- 1 -As facturas ou documentos equivalentes serão recebidas pelo correio ou directamente no Sector Administrativo e são conferidas quanto às matérias de direito e de facto.
- 2 -As conferências ocorrem no Sector Administrativo, procedendo-se:
- a)À verificação dos requisitos legais mínimos das facturas ou documentos equivalentes, nos termos do Código do CIVA;
- b)À verificação dos cálculos aritméticos, em especial no que respeita à aplicação das regras de arredondamento, bem como às somas, multiplicações, descontos efectuados e outros;
- c)À confirmação da salvaguarda, quanto à autorização da despesa e ao cabimento e compromisso, da conformidade legal e da regularidade financeira;
- d)Ao confronto com a guia de remessa, guia de transporte ou outro título de transporte e com a requisição externa ou contrato.
- 3 -Em caso de divergências apuradas durante a conferência dos documentos, deverão as mesmas ser prontamente investigadas, e a contabilidade deverá informar por escrito o fornecedor para regularizar tais irregularidades.
- 4 -As facturas deverão conter a indicação de "conferido" e a assinatura do conferente, com a referência expressa ao documento de suporte (número de contrato, número de requisição ou número do processo de aquisição e número de cabimento), se nas mesmas ainda não constarem.
- 5 -Após a conferência, a contabilidade, tendo original da factura, acompanhado dos originais da requisição externa, da guia da remessa ou documento equivalente, deverá proceder ao lançamento definitivo nas contas respectivas e emitir a ordem de pagamento.
- 6 -Caso existam cópias de facturas, nelas será obrigatoriamente aposto a designação de "duplicado", a fim de prevenir eventuais processamentos e pagamentos indevidos e as mesmas farão parte do processo de aquisição juntamente com os duplicados ou cópias dos originais dos demais documentos.
- 7 -A ordem de pagamento é conferida e assinada pelo responsável da contabilidade e autorizada pelo presidente da Junta de Freguesia.
- 8 -Quando a factura é paga, é aposto um carimbo de "pago", com a assinatura do tesoureiro, na ordem de pagamento.
Artigo 16.º — Conferência de facturas e outros documentos
Vigente desde: 12/02/2003