1 - Para efeitos do presente regulamento, considera-se controlo interno o sistema de organização adotado pela Direção que abrange todos os princípios e instrumentos consagrados nos números seguintes, a fim de reforçar e melhorar a eficácia e a eficiência na utilização dos recursos, garantir as boas práticas de gestão, e permitir a verificação do cumprimento das leis e regulamentos, a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a atempada preparação de informação financeira fidedigna.
2 - O controlo interno encontra-se sujeito aos seguintes princípios:
a) Da organização (os processos devem estar formalizados);
b) Da separação de funções potencialmente conflituantes (certas funções não devem estar adstritas apenas a uma certa pessoa, nomeadamente as funções de autorização, aprovação, execução, controlo e contabilização de operações);
c) Da integração e integridade (os procedimentos devem permitir a recuperação da informação, incluindo a cadeia de decisão inerente);
d) Da ética (os princípios e normas de conduta são difundidos, designadamente através do comprometimento com o código de ética da FIAF).
e) Da boa informação (a informação deve ser útil e verificável);
f) Da qualidade da pessoa que exerce funções (a pessoa/o trabalhador deve ser competente e íntegro);
g) Da harmonia (os procedimentos devem estar adaptados à realidade da Cinemateca);
h) Da universalidade (os procedimentos devem poder ser aplicados a outros serviços ou organismos da Administração Pública);
i) Da independência (os objetivos do controlo interno devem poder ser concretizados quaisquer que sejam os meios técnicos utilizados);
j) Da permanência (os procedimentos devem ser permanentes).
k) Da normalização dos documentos
3 - Os instrumentos do sistema de controlo interno da Cinemateca são os seguintes:
a) A delegação de responsabilidades e competências;
b) Os despachos e as ordens de serviço;
c) O manual de procedimentos que permite estabelecer e sistematizar o fluxo das operações, permitido a conferência dos procedimentos adotados, minimizando erros;
d) Os modelos aprovados de documentos, de forma a permitir detetar irregularidades na sua utilização;
e) O controlo numérico de todos os documentos recebidos e saídos da Cinemateca através do controlo da entrada, circulação e saída de documentos;
g) O sistema informático interno;
h) O Sistema de Informação Contabilística;
k) Os contactos regulares entre a Direção e as chefias dos serviços internos ou unidades orgânicas e, sempre que necessário, com qualquer trabalhador;
f) A adoção de provas e conferências independentes, que tem por objetivo, não só atuar sobre o sistema implementado, como também, sobre o trabalho que cada pessoa executa de forma a se obter o mínimo de erros possível.