O procedimento de circularização de devedores é um método de auditoria e controlo de gestão através do qual a Associação de Municípios procura validar os saldos das suas contas de terceiros através da evidência externa e deve obedecer aos seguintes princípios:
- 1 -O envio das cartas de circularização deve ser efectuado na totalidade ou por amostragem de clientes e entidades que alcancem um valor na rubrica que seja considerado como materialmente relevante.
- 2 -O processo de envio de cartas de circularização deve ser acompanhado pela elaboração de folhas de controlo que permitam o resumo e análise das respostas obtidas na circularização, e identifiquem as medidas correctivas que possam ter sido aplicadas.
- 3 -A carta de circularização deve ser enviada aos clientes e utentes com indicação de saldos.
- 4 -Perante as respostas recepcionadas, a Contabilidade deve agrupá-las por dois grupos distintos:
- a)Respostas Concordantes validam a conta respectiva da contabilidade;
- b)Respostas Discordantes.
- 5 -Relativamente às respostas discordantes deve proceder-se à reconciliação dos saldos, analisar os valores em aberto e proceder à reconciliação contabilística dos mesmos.