A Divisão Administrativa e Financeira é uma unidade orgânica diretamente dependente do Conselho de Administração, à qual compete desenvolver todas as atividades que resultem de lei ou de regulamentação administrativa, ou que lhe sejam diretamente atribuídas por decisão superior ou na sequência de deliberação do Conselho de Administração, no âmbito da correspondente área de atuação, designadamente:
- a)Assegurar a coordenação e direção das secções e setores na sua dependência hierárquica;
- b)Dirigir o pessoal afeto à Divisão;
- c)Zelar pelo equilíbrio financeiro dos SMCB;
- d)Assegurar o expediente geral, designadamente receção, registo, distribuição, expedição e arquivo de correspondência e de outros documentos;
- e)Assegurar a gestão do arquivo geral e documentos dos SMCB, em articulação com as unidades orgânicas;
- f)Assegurar as tarefas inseridas nos domínios da administração e gestão dos recursos humanos;
- g)Elaborar o mapa de pessoal;
- h)Elaborar o balanço social;
- i)Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesas com pessoal;
- j)Assegurar o recrutamento e seleção de pessoal;
- k)Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos, das prestações sociais e retribuições legalmente definidas;
- l)Assegurar os procedimentos inerentes à avaliação do desempenho dos trabalhadores;
- m)Estabelecer e gerir um adequado sistema de formação profissional;
- n)Planear, coordenar e controlar as atividades relacionadas com a gestão da contabilidade e da tesouraria;
- o)Assegurar a preparação das propostas do orçamento, do plano plurianual de investimentos e respetivas revisões e alterações;
- p)Assegurar o controlo financeiro dos instrumentos previsionais de planeamento e orçamentação aprovados;
- q)Preparar e organizar os documentos finais de prestação de contas, de acordo com o regime legal em vigor;
- r)Prestar contínua informação sobre o grau de execução dos planos de atividades e da situação financeira dos SMCB;
- s)Coordenar a elaboração dos documentos do Relatório de Gestão;
- t)Coordenar a elaboração dos relatórios mensais da atividade financeira;
- u)Instituir e executar o encerramento mensal das contas;
- v)Conferir mensalmente a evolução das contas, seus movimentos e composição dos saldos e proceder à correção quando necessário;
- w)Desenvolver no âmbito do plano de contas vigente a contabilidade analítica;
- x)Definir e implementar uma estratégia de otimização da arrecadação de receita e da cobrança eficaz e eficiente das tarifas;
- y)Elaborar proposta de fixação e atualização das tarifas;
- z)Promover a execução de, pelo menos, duas conferências anuais e aleatórias aos valores e documentos à guarda do tesoureiro, para além das que se encontram definidas por lei ou regulamento, lavrando e assinando os adequados termos de balanço;
- aa)Promover a conferência periódica entre os registos constantes das fichas de existências e a inventariação física das mesmas, bem como entre o imobilizado e os correspondentes registos;
- bb)Assegurar a constituição, controlo e reconstituição dos fundos de maneio de acordo com o aprovado pelo Conselho de Administração;
- cc)Garantir a legalidade financeira dos procedimentos geradores de despesa representativos de responsabilidades financeiras antes de as mesmas serem realizadas e na sua fase de execução;
- dd)Assegurar todo o procedimento administrativo tendente à adjudicação e contratação de empreitadas de obras públicas, locação ou aquisição de bens móveis e aquisição de serviços, nos termos das normas legais à contratação pública;
- ee)Providenciar pelo controlo de competências para as requisições de materiais, aprovisionamento e stocks;
- ff)Realizar a supervisão do sistema de controlo interno de modo a garantir o cumprimento das leis, regulamentos e normas, bem como a identificação dos riscos e a utilização de estratégias e procedimentos para os eliminar e a monitorização do controlo interno, apoiando os dirigentes dos SMCB;
- gg)Preparar, periodicamente, a informação ou documentação a enviar às entidades oficiais;
- hh)Acompanhar a realização de auditorias internas e externas;
- ii)Promover a elaboração e tratamento de indicadores de gestão dos SMCB;
- jj)Garantir o reporte de informação dentro das datas previstas às entidades externas, nomeadamente DGAL, Tribunal de Contas, ERSAR, INE e outras;
- kk)Acompanhar os processos de certificação de qualidade;
- ll)Efetuar a gestão e o controlo da carteira de apólices de seguros;
- mm)Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis dos SMCB;
- nn)Providenciar a limpeza de todas as instalações, mobiliário e equipamento;
- oo)Elaborar os relatórios de atividade da divisão;
- pp)Para além das atribuições constantes nas alíneas anteriores, poderá ainda desempenhar outras funções que lhe sejam superiormente atribuídas.