Art.º 31 · Regulamento n.º 72/2021 — Organização do sistema de arquivo do MMLG

1 -O sistema de arquivo do MMLG encontra-se organizado em 3 níveis com responsabilidades distintas:
1. a)Serviço do AMMLG;
2. b)Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas;
3. c)Utilizadores do sistema de arquivo.
2 -São obrigações do serviço do AMMLG:
1. a)Prestar apoio aos utilizadores e aos RA das Unidades Orgânicas;
2. b)Proceder à transferência e à incorporação da documentação;
3. c)Controlar a seleção e a eliminação da documentação;
4. d)Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;
5. e)Produzir instrumentos de classificação e de descrição;
6. f)Monitorizar e fiscalizar os sistemas de arquivo;
7. g)Orientar o desempenho dos RA das unidades orgânicas no objetivo respeitante a gestão de documentos;
8. h)Produzir pareceres técnicos para apoio a tomada de decisão;
9. i)Realizar diagnósticos a situação arquivística.
3 -São obrigações dos RA das unidades orgânicas:
1. a)Prestar apoio aos utilizadores;
2. b)Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;
3. c)Arquivar definitivamente documentos;
4. d)Selecionar sob orientação do serviço de AMMLG a documentação a conservar e a eliminar;
5. e)Apoiar a eliminação de documentação;
6. f)Proceder à transferência e incorporação de documentação no AMMLG;
7. g)Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade.
4 -São obrigações dos utilizadores:
1. a)Criar e integrar documentos no sistema;
2. b)Classificar documentos de acordo com o plano em vigor;
3. c)Encaminhar documentos de acordo com os circuitos documentais definidos.

Artigo 31.º — Organização do sistema de arquivo do MMLG

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