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Artigo 5.º — Documentos oficiais

Vigente desde: 12/02/2003
  1. 1 -São considerados documentos oficiais da Junta de Freguesia todos aqueles que, pela sua natureza, representem actos administrativos fundamentais necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.
  2. 2 -No âmbito do POCAL, são documentos obrigatórios de suporte ao registo das operações relativas às receitas e despesas, bem como aos pagamentos e recebimentos:
    1. a)Guia de recebimento;
    2. b)Requisição interna;
    3. c)Factura;
    4. d)Ordem de pagamento;
    5. e)Ordem de pagamento de operações de tesouraria;
    6. f)Guia de reposições abatidas aos pagamentos.
  3. 3 -Constituem ainda documentos obrigatórios as fichas de registo do inventário de património agregadas nos livros de inventário de imobilizado, das existências, os livros de escrituração periódica e permanente, mapas de apoio ao balanço a realizar à tesouraria, os documentos previsionais (orçamento e as GOP) e os documentos de prestação de contas a remeter ao Tribunal de Contas.
  4. 4 -Podem ser utilizados, para além dos documentos obrigatórios referidos nos números anteriores, quaisquer outros documentos considerados convenientes tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento, nomeadamente:
    1. a)Pessoal - notação periódica do pessoal (devendo ser elaborado e entregue à funcionária entre os meses de Fevereiro e Março do ano seguinte), mapa de assiduidade, mapa de horas extraordinárias e mapa de férias;
    2. b)Cemitério - guia de liquidação de sisa e alvará;
    3. c)Tractor - mapas para apuramento de custos do tractor - seguro, combustíveis e lubrificantes, conservação e manutenção, registo das horas trabalhadas;
    4. d)Informações de serviço.
  5. 5 -Todos os documentos dirigidos ao presidente ou à Junta de Freguesia, dão entrada pela funcionária, que, por sua vez, coloca um carimbo, com numeração de registo sequencial e a data de entrada do mesmo, canalizando-os para o presidente da Junta, ficando estes devidamente arquivados em pasta própria.
  6. 6 -Os documentos internos são igualmente canalizados pelo funcionário, ao presidente da Junta de Freguesia.
  7. 7 -Todos os documentos escritos, bem como despachos e informações que sobre eles foram exarados, que integram os processos administrativos internos, devem identificar de forma legível, a funcionária ou eleito que prestou a informação ou despachou.
  8. 8 -Os atestados, certidões ou declarações serão emitidos pela funcionária designada para o efeito, sendo assinadas pelo presidente ou por quem o substituir, devendo ser devidamente registadas bem como arquivadas por um período não inferior a 10 anos.
  9. 9 -Toda a correspondência recebida e expedida deverá ser registada pela funcionária, com numeração sequencial e data de recebimento e expedição, bem como arquivada por um período não inferior a 10 anos.
  10. 10 -O registo dos documentos de prestação de contas, bem como os de controlo orçamental será efectuado informaticamente, sendo obrigatório a impressão de todos os documentos, quer da receita, quer da despesa, bem como os mapas de controlo, sendo os mesmos arquivados em pasta própria.

    O registo dos restantes documentos, bem como da correspondência recebida e expedida, será efectuado em suporte informático, sequencialmente, sendo obrigatório a impressão de todos os mapas que evidencie esses registos.

    Todos os documentos anulados devem igualmente ser arquivados em local próprio como prova da sua não utilização.

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