Art.º 103 · Regulamento n.º 431/2023 — Registo e conferência de faturas

1 -As aquisições de bens e serviços devem ser promovidas pelo Gabinete de Contratação Pública, ou outro com competência delegada, com base em requisição externa emitida em modelo oficial, em conformidade com o estabelecido na nota técnica 12.2.4 do POCAL, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, designadamente, em matéria de realização de despesas públicas de bens e serviços (CCP).
2 -O Gabinete de Contratação Pública, ou outro com competência delegada envia para o DFP, o competente processo de despesa (requisições externas, contratos, despachos e outros documentos relevantes).
3 -Todas as faturas ou documentos equivalentes devem dar entrada diretamente na Secretária-geral para registo informático no Sistema de Gestão Documental e enviado quer em suporte papel quer informaticamente para o DFP.
4 -Após a receção das faturas ou documentos equivalentes, o DFP procede, confrontando para o efeito a fatura com o respetivo documento de suporte de despesa, à confirmação dos valores cabimentados, comprometidos e faturados, efetuando o seu lançamento na aplicação informática em "receção e conferência", e remeter ao serviço requisitante, para confirmação do valor, da receção de bens ou serviços.
5 -As faturas ou documentos equivalentes devem ser conferidas pelo responsável pelo setor designado para a entrega dos bens, ou realização de um serviço ou funcionário nomeado para o efeito, e devolvidas à DFP até 5 dias úteis após a sua receção ou conferência, e caso não seja possível, deverá informar o mesmo.
6 -No caso de se tratar de bens suscetíveis de inventariação serão enviadas ao Setor do Património, e ser classificadas mensalmente, com vista à sua regularização na conta da patrimonial.
7 -Caso existam faturas recebidas com mais de uma via é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, inscrição ou colocação de carimbo de "Duplicado".
8 -Qualquer documento de despesa que não esteja de acordo com o orçamentado e requisitado ou contenha alguma situação técnica anormal, deve ser imediatamente informado e devolvido à DFP, pelo serviço requisitante. Caso a anomalia seja detetada pelo DFP deverá este informar o respetivo serviço requisitante.
9 -Nos casos previstos no número anterior o DFP entra em contacto com o fornecedor e solicita a respetiva regularização.
10 -Sempre que seja necessário modificar ou devolver documentos de despesas (faturas ou documentos equivalentes), devem os serviços enviá-los à DFP, para o procedimento previsto no n.º 9.
11 -Trimestralmente devem ser elaboradas reconciliações de documentos de despesa entre o DFP e os Serviços requisitantes, através de um pedido de justificação, por escrito, de todos os documentos não devolvidos pelos Serviços que tenham ultrapassado o limite estabelecido na alínea b) do n.º 5, com exceção dos suspensos em gestão documental com a indicação do motivo.

Artigo 103.º — Registo e conferência de faturas

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