Para efeitos de aplicação do presente regulamento considera-se:
- a)«Arquivo» o Arquivo Municipal de Sines que é constituído por um conjunto orgânico de documentos de natureza administrativa e histórica, produzidos ou recebidos pelos serviços que compõem os órgãos do Município, assim como por entidades ou pessoas singulares do concelho no decorrer das suas funções ou atividades públicas. Estes documentos, independentemente da sua data, forma ou suporte material, foram conservados para servirem como elementos de gestão e prova e podem ser utilizados posteriormente como elementos de estudo científico.
- b)«Dação» a entrega de documentos ou conjuntos orgânicos de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa singular ou coletiva à entidade responsável pelos serviços de arquivo como forma de pagamento de uma dívida.
- c)«Documento» qualquer unidade de informação, independentemente do seu suporte, com valor administrativo, probatório ou informativo.
- d)«Gestão documental» o Arquivo Municipal de Sines tem à sua responsabilidade a gestão da documentação produzida pela autarquia. Por gestão documental entende-se a sua incorporação, avaliação, seleção, eliminação, comunicação/difusão, conservação e tratamento documental.
- e)«Documentação não confidencial» os documentos acessíveis ao público são os considerados não nominativos, isto é, que não contenham dados cujo conhecimento possa afetar a segurança, honra ou intimidade do titular/autor. Apenas os titulares dos dados têm a eles acesso, ou terceiros que tenham obtido do titular uma autorização escrita. A legislação em vigor é subsidiária a este Regulamento.
- f)«Aquisição» a obtenção da propriedade de um conjunto de documentos ou de utilização de um serviço através de compra, doação ou legado.
- g)«Doação» a transmissão de bens de forma gratuita.
- h)«Depósito» a entrega de documentos ao arquivo de forma temporária.
- i)«Legado» a documentação doada por disposição testamentária.
- j)«Permuta» troca de documentação entre duas instituições.
- k)«Reintegração» o ato pelo qual o arquivo recebe documentação que fora transferida para outra instituição.
- l)«Guia de remessa» a relação de documentos, preparada pela entidade remetente, para fins de identificação e controlo, podendo ser utilizada como instrumento de descrição documental.
- m)«Administração aberta» o acesso aos documentos da Administração Pública regula-se pelos princípios da publicidade, da transparência, da igualdade, da justiça e da imparcialidade.
- n)Para efeitos do presente regulamento e com vista à uniformização semântica do sistema de informação do Município, aplicam-se as definições e conceitos técnicos fixados no artigo 3.º do Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, aprovado pela Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril, bem como os demais conceitos definidos na NP 4438:2005 - Informação e documentação - Gestão de documentos de arquivo, no que respeita à metodologia de avaliação e classificação da informação.