O presente Regulamento entrará em vigor quinze dias úteis após a sua publicação.
Anexos:
Anexo I - Auto de entrega
Anexo II - Auto de eliminação
Anexo III - Requisição externa de consulta/reprodução
Anexo IV - Requisição interna
Anexo V - Normas para empréstimo de documentos para exposições
Anexo VI - Normas para manuseamento dos documentos aquando da sua leitura
ANEXO I
Auto de Entrega
Aos... dias do mês de... de..., na Câmara Municipal de Santa Comba Dão, dando cumprimento ao n.º 1 do artigo 4.º da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, procedeu-se à transferência da documentação proveniente de..., conforme o constante na tabela infra.
O identificado conjunto documental ficará sob custódia do Arquivo Municipal de Santa Comba Dão e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objeto de todo o necessário tratamento arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes do serviço produtor e do arquivo municipal.
(ver documento original)
A preencher pelo Serviço Produtor/ Depositante
Serviço Produtor ..
Nº de livros . Maços . Pastas . Cadernetas . Processos . Desenhos . Outros . Metragem .
A preencher pelo Arquivo (informação sobre a situação dos documentos)
(ver documento original)
Santa Comba Dão,.. de... de...
O representante do Serviço Produtor,
O representante do Arquivo Municipal,
ANEXO II
Auto de Eliminação n.º.../...
Aos... dias do mês de... de..., na Câmara Municipal de Santa Comba Dão, na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à inutilização, de acordo com os artigos 6.º e 7.º da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, e disposições da tabela de seleção, dos documentos a seguir identificados:
(ver documento original)
Santa Comba Dão,.. de... de...
O responsável pelo Serviço Produtor,
O representante da Câmara Municipal,
ANEXO III
Requisição externa de consulta/reprodução n.º.../...
Exmo. Senhor
Presidente da Câmara Municipal
Nome:
Morada:
Localidade: Código postal:
Telefone/ Telemóvel: B.I./C.C.: NIF:
E-mail: Profissão:
Motivo da consulta: Investigação Trabalhos académicos Outro
Descrição do pedido:
Reprodução: Sim Não Sob a forma de:
Dispositivo digital de uso pessoal:
Imagens digitais obtidas:
(A preencher pelo arquivo)
Documento:
Datas extremas: Classificação:
Pede deferimento,
Santa Comba Dão,
O Requerente:
(ver documento original)
ANEXO IV
Requisição interna n.º /
Requisitante (Nome/Serviço):
Nome do documento:
Órgão produtor:
Datas extremas:
Assinatura:
Data://
(A preencher pelo arquivo)
Documento:
Datas extremas: U.I. (N.º/Tipo):
Classificação:
Reprodução: N.º Forma:
(ver documento original)
Esta requisição é válida por 20 dias úteis.
ANEXO V
Normas para o empréstimo de documentos para exposições
As normas que se seguem devem ser respeitadas sempre que a Câmara Municipal de Santa Comba Dão proceder ao empréstimo de documentos para exposições, de forma a salvaguardar os suportes físicos:
- 1 -A entidade organizadora da exposição deve requerer, ao Presidente da Câmara Municipal, o empréstimo dos documentos que deseja expor, indicando as datas previstas para a saída e entrega dos documentos, bem como a duração da exposição.
- 2 -A documentação requisitada só pode sair do Arquivo Municipal mediante autorização do Presidente da Câmara Municipal, ou do Vereador com competência delegada, após parecer do serviço de Arquivo.
- 3 -Quando o empréstimo dos originais puser em causa a integridade física dos documentos, a entidade organizadora da exposição pode reproduzi-los, a expensas suas, através de meios técnicos que não sejam prejudiciais à sua conservação.
- 4 -Os documentos objeto de empréstimo devem estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo que permanecerem fora do Arquivo Municipal.
- 5 -Os documentos são levantados do Arquivo Municipal mediante a assinatura de um Auto de Entrega, no qual se indicará, se for caso disso, o estado de conservação dos documentos emprestados.
- 6 -O empréstimo dos documentos não pode ter uma duração superior a 3 meses, não contando para o efeito a montagem e o prazo de devolução.
- 7 -A entidade organizadora da exposição fica responsável pela embalagem e transporte dos documentos.
- 8 -Os documentos devem ser digitalizados pelo Arquivo Municipal antes de se proceder ao empréstimo.
- 9 -A entidade organizadora da exposição deve garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança, controlo de humidade, temperatura e luz.
- 10 -É proibida a reprodução de documentos emprestados sem autorização do Município de Santa Comba Dão.
- 11 -À entidade organizadora da exposição será solicitado o envio de um exemplar do catálogo da exposição onde conste a identificação da entidade detentora dos documentos.
- 12 -Aquando da devolução dos documentos é assinado um auto de receção onde conste o estado de conservação dos mesmos. Se se verificar alguma anomalia, far-se-á menção no auto e dar-se-á conhecimento ao Presidente da Câmara Municipal.
ANEXO VI
Normas para manuseamento dos documentos aquando da sua leitura
- 1 -Não utilizar qualquer tipo de tinta, corretores ou marcadores. Usar apenas lápis ou computador portátil.
- 2 -Não usar dedos humedecidos nem borrachas de apagar para virar as páginas.
- 3 -Não espirrar ou tossir sobre um documento que esteja a examinar de perto.
- 4 -Não usar os documentos como apoio nem como base para escrever, estejam eles abertos ou fechados.
- 5 -Não colocar qualquer tipo de objeto sobre um documento aberto.
- 6 -Não dobrar páginas de um documento como forma de marcação.
- 7 -Não endireitar páginas dobradas ou vincadas.
- 8 -Não inserir marcadores ou notas nas margens de um documento.
- 9 -Não arremessar os documentos sobre a mesa nem colocá-los no chão.
- 10 -Não tentar separar páginas que estejam coladas.
- 11 -Não deixar os livros ao alto na mesa assentes sobre a base.
- 12 -Não abandonar os documentos que não estão a ser utilizados nem deixá-los sob a ação direta da luz solar.
- 13 -Não retirar os documentos da sua ordem.
- 14 -Não acompanhar, com o dedo, a leitura dos documentos.
- 15 -Dar conhecimento aos responsáveis pelo serviço de leitura de qualquer anomalia detetada.
- 16 -Não levar para junto dos documentos nada que os possa danificar (comida e bebidas, cola, tinta de escrita, fita adesiva, objetos cortantes, sacos, malas, mochilas,.).
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