1 - A Divisão de Administração Interna e Finanças tem como missão promover a transversalidade articulada e auditoria dos diferentes serviços municipais, prestando o respetivo apoio técnico, jurídico e administrativo, de modo a garantir a execução das linhas estratégicas da gestão financeira, económica e orçamental do Município, e contribuir para a prestação de um serviço eficaz, eficiente e de qualidade aos munícipes, visando a consolidação de uma administração acessível, transparente, responsável e participativa.
2 - É parte integrante da Divisão de Administração Interna e Finanças e dela dependem hierarquicamente, as Unidades Orgânicas Flexíveis de 3.º Grau de Gestão Financeira e de 5.º Grau de Recursos Humanos e os Serviços de Sistemas de Informação, Seguros, Gabinete Jurídico e de Contraordenações, Fundos Comunitários e Reprografia.
3 - Compete, designadamente, à Divisão de Administração Interna e Finanças:
a) Promover medidas de política económica e financeira;
b) Preparar o Orçamento e as Grandes Opções do Plano, as suas revisões e alterações, bem como controlar e acompanhar a sua execução;
c) Elaborar análises e informações de âmbito financeiro, bem como relatórios de gestão e relatórios periódicos da atividade financeira;
d) Desenvolver um sistema de contabilidade de custos;
e) Organizar e informar os processos relativos à contratação de empréstimos;
f) Acompanhar a evolução e cumprimento dos limites de endividamento;
g) Acompanhar as informações financeiras a prestar às diversas entidades de tutela;
h) Assegurar a liquidação de taxas e preços nos termos da legislação em vigor e respetivos regulamentos municipais;
i) Coordenar e acompanhar a elaboração dos documentos de prestação de contas;
j) Assegurar a gestão da tesouraria;
k) Coordenar e acompanhar todos os procedimentos de aquisição de bens destinados aos diferentes serviços municipais e gestão de stocks;
l) Promover, organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis, de acordo com o POCAL e o regulamento e cadastro do património municipal;
m) Proceder à cabimentação e compromissos de verbas disponíveis em matéria de realização das despesas com a locação e aquisição de bens e serviços e de empreitadas e obras públicas;
n) Assegurar a gestão patrimonial do Município;
o) Assegurar o registo contabilístico de todas as variações patrimoniais;
p) Assegurar os registos inerentes à execução dos documentos previsionais;
q) Emitir os documentos de receita e os de processamento da despesa, nos termos legais;
r) Manter atualizadas as contas correntes de entidades, incluindo instituições de crédito;
s) Elaborar balancetes mensais;
t) Verificar diariamente as folhas diárias de caixa e os resumos diários de tesouraria;
u) Verificar o estado da responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, conforme regulamento em vigor;
v) Manter à sua guarda, fundos, valores e documentos pertencentes ao município;
w) Promover a entrada e saída de fundos de operações não orçamentais;
x) Executar outras tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhe sejam superiormente solicitadas;
y) Acompanhar os processos de transferência, abate, permuta e venda de bens, mantendo atualizadas as respetivas fichas de inventário;
z) Propor, elaborar e acompanhar os regulamentos internos da área financeira, nomeadamente, as normas de controlo interno;
aa) Proceder ao estudo de mercado de bens e serviços e organizar os respetivos processos de fornecimento, devidamente autorizados, quando correspondam aos procedimentos da sua responsabilidade;
bb) Centralizar propostas dos diversos serviços para aquisições previamente autorizadas pelo superior hierárquico;
cc) Gerir as requisições internas através da definição de prioridades, em função dos diferentes tipos de urgência;
dd) Centralizar, elaborar e organizar os procedimentos administrativos de fornecimentos e aquisição de bens e serviços, incluindo empreitadas, desde o seu início ou lançamento até à respetiva adjudicação e contratação, decorrentes do regime jurídico inserto no Código dos Contratos Públicos e demais legislação complementar;
ee) Solicitar a cabimentação prévia de todas as despesas a realizar e controlo das diferentes contas correntes dos fornecedores, no âmbito dos processos desenvolvidos pela Secção;
ff) Proceder à publicação no "Portal dos Contratos Públicos" dos atos e contratos decorrentes do regime jurídico inserto no Código dos Contratos Públicos e demais legislação complementar;
gg) Proceder à publicação, no "Portal do Diário da República" dos atos e contratos decorrentes do regime jurídico inserto no Código dos Contratos Públicos e demais legislação complementar;
hh) Administrar a Plataforma das Compras Públicas;
ii) Acompanhar a execução dos contratos de fornecimento de bens e serviços, nomeadamente, quanto ao cumprimento dos prazos e condições de fornecimento acordados;
jj) Rececionar as faturas e providenciar o seu registo e conferência;
kk) Instruir os correspondentes processos e submetê-los a visto do tribunal de Contas, quando for caso disso;
ll) Manter atualizados os ficheiros dos fornecedores de bens e serviços, bem como dos respetivos preços e restantes condições de venda, designadamente, no que concerne aos materiais de consumo corrente;
mm) Manter registos das entradas e saídas e das quantidades existentes em armazém, de cada material;
nn) Proceder periodicamente ao controlo físico das existências e ao apuramento de responsabilidades quando se detetem anomalias ou discrepâncias nos stocks;
oo) Administrar o material de economato e propor medidas de racionalização de aquisições e consumos;
pp) Elaborar o inventário anual e as inventariações periódicas devidas;
qq) Implementar os serviços informáticos necessários ao bom funcionamento dos serviços municipais, mantendo e promovendo as aplicações de gestão e arquitetura dos sistemas de informação municipais, indispensáveis para o efeito;
rr) Aplicar e desenvolver os serviços informáticos adequados à atividade dos serviços, promovendo a simplificação e agilização de procedimentos e a modernização administrativa;
ss) Manter e administrar o equipamento informático municipal e software de exploração em condições operacionais e gerir os domínios e os websites do município;
tt) Desenvolver os programas informáticos ao nível operativo, nos diversos serviços municipais e colaborar nos processos de aquisição de serviços e equipamentos informáticos municipais;
uu) Elaborar estudos no âmbito do serviço;
vv) Assegurar a segurança dos sistemas de informação e dados respetivos, conforme regulamento da proteção de dados pessoais;
ww) Identificar e providenciar a eficiente utilização dos sistemas informáticos, para a resolução das anomalias e melhoria da produtividade dos circuitos informáticos e de telecomunicações do município;
xx) Assegurar o cumprimento eficaz de todo o serviço de informática, em estreita articulação com os demais serviços municipais;
yy) Proceder, identificar e executar/gerir, depois de devidamente organizada, a carteira de seguros municipais, em estreita colaboração com os restantes serviços municipais;
zz) Assegurar e manter o equipamento afeto à reprografia do município e fornecimento de todas as cópias e plantas, topográficas ou outras, que lhes sejam solicitadas pelo superior hierárquico e demais serviços municipais;
ab) Zelar pela legalidade da atuação do município, prestando assessoria jurídica e acompanhamento sobre quaisquer assuntos, questões ou processos de natureza jurídica, zelando pela conformidade normativa nos procedimentos administrativos;
ac) Assegurar serviços jurídicos de apoio ao órgão executivo e aos demais serviços que o solicitem;
ad) Colaborar na elaboração dos projetos de regulamentos municipais, normas e despachos internos;
ae) Elaboração das diversas minutas de contratos a celebrar pela Câmara Municipal de Almeirim;
af) Emitir informações e pareceres de índole técnico-jurídica, sobre todas as questões e processos que lhes sejam solicitados;
ag) Dar apoio ao município nas relações estabelecidas com outros órgãos e entidades;
ah) Analisar e divulgar a legislação publicada com interesse para a autarquia, pelos vários serviços municipais e membros do executivo municipal;
ai) Promoção e informação, encaminhamento das queixas e reclamações, das exposições de natureza jurídica e administrativa, formulada pelos particulares e outras entidades;
aj) Assegurar o controlo do prazo de resposta e de cumprimento dos prazos de resposta às solicitações oriundas dos tribunais, das autoridades judiciárias e de outras entidades de inspeção e tutela, sob a sua responsabilidade;
ak) Elaborar e analisar os contratos, acordos e protocolos em que a Câmara Municipal de Almeirim seja parte outorgante, em que tenha qualquer interesse, e lhes sejam solicitados;
al) Assegurar a organização e envio de processos para o Tribunal de Contas, quando lhes seja solicitado;
am) Preparar e acompanhar os serviços, na obtenção de elementos que se revelem necessários para a realização e celebração de escrituras públicas e de hastas públicas e de declaração de utilidade pública;
an) Obter, quando solicitado pela Câmara Municipal, do seu Presidente ou Vereadores com competência delegada e subdelegada, os pareceres jurídicos externos considerados necessários;
ao) Acompanhamento de processos de contratação pública e assegurar a elaboração de questões de natureza jurídica que se revelem nos procedimentos da formação e execução dos contratos públicos;
ap) Acompanhar o desenvolvimento dos processos de contraordenação, assegurando a tramitação processual dos mesmos, com vista a assegurar o efetivo pagamento da receita devida;
aq) Assegurar a coordenação dos processos contenciosos do município e colaborar com mandatários judiciais do município no estudo e preparação dos processos contenciosos em que intervenha o município;
ar) Zelar, esclarecer e prevenir e divulgar, para o cumprimento das leis, posturas e regulamentos municipais, instruções, diretivas e ordens superiores quanto ao interesse municipal;
as) Prestar apoio técnico-jurídico aos órgãos e serviços do município em matéria de direito disciplinar, nomeadamente, assegurando, de forma preferencial, a condução de processos e inquéritos disciplinares;
at) Executar as ações administrativas relativas ao recrutamento, provimento, mobilidade, promoção, progressão, suspensão e cessação de funções do pessoal ao serviço do município;
au) Elaborar o Balanço Social do município e toda e qualquer estatística solicitada no âmbito legal;
av) Proceder à estimativa anual de verba a orçamentar para despesas com pessoal e alterações que se mostrem necessárias ao enquadramento, elaborar e manter organizado o processo referente ao mapa de pessoal do município;
aw) Acompanhamento enquanto entidade promotora, dos processos referentes à Medida Contrato Emprego Inserção, nomeadamente, a candidatura, integração e acompanhamento administrativo;
ax) Organizar e manter atualizados os processos individuais do pessoal ao serviço do município;
ay) Realizar estudos com o objetivo de aplicar a legislação referida às carreiras profissionais dos trabalhadores;
az) Lavrar os contratos de pessoal, assegurando toda a tramitação legalmente exigida à sua realização;
aaa) Instruir todos os processos relativos a prestações sociais dos trabalhadores, nomeadamente, os relativos a abono de família e prestações complementares, assistência na doença e aposentações;
bbb) Gerir e assegurar o processo de comunicação com as entidades externas, nomeadamente, ADSE, CGA, DGAL, SS, AT, PORTAL AUTÁRQUICO e outros que se venham a revelar obrigatórios;
ccc) Assegurar e manter organizado o cadastro de pessoal, bem como o registo e controlo da respetiva assiduidade;
ddd) Elaborar Plano de Férias;
eee) Processar os vencimentos, abonos e descontos dos eleitos locais e dos trabalhadores ao serviço no município;
fff) Proceder à elaboração das listas de antiguidade;
ggg) Assegurar o processo de avaliação de desempenho de todos os trabalhadores ao serviço do município;
hhh) Identificar as necessidades de formação e atualização profissional, propor o consequente plano anual de formação e proceder à respetiva avaliação;
iii) Assegurar o atendimento ao público e demais trabalhadores;
jjj) Assegurar as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento ou deliberação da Câmara Municipal ou decisão do seu presidente;
kkk) Cumprir e fazer cumprir as normas de Higiene, Segurança e Saúde no Trabalho;
lll) Coordenar a realização anual de exames médicos aos trabalhadores do município, com vista a assegurar as suas condições de saúde, face às exigências do respetivo posto de trabalho;
mmm) Implementar medidas de sensibilização e prevenção de acidentes de trabalho em obras municipais;
nnn) Identificar e avaliar os riscos profissionais para a segurança e saúde no trabalho, para os locais de trabalho, nos termos da lei em vigor;
ooo) Propor medidas corretivas, preventivas e de proteção para evitar acidentes de trabalho, a serem cumpridas pelos vários serviços municipais, definindo as normas e os procedimentos relacionados com a utilização de fardamento, equipamentos de proteção individual e equipamentos de trabalho;
ppp) Pronunciar-se sobre as necessidades existentes de equipamentos e suas especificações técnicas;
qqq) Avaliar e controlar, de forma periódica, as condições de segurança, higiene e saúde dos colaboradores;
rrr) Informar os colaboradores sobre os riscos para a segurança e saúde, promovendo de igual forma ações de sensibilização;
sss) Promover a elaboração de plantas de emergência internas, a sinalética de segurança, bem como a atualização dos planos de prevenção internos para os edifícios municipais;
ttt) Zelar pelo cumprimento dos procedimentos de segurança e saúde no trabalho, por parte do município, comunicando qualquer incumprimento que detete às autoridades e entidades competentes para o efeito;
uuu) Promover a medicina do trabalho, de forma a se evitarem acidentes de trabalho e doenças profissionais;
vvv) Pesquisar e propor programas e instrumentos de financiamento, provenientes da administração central, fundos comunitários e outros que se destinem ao município, procedendo à sua divulgação;
www) Coordenar a elaboração de candidaturas para a obtenção dos fundos que provenham de programas de apoio, sendo coadjuvado em estreita colaboração com os outros serviços;
xxx) Assegurar, em articulação com os diferentes serviços, a taxa de execução, a gestão financeira e os procedimentos administrativos dos projetos com candidaturas aprovadas.
4 - A Divisão enquadra a ação das unidades orgânicas flexíveis que a integram, no âmbito das suas áreas de intervenção.