão de acordo com a NCP 26.
13. 1.2 -Compete a este serviço no âmbito da Gestão de Inventários:
14. a)Introduzir práticas de eficaz aprovisionamento ajustando as previsões de reposição de inventários;
15. b)Manter a uniformização do sistema de codificação e nomenclatura de produtos que permita uma identificação imediata do material e facilite o controlo periódico das unidades armazenadas;
16. c)Proceder à digitalização e informatização da informação respeitante aos inventários (aquisição, consumo, stocks, entre outros) de modo a permitir o seu controlo por via remota através, nomeadamente, da visualização de dashboards com os indicadores mais relevantes;
17. d)Elaborar estatísticas, indicadores e estudos sobre a aquisição, consumo, rotura, quebras, entre outros, que permitam uma melhor tomada de decisão em matéria de gestão de inventários por parte das unidades responsáveis;
18. e)Instituir medidas de controlo físico que possibilitem a máxima fiabilidade de informação e desenvolver mecanismos de reporte que produzam relatórios detalhados de suporte à gestão;
19. f)Tornar visível a responsabilidade e autoridade dos atores nas várias fases do processo (compra, armazenamento, distribuição e registo contabilístico);
20. g)Administrar os artigos de consumo corrente existentes e proceder à sua distribuição interna, propondo medidas tendentes a racionalizar as aquisições de material e os consumos;
21. h)Proceder ao registo de entradas em armazém através de guias de remessa e notas de devolução;
22. i)Registar saídas dos bens armazenados através das requisições emitidas pelos respetivos serviços após a autorização dos responsáveis;
23. j)Proceder ao controlo da compra ou do contrato, nomeadamente à vigilância dos prazos;
24. k)Desenvolver ações que visem a conservação dos bens em stock;
25. l)Cumprir com o disposto nas fichas técnicas dos produtos em armazém;
26. m)Organizar e manter atualizado o inventário;
27. n)Rececionar os pedidos de material através de requisições internas visadas pelo respetivo dirigente de serviço;
28. o)Manter organizado os armazéns a seu cargo;
29. p)Vigiar os prazos de validade dos produtos e emitir alertas sempre que se mostre necessário;
30. q)Conferir as qualidades e quantidades dos materiais adquiridos pela edilidade, através de uma competente inspeção de receção, e proceder à armazenagem dos bens;
31. r)Informar os serviços requisitantes da entrega dos bens solicitados;
32. s)Instituir mecanismos de controlo e justificação das quebras;
33. t)Informar superiormente, bem como, ao serviço requisitante, das anomalias verificadas aquando da receção dos bens, materiais ou equipamentos;
34. u)Manter atualizado o ficheiro de bens, materiais e equipamentos existentes em armazém e registar no sistema informático as quantidades de bens, materiais e equipamentos entradas e saídas de armazém;
35. v)Comunicar superiormente os desvios encontrados em armazém que excedam as percentagens normais estabelecidas, para que sejam tomadas as medidas adequadas a cada caso concreto;
36. w)Propor as correções das quantidades existentes em armazém, desde que os desvios encontrados não excedam as percentagens normais estabelecidas para cada bem armazenado;
37. x)Efetuar inventariações sistemáticas das existências e acompanhar as inventariações realizadas por equipas externas ao armazém, nomeadas para controlo e comparação dos stocks existentes com os registos do inventário permanente;
38. y)Estabelecer stocks de segurança e pontos de encomenda, de acordo com a análise dos consumos;
39. z)Calcular a taxa de rotação e o índice de rotura dos stocks;
40. aa)Informar quanto à necessidade de criação de stocks de novos bens, materiais ou equipamentos, bem como quanto à fixação das quantidades económicas de encomenda, dos stocks de segurança e dos pontos de encomenda;
41. bb)Propor aos superiores hierárquicos as soluções convenientes para o tratamento dos artigos obsoletos, defeituosos ou de morosa rotação;
42. cc)Propor as encomendas de bens, materiais ou equipamentos, na sequência de rotura dos stocks mínimos ou de requisições dos serviços municipais utilizadores;
43. dd)Assegurar que a gestão dos inventários do Município cumpre os requisitos de uma gestão moderna, satisfazendo os princípios da economia, eficiência e eficácia;
44. ee)Implementar um sistema de informação que garanta o cálculo do custo das atividades e intervenções a cargo do Serviço e que forneça informação sobre o consumo dos inventários a seu cargo, com o objetivo de contribuir para a implementação da contabilidade de Gestão de acordo com a NCP 26.
2 -Além das competências anteriormente previstas, compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.

Artigo 40.º — Serviço de Contratação Púbica e Gestão de Inventários

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