Art.º 10 · Regulamento n.º 72/2021 — Atribuições e competências do AMMLG

1 -São atribuições do AMMLG:
1. a)Assegurar o arquivamento de toda a documentação e informação produzida e recebida pelo MMLG;
2. b)Superintender o sistema de arquivo do MMLG, das entidades detidas ou participadas maioritariamente por esta e das apoiadas, com sede no concelho, ou daquelas em que a mesma delegue competências, propondo a adoção de planos adequados a gestão e conservação da documentação e da informação, realizando ações de verificação à aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos e recomendando ações de melhoria;
3. c)Propor e efetuar, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;
4. d)Zelar pela conservação das espécies documentais, tomando providências em aspetos nocivos que possam contribuir para a sua deterioração, nomeadamente, através do respetivo restauro;
5. e)Não permitir a saída de qualquer documento sem requisição ou auto de entrega e guia de remessa, datados e assinados por um responsável do respetivo serviço e pelo requisitante, respetivamente;
6. f)Fomentar a cooperação com instituições de ensino, cientificas e culturais;
7. g)Produzir e manter atualizados os instrumentos de descrição documental;
8. h)Promover a inventariação e a classificação do património arquivístico Concelhio;
9. i)Emitir alertas e tomar providências sobre documentação em perigo existente no Concelho;
10. j)Apoiar o MMLG nos processos de aquisição, alienação e permuta de bens de interesse municipal, a exercer o direito de preferência e a pronunciar-se sobre a sua exportação;
11. k)Tomar conhecimento da existência, da mudança de local ou de proprietário, das intervenções de conservação e restauro e da classificação de património arquivístico sediado no concelho;
12. l)Propor compensações aos particulares pelo acesso público da documentação detida por estes, nomeadamente, através da prestação de apoio técnico e financeiro, do tratamento e do depósito da documentação no MMLG.
2 -É da competência do AMMLG:
1. a)Propor o sistema de gestão de documentos (gestão de processos, de documentos e de informação) desde o momento da sua produção ou receção até à sua incorporação no AMMLG e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;
2. b)Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema de arquivo do MMLG e sobre a aquisição, alienação ou empréstimo de documentação;
3. c)Verificar a aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos nos sistemas de arquivo do MMLG, das entidades detidas ou participadas por esta, das apoiadas ou com delegações de competências, bem como, das entidades ou pessoas detentoras de património arquivístico classificado sediado no concelho;
4. d)Implementar e acompanhar a aplicação do plano de classificação;
5. e)Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como, as referentes aos ingressos de outros arquivos;
6. f)Supervisionar os procedimentos de seleção e proceder à eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor;
7. g)Implementar a descrição multinível de acordo com as normas internacionais e as Orientações para a Descrição Arquivística do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos;
8. h)Disponibilizar a documentação para consulta, reprodução, empréstimo e leitura por parte da comunidade em geral e dos serviços;
9. i)Proceder à reprodução, à certificação e ao averbamento de documentos e às pesquisas documentais de cariz pontual de acordo com as possibilidades do serviço, solicitadas por escrito;
10. j)Propor medidas de segurança, bem como, de conservação físico ambiental;
11. k)Selecionar, em conjunto com o Responsável de Arquivo (doravante designado por RA) de cada serviço produtor, a documentação dos vários serviços, cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e se destina a conservação permanente;
12. l)Conceber e aplicar planos de conservação documental;
13. m)Fomentar a divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza sociocultural, tentando, inclusivamente, garantir a fruição a pessoas infoexcluídas ou com limitações físicas e/ou mentais;
14. n)Incrementar o conhecimento sobre os acervos documentais, quer dos arquivos próprios ou outros concelhios, através da elaboração de um guia e inventários e catálogos dos arquivos das instituições, da realização de diagnósticos a situação arquivística e da divulgação de informação estatística;
15. o)Recolher, conservar, restaurar e tratar arquivisticamente os arquivos e conjuntos documentais pertencentes a outras entidades do Concelho de Melgaço, com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, sempre que solicitado para esse efeito,
16. p)Conceder apoio técnico as entidades referenciadas na alínea anterior, por sua solicitação, nas diversas matérias que se prendem com a criação, organização, gestão documental, conservação, restauro, preservação e acesso aos seus arquivos;
17. q)Promover a preservação da memória coletiva institucional e local;
18. r)Participar em reuniões de trabalho do MMLG, do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos ou das suas delegações regionais ou de outro organismo publico ou privado sempre que a temática esteja relacionada com a gestão de documentos e de informação, a arquivística, a conservação e proteção de documentos e a preservação e divulgação da memoria coletiva regional ou local;
19. s)Propor a adesão a redes de cooperação entre arquivos nacionais e internacionais e participar nas suas atividades;
20. t)Emitir parecer sobre a delegação de competências e sobre a atribuição de apoios a entidades coletivas do concelho, promovendo a conservação, o tratamento e a disponibilização dos respetivos arquivos;
21. u)Emitir pareceres no âmbito de processos de modernização ou de simplificação administrativas;
22. v)Emitir pareceres no âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;
23. w)Emitir parecer sobre a política de informação;
24. x)Promover a proteção do património arquivístico através da inventariação e da instrução de processos de classificação de bens arquivísticos de interesse municipal, publico e nacional e da emissão de alertas ou da tomada de medidas de conservação de documentação em perigo;
25. y)Emitir parecer no âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos com entidades publicas ou privadas;
26. z)Emitir parecer sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins, tentando, inclusivamente, garantir o acesso a pessoas com limitações físicas;
27. aa)Emitir orientações e instruções, aprovadas superiormente, sobre a aplicação de boas práticas nos sistemas de arquivo do MMLG, das entidades detidas ou participadas por esta, das apoiadas, das beneficiárias de delegações de competências e das pessoas singulares ou coletivas detentoras de património classificado sediado no concelho;
28. bb)Elaborar e implementar planos de preservação digital e planos de substituição de suporte.

Artigo 10.º — Atribuições e competências do AMMLG

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