- 1 -A Divisão de Administração tem como missão assegurar a atividade administrativa da Câmara Municipal, quando nos termos do presente regulamento esta função não estiver cometida a outros serviços, nomeadamente apoio aos órgãos municipais, recursos humanos, contratação pública, contratos, expediente e arquivo municipal.
- 2 -À Divisão de Administração, compete assegurar as competências que sejam atribuídas por lei ao Município no âmbito das respetivas áreas de atuação, designadamente:
- 2.1 -Na área de apoio aos órgãos municipais:
- a)Assegurar o apoio administrativo à instalação dos órgãos municipais;
- b)Assegurar à Assembleia Municipal e à Câmara Municipal o secretariado e apoio técnico-administrativo que lhe seja solicitado, garantindo os procedimentos necessários ao seu funcionamento, designadamente a elaboração das convocatórias para as reuniões, receção das propostas para deliberação, elaboração da ordem do dia e sua divulgação, das minutas e das atas;
- c)Recolher e compilar toda a informação do Presidente, relativa à atividade municipal desenvolvida, para remeter à Assembleia Municipal;
- d)Promover a publicidade das deliberações dos órgãos executivo e deliberativo, bem como das decisões dos respetivos titulares, destinadas a ter eficácia externa, nos termos da legislação em vigor;
- e)Organizar e manter atualizada informação relativa à composição da Assembleia Municipal e da Câmara Municipal.
- 2.2 -Na área da administração:
- a)Promover a divulgação, pelas diferentes unidades orgânicas, de normas internas e demais diretivas de carácter genérico;
- b)Instruir os procedimentos relativos a arrendamentos e cedência gratuita de imóveis;
- c)Assegurar os processos de aquisição e alienação de património municipal, de acordo com o quadro legal aplicável, garantindo a sua avaliação e, quando aplicável, a sua negociação;
- d)Garantir todo o processo administrativo relativo a hastas públicas;
- e)Elaborar e garantir a celebração de contratos escritos, designadamente no âmbito da contratação pública, de comodato, contratos programa e contratos interadministrativos;
- f)Preparar os processos a remeter ao Tribunal de Contas, no âmbito da fiscalização prévia, sucessiva e concomitante, com exceção dos procedimentos da competência da Divisão Financeira;
- g)Garantir a monitorização dos contratos celebrados na Divisão;
- h)Assegurar a disponibilização na Intranet de todos os contratos de comodato ou outros celebrados entre o Município e outras entidades;
- i)Emitir pareceres em matérias do âmbito das competências da Divisão.
- 2.3 -Na área de expediente:
- a)Assegurar e gerir a receção, registo e expedição de toda a correspondência dirigida aos órgãos ou serviços municipais;
- b)Garantir que toda a documentação recebida e expedida se encontra na gestão documental e que o suporte em papel é encaminhado para os respetivos órgãos ou serviços;
- c)Arquivo e disponibilização na Intranet de todos os protocolos e acordos celebrados entre o Município e outras entidades;
- d)Assegurar a publicação de editais, anúncios e avisos instruindo o processo com certidão de afixação, quando for o caso.
- 2.4 -Na área da contratação pública:
- a)Proceder ao lançamento e tramitação dos procedimentos de contratação pública de aquisição de bens e serviços, bem como de empreitadas ou outros sujeitos ao Código dos Contratos Públicos, com exceção dos procedimentos cuja competência é especificamente atribuída a outro serviço;
- b)Gerir a plataforma eletrónica de contratação pública;
- c)Gerir as publicações obrigatórias, designadamente no Portal Base.gov;
- d)Assegurar a avaliação dos fornecedores, em articulação com os serviços requisitantes, mantendo a qualificação inerente na base de dados dos fornecedores;
- e)Analisar a contratação efetuada pelo Município, com apresentação de estudo anual com vista à obtenção de ganhos de produtividade, economias de escala e redução de custos;
- f)Garantir a monitorização dos procedimentos lançados pelos serviços de contratação pública;
- g)Apresentação de minutas no âmbito da contratação, no sentido de uniformizar procedimentos.
- 2.5 -Na área do arquivo municipal:
- a)Gerir o Arquivo Municipal e apoiar a conservação dos acervos bibliográficos e documentais das freguesias, das escolas e outras instituições concelhias;
- b)Propor alterações e/ou atualizações ao Plano de Classificação dos serviços;
- c)Proceder à receção, tratamento e guarda da documentação em fase intermédia produzida pela Câmara Municipal;
- d)Elaborar instrumentos de recuperação e de controlo de informação documental nas fases intermédia e histórica;
- e)Assegurar a consulta pública do espólio arquivístico em fase histórica;
- f)Zelar pelas condições das instalações do arquivo municipal e da conservação ao nível do controlo físico, ambiental e da ação humana;
- g)Promover a seleção, avaliação e eliminação documental de acordo com a lei em vigor.
- 2.6 -Na área do planeamento e gestão de recursos humanos:
- a)Desenvolver relações de parceria com os serviços municipais, com vista ao acompanhamento e suporte à gestão do ciclo de vida dos recursos humanos do Município, em função das necessidades e especificidades de cada área de serviço, bem como das necessidades, desenvolvimento e aspirações dos trabalhadores, para a melhoria contínua do desempenho organizacional;
- b)Apoiar os serviços municipais na identificação de necessidades e planeamento de recursos humanos, de modo a assegurar a elaboração e gestão do mapa de pessoal do Município, bem como outros instrumentos de planeamento;
- c)Garantir as atividades de suporte ao recrutamento e seleção de trabalhadores, de modo a assegurar as necessidades do Município;
- d)Assegurar a organização e acompanhamento dos procedimentos de admissão e contratação de trabalhadores;
- e)Assegurar as atividades de suporte ao acolhimento e integração dos trabalhadores, em articulação os respetivos serviços municipais com vista à maior eficiência na preparação para o desempenho na função e integração do trabalhador;
- f)Assegurar as atividades de suporte à gestão de carreira, promoções, progressões e alterações de posicionamento remuneratório dos trabalhadores;
- g)Assegurar as atividades de suporte à gestão da mobilidade dos trabalhadores, em articulação e em função das necessidades dos serviços municipais, bem como do desenvolvimento dos trabalhadores, de modo a promover a transversalização de funções;
- h)Assegurar a avaliação sistemática do clima organizacional, analisando os resultados obtidos e propondo medidas de melhoria;
- i)Analisar, ao abrigo das normas legais e em respeito pelos princípios da atividade administrativa, os pedidos de acumulação de funções;
- j)Assegurar a elaboração e disponibilização de informação e indicadores de apoio à gestão de recursos humanos, nomeadamente a elaboração anual do balanço social;
- k)Assegurar a elaboração anualmente do mapa de férias e acompanhar a sua execução;
- l)Acompanhamento administrativo dos processos de sindicância, de averiguações e disciplinares.
- 2.7 -Na área da avaliação de desempenho:
- a)Acompanhar o processo de avaliação de desempenho, e apoiar tecnicamente e administrativamente e prestar os esclarecimentos necessários aos serviços municipais;
- b)Promover medidas de melhoria contínua para o desenvolvimento e aplicação do Sistema de Avaliação de Desempenho da Administração Pública, junto dos serviços municipais;
- c)Assegurar o processo de indigitação e eleição das comissões paritárias.
- 2.8 -Na área da gestão do processo e remuneração:
- a)Assegurar a criação, atualização e gestão dos dados cadastrais e dos processos individuais dos trabalhadores municipais;
- b)Assegurar as atividades de suporte ao processamento e gestão do sistema de controlo de assiduidade dos trabalhadores municipais, em articulação com os serviços municipais;
- c)Assegurar as atividades de suporte ao processamento e gestão do sistema de remuneração e benefícios dos trabalhadores;
- d)Assegurar os serviços de processamento de vencimentos, abonos, comparticipações, descontos e de administração processual dos trabalhadores;
- e)Desenvolver os procedimentos relacionados com nomeação, aposentação e exoneração de pessoal;
- f)Instruir os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores, nomeadamente os relativos a prestações familiares a crianças e jovens e promover as inscrições de trabalhadores na Segurança Social, ADSE, Caixa Geral de Aposentações e em outras instituições;
- g)Assegurar os procedimentos administrativos relativos a férias, faltas e licenças.
- 2.9 -Na área do Desenvolvimento e Formação:
- a)Diagnosticar as necessidades de formação e planear as ações a implementar, em articulação com os serviços municipais, com vista ao desenvolvimento dos trabalhadores e à melhoria do desempenho organizacional;
- b)Elaborar o plano de formação e gerir a sua execução, assegurando o controlo financeiro e a avaliação de resultados no que se refere à eficácia das ações, cumprimento dos objetivos definidos e grau de satisfação dos serviços e formandos;
- c)Assegurar a conceção e desenvolvimento, bem como a gestão logística e administrativa da formação, em articulação com os serviços municipais;
- d)Colaborar e apoiar os vários serviços municipais na concretização e realização de estágios curriculares e profissionais, controlando a execução dos mesmos;
- e)Assegurar os procedimentos relativos a estágios curriculares e outros previstos na lei, bem como a programas ocupacionais de inserção.
- 2.10 -Na área da Saúde, Higiene e Segurança:
- a)Promover a organização e apoio aos serviços de segurança, higiene e saúde no trabalho;
- b)Promover políticas e implementar ações de promoção da saúde e do bem-estar no trabalho, bem como de boas práticas na vigilância dos mesmos;
- c)Estudar condições e locais de trabalho e participar na conceção de novas instalações ou processos de trabalho, promovendo a aplicação da ergonomia;
- d)Promover auditorias aos locais de trabalho para verificação e análise das condições de trabalho, ambiente e meios na saúde, bem como identificação e avaliação de eventuais riscos profissionais e definição de meios de proteção (EPI's);
- e)Promover auditorias aos locais de trabalho para observação e análise do ambiente e seus meios na saúde bem como identificação e avaliação de eventuais riscos profissionais e definição de meios de proteção (EPI's);
- f)Supervisionar o aprovisionamento, a validade e a conservação dos equipamentos de proteção individual e/ou coletiva;
- g)Organizar a carteira de seguros e manter a sua atualização e controlo;
- h)Organizar e acompanhar os processos de acidentes de trabalho e de doenças profissionais, desencadeando os procedimentos legais aplicáveis, bem como procedendo à análise das causas e proposta de medidas corretivas adequadas, elaborando os respetivos relatórios;
- i)Promover ações de sensibilização com vista ao cumprimento dos normativos legais e à promoção da saúde;
- j)Assegurar a avaliação e reavaliação das capacidades físicas e psíquicas dos trabalhadores, mediante exames médicos de admissão, periódicos e ocasionais;
- k)Garantir o cumprimento de outras exigências legais nos domínios da segurança, higiene e saúde no trabalho.
- 3 -À Unidade de Gestão de Recursos compete o exercício das competências previstas nos pontos 2.6. a 2.10.
Artigo 17.º — Divisão de Administração
Vigente desde: 31/12/2020