1 - Constituem condições para a incorporação de bens culturais no acervo do MAEE:
a) Enquadramento institucional - Os bens culturais propostos ou doados para incorporação deverão estar de acordo com a presente Política de Incorporações, com a Lei-Quadro dos Museus Portugueses e com a missão, vocação e linhas orientadoras do MAEE;
b) Autorização prévia da tutela - A incorporação de novos bens culturais carece de autorização prévia da entidade tutelar do Museu, devendo ser apresentados todos os elementos necessários à avaliação da proposta e a respetiva fundamentação da relevância da incorporação;
c) Formalização através de registo de inventário - O procedimento de incorporação considera-se concluído após autorização expressa da tutela e subsequente registo do bem cultural no inventário do MAEE;
d) Ausência de ónus ou encargos - O Museu apenas incorporará bens culturais livres de quaisquer ónus, encargos ou restrições que limitem a sua posse, gestão ou utilização futura;
e) Condições de preservação - Serão incorporados apenas os bens culturais cujo estado de conservação permita a sua preservação adequada, garantindo que o Museu dispõe de condições técnicas e materiais para assegurar a sua integridade;
f) Direitos de autor - Sempre que incidam direitos de autor sobre os bens culturais a incorporar, estes deverão ser acompanhados de contrato de cessão de direitos, ou documento equivalente, onde se definam os termos da sua utilização, reprodução e divulgação pelo MAEE;
g) Doações - As doações de bens culturais deverão ser formalizadas através de documento escrito, designadamente carta de doação subscrita pelo doador ou documento equivalente, no qual se identifiquem as partes, os bens doados e a transferência de propriedade para o Museu. Como princípio, o MAEE não aceitará doações condicionadas ou que imponham contrapartidas, designadamente a exigência de exposição permanente. As doações efetivadas ao MAEE têm caráter perpétuo, implicando a transferência definitiva da propriedade para o Museu. Os bens culturais que se encontrem no MAEE em regime de depósito não integram o acervo museológico, não constituem incorporações e mantêm-se propriedade da entidade depositante.
h) Documentação de aquisição internacional - No caso de bens adquiridos no estrangeiro, deverão ser apresentados todos os documentos relativos à sua exportação, expedição e transação comercial, quando aplicável, comprovando a sua circulação legal.
i) Modalidades de incorporação - As incorporações no acervo do MAEE obedecerão às modalidades previstas no Artigo 13.º da Lei n.º 47/2004, de 19 de agosto:
1 - Compra;
2 - Doação;
3 - Legado;
4 - Herança;
5 - Recolha;
6 - Achado;
7 - Transferência;
8 - Permuta;
9 - Afetação permanente;
10 - Preferência;
11 - Dação em pagamento.
2 - As doações efetivadas ao MAEE têm caráter perpétuo, implicando a transferência definitiva da propriedade para o Museu. Os bens culturais que se encontrem no MAEE em regime de depósito não integram o acervo museológico, não constituem incorporações e mantêm-se propriedade da entidade depositante.