- 1 -A identificação de unidades de instalação em suporte físico consiste na descrição sumária do seu contexto e conteúdo através de elementos mínimos obrigatórios, no respeito pela especificidade de cada serviço.
- 2 -A identificação de unidades de instalação é obrigatória e deve ser assegurada através da indicação normalizada de elementos de descrição, em lombada, capa ou em outra zona equivalente.
- 3 -Os elementos de descrição gerais, mínimos e obrigatórios que deverão ser inseridos são os seguintes:
- a)Brasão ou logótipo;
- b)Designação por extenso do serviço;
- c)Título do assunto ou da tipologia de ocorrência;
- d)Elementos identificados do processo;
- e)Datas;
- f)Controlo da ordenação, quando aplicável.
- 4 -Os elementos de descrição complementares, tendencialmente obrigatórios, que deverão ser adicionados após consulta e em articulação com o serviço de arquivo, são os seguintes:
- a)Código de classificação;
- b)Prazo de conservação administrativa;
- c)Forma de contagem de prazos;
- d)Destino final.
- 5 -Sempre que a prática se justifique, os serviços podem prever um campo de texto livre com a descrição de elementos adicionais e pertinentes para a identificação do conteúdo da unidade de instalação.
- 6 -Na identificação de unidades de instalação devem ser respeitadas as orientações propostas no anexo n.º 5, observando-se a necessária adaptação aos diferentes formatos e dimensões.
- 7 -Fica vedada a identificação de unidades de instalação que não esteja em conformidade com as orientações propostas no anexo n.º 5, salvo quando devidamente fundamentado e após recolha de parecer obrigatório de serviço de arquivo.
Artigo 56.º — Identificação de unidades de instalação em suporte físico
Vigente desde: 16/01/2025