Aos Serviços Administrativos da Junta de Freguesia compete executar as tarefas constantes em cada um dos pontos abaixo indicados:
- 1 -Expediente e Arquivo:
- a)Coordenar o sistema de registo e controlo do expediente e arquivo;
- b)Assegurar as tarefas inerentes ao recenseamento e processo eleitoral;
- c)Passar atestados, certidões, cópias, fotocópias e documentos semelhantes, cuja passagem seja solicitada e devidamente autorizada;
- d)Executar tarefas inerentes à recepção, classificação, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos;
- e)Manter actualizados os ficheiros de suporte e controlo de correspondência recebida e expedida;
- f)Assegurar a afixação de editais;
- g)Superintender o arquivo geral da freguesa e propor a adopção de planos adequados de arquivo;
- h)Arquivar, depois de catalogado, todos os processos e documentos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços da freguesia;
- i)Promover a conservação dos documentos em arquivo;
- j)Proceder ao registo e licenciamento de canídeos e felídeos;
- k)Proceder à organização dos processos ligados à emissão de licenças, liquidação e cobrança de taxas.
- 2 -Aprovisionamento e Património:
- a)Executar todo o expediente relativo à aquisição de bens e serviços (requisições, correspondência, consultas, concursos, procedimentos, adjudicações, hastas públicas, etc.);
- b)Recepcionar as facturas, providenciar o seu registo e conferência;
- c)Controlar e providenciar para que o depósito de livros, impressos e material de expediente se encontrem sempre devidamente abastecidos;
- d)Elaborar e manter actualizado um ficheiro de todos os fornecedores da Junta de Freguesia com indicação dos respectivos ramos de actividade;
- e)Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da freguesia;
- f)Providenciar a inscrição na Repartição de Finanças e registo na Conservatória do Registo Predial dos bens imóveis da Freguesia;
- g)Tratar de toda a documentação inerente às máquinas e viaturas da freguesia;
- h)Tratar de todo o tipo de seguros;
- i)Organizar e manter actualizado o inventário das existências em armazém, controlando todas as entradas e saídas;
- j)Promover a gestão dos stocks necessários ao bom funcionamento dos serviços;
- k)Promover a elaboração do inventário anual do armazém;
- l)Elaborar o cálculo das medidas que servirá de base ao orçamento da freguesia;
- m)Preparar a elaboração do orçamento, de harmonia com os planos de actividades aprovados ou delineados e elaborar as respectivas revisões e alterações.
- 3 -Contabilidade e Finanças:
- a)Elaborar as contas de gerência exigidas por lei, instruindo-as com a documentação necessária para a justificação, segundo as normas contidas nas disposições legais em vigor;
- b)Efectuar todo o movimento e escrituração da contabilidade da Freguesia, de acordo com as normas legais;
- c)Conferir os trabalhos diários e, mensalmente, as relações de cobrança, as guias de transferência de documentos de despesa pagos;
- d)Proceder à liquidação e processamento de todas as taxas e licenças;
- e)Efectuar e manter actualizadas as contas correntes;
- f)Assegurar a actualização sistemática dos registos contabilísticos e a correcta classificação;
- g)Proceder à emissão de documentos de despesa de operações orçamentais e de operações de tesouraria;
- h)Registar e controlar os registos de despesa a nível de cabimentação, liquidação e pagamento;
- i)Controlar as operações de tesouraria;
- j)Organizar e manter em dia as contas correntes com todos os fornecedores;
- k)Conferir e preparar para despacho todos os documentos ou processos respeitantes ao pagamento das despesas;
- l)Liquidar e processar todos os documentos de despesa e efectuar o respectivo registo;
- m)Conferir, contabilizar e processar todos os pagamentos respeitantes a receitas consignadas a outras entidades;
- n)Promover o pagamento de todas as autorizações de pagamento;
- o)Passar as certidões ou declarações comprovativas dos pagamentos efectuados a outras entidades.
- 4 -Recursos Humanos:
- a)Analisar toda a legislação sobre recursos humanos;
- b)Assegurar o atendimento do pessoal;
- c)Colaborar, nos termos da lei, nos processos de inquérito e disciplinares;
- d)Prestar e passar informações, certidões, declarações e pareceres sobre as matérias inerentes à sua actividade;
- e)Organizar os processos necessários ao recrutamento, promoção, reclassificação, transferência e outras formas de mobilidade, aposentação e exoneração de pessoal;
- f)Elaborar e manter devidamente organizado e actualizado o ficheiro do pessoal e os respectivos processos individuais de cadastro e de expediente, bem como o ficheiro de cadastro existente em suporte informático;
- g)Controlar e manter devidamente actualizado o registo da assiduidade, férias, faltas e licenças, promovendo a verificação das situações de doença e de acidentes de serviço;
- h)Manter devidamente organizados e actualizados os registo dos processos disciplinares, louvores, condecorações e outras situações de pessoal;
- i)Promover a efectivação e actualização dos seguros de pessoal e demais exigências relacionadas com o assunto, incluindo a participação de acidentes em serviço e quaisquer outras diligências necessárias;
- j)Promover a emissão de cartões de identidade do pessoal da Junta de Freguesia, bem como a inscrição na Caixa Geral de Aposentações, ADSE, cofres ou caixas de previdência, sindicatos, serviços sociais e outros organismos e instituições;
- k)Elaborar e publicar as listas de antiguidade e contagem de tempo de serviço;
- l)Organizar e manter actualizados os processos respeitantes às prestações com encargos familiares;
- m)Conferir e controlar os documentos apresentados pelos beneficiários da ADSE e proceder à respectiva liquidação;
- n)Conferir os documentos apresentados pelos Serviços Gerais da Direcção-Geral de Protecção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública, distribuindo as importâncias de cada beneficiário, pelas rubricas a que os mesmos se encontram adstritos;
- o)Promover o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal e o respectivo pagamento, nos prazos estipulados, superiormente;
- p)Estudar, e colaborar em tudo o mais que se relacione com o pessoal, nomeadamente a classificação de serviço, promoção e progressão, incluindo a organização, estruturação e alteração dos respectivos quadros;
- q)Divulgar por todos os serviços e sectores as acções de formação a realizar, bem como cursos e seminários, susceptíveis de melhorar os níveis profissional e cultural dos funcionários;
- r)Registar em livro privado todos os documentos de expediente referentes a recursos humano, dar-lhes numeração própria, e o devido andamento;
- s)Coordenar o tratamento dos dados estatísticos necessários para a gestão dos recursos humanos.