1 - Apoio Administrativo
a) Atendimento:
Receção e telefone:
Assegurar a informação ao público em geral, não só nas áreas de intervenção direta da Câmara Municipal, como igualmente noutras de carácter mais amplo, mas que se revelem de interesse público;
Assegurar a receção e encaminhamento dos Munícipes que se dirigem ao Município;
Assegurar o contacto entre os serviços;
Assegurar o funcionamento da central telefónica e respetivas comunicações, registando as chamadas entradas e saídas;
Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
Balcão Único:
Atender o público em todas as áreas inerentes ao desenvolvimento das competências municipais, utilizando as diversas plataformas eletrónicas existentes para o efeito;
Promover a modernização da prestação de serviços públicos, através do atendimento digital assistido, com o objetivo de desburocratizar e simplificar procedimentos;
Prestar todas as informações aos munícipes;
Efetuar a receção e encaminhamento de reclamações, sugestões e opiniões;
Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
b) Expediente Geral:
i) Executar as atividades e tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos, dentro dos prazos respetivos;
ii) Promover a distribuição por todos os serviços municipais de normas internas ou outras diretivas de caráter genérico;
iii) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
iv) Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do Município;
v) Escriturar e manter em boa ordem os livros do serviço;
vi) Passar certidões quando autorizadas;
vii) Executar os serviços administrativos de caráter geral não especificamente atribuídos a outras unidades orgânicas, designadamente certidões, registo e arquivo, ofícios, emails, faxes;
vii) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
c) Arquivo Municipal:
i) Proceder à organização, descrição arquivística, proteção e conservação dos fundos arquivísticos de acordo com as normas existentes, bem como elaborar instrumentos de descrição arquivista tal como guias, catálogos e inventários;
ii) Orientar os serviços do Município no âmbito do arquivo corrente, propondo a adoção de medidas adequadas para o seu melhor funcionamento;
iii) Assegurar a gestão do arquivo corrente necessário às atividades municipais e a articulação dos arquivos existentes em cada unidade orgânica com o geral;
iv) Proceder ao arquivamento, depois de registados, de todos os documentos, livros e processos que sejam remetidos ao arquivo geral pelos diversos serviços do Município;
v) Adotar Planos de Arquivo;
vi) Assegurar a gestão e transferência da documentação dos diferentes serviços para o arquivo geral, de acordo com o plano de classificação em vigor;
vii) Assegurar a receção dos pedidos de informação e proceder à respetiva pesquisa;
viii) Proceder à definição de procedimentos relativos à desmaterialização de suportes;
ix) Proceder à definição de procedimentos e critérios relativos ao empréstimo, consulta e reprodução de documentação de acordo com o seu estado de conservação, e em conformidade com o disposto no Regulamento do Serviço de Arquivo Municipal da Chamusca;
x) Colaborar com os serviços municipais na pesquisa de informação sempre que solicitada;
xi) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
d) Apoio aos Órgãos Autárquicos:
i) Apoiar os órgãos do Município;
ii) Secretariar e organizar as atas das reuniões;
iii) Assegurar as funções legalmente cometidas à Câmara respeitante a atos eleitorais;
iv) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
2 - Recursos Humanos:
a) Implementar a estratégia de gestão de recursos humanos do Município definida superiormente;
b) Assegurar a gestão e desenvolvimento integrado dos recursos humanos do Município numa lógica de valorização profissional e pessoal, de melhoria do desempenho profissional, de otimização de recursos financeiros e materiais e de corresponsabilização entre o individual e o coletivo;
c) Fomentar uma cultura de aprendizagem ao longo da vida, com base na gestão da capacitação individual e organizacional, assegurando, para o efeito, ações de formação internas e externas;
d) Assumir a Gestão pela Qualidade como exercício de modernização dos serviços públicos e da gestão autárquica; valorização da relação com o munícipe e orientação da missão do serviço para a melhoria continua através de novas modalidades de gestão;
e) Organizar e atualizar os processos individuais dos trabalhadores bem como o respetivo cadastro;
f) Promover a elaboração do orçamento das despesas com o pessoal e coordenar a sua execução;
g) Promover a elaboração e gerir, de forma integrada, o mapa de pessoal da Autarquia;
h) Gerir o recrutamento e seleção, bem como a admissão de trabalhadores em função das necessidades e assegurar a articulação e o secretariado dos júris de concursos;
i) Instruir os processos relativos à mobilidade interna e externa;
j) Gerir o processo de controlo da assiduidade dos trabalhadores;
k) Assegurar a divulgação e garantir o cumprimento das normas, que imponham deveres ou confiram direitos aos funcionários;
l) Estruturar o processo de acolhimento de trabalhadores por forma a agilizar as dinâmicas de integração;
m) Processar e conferir os vencimentos e abonos, de acordo com a legislação em vigor;
n) Organizar e instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, designadamente abono de família, ADSE e outras prestações complementares;
o) Elaborar o balanço social;
p) Registar e lançar faltas, férias, trabalho extraordinário e complementar, deslocações em serviço, comparticipações por doença, acidentes em serviço e de trabalho;
q) Gerir os mapas de presenças e de férias de todos os funcionários;
r) Organizar e tratar todo o expediente relativo a processos de assistência na doença e aposentação;
s) Desenvolver as condições e meios que assegurem a informação e a formação dos trabalhadores na área de higiene e segurança;
t) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
3 - Taxas e Licenças:
a) Procedimento administrativo relativo a abertura e funcionamento de estabelecimentos, alvarás de licenças de utilização de estabelecimentos e processos de classificação e/ou reclassificação de estabelecimentos, publicidade, venda ambulante, ocupação da via pública e cemitérios, inserção de base de dados;
b) Autos de transgressão, serviço, licenciamento;
c) Garantir a liquidação de taxas e preços não cometidos a outros serviços;
d) Executar, de um modo geral, todas as tarefas administrativas que não se encontrem cometidas a outros serviços e tenham como finalidade a arrecadação de receitas;
e) Serviço a executar em conjunto com entidades públicas; certificados de residência de cidadãos da UE, cartão único de feirante, emissão e renovação de cartas de caçador;
f) Vigiar e fiscalizar o cumprimento de posturas e regulamentos municipais, bem como de outros regulamentos gerais, elaborando as participações com vista à instauração de processos de contraordenação;
g) Velar pelo regular funcionamento dos mercados municipais e feiras;
h) Exercer competências de fiscalização atribuídas ao Município, designadamente, em matéria de publicidade e ocupação da via pública;
i) Fiscalizar o cumprimento das determinações legais relativamente ao funcionamento dos estabelecimentos de venda ao público, especialmente de produtos alimentares, colaborando com as autoridades do Estado de fiscalização e qualidade e dos preços de venda ao público de produtos alimentares;
j) Executar as notificações que lhe forem entregues pelos diversos serviços municipais;
k) Velar pela conservação do património municipal, participando as anomalias encontradas, nomeadamente em edifícios;
l) Elaborar semanalmente um relatório sucinto da atividade desenvolvida;
m) Coordenar, em ligação com outras divisões, a ação de fiscalização municipal;
n) Efetuar o registo e controlo da tramitação processual;
o) Apoiar a instrução de processos de contraordenação;
p) Fazer cumprir o licenciamento zero;
q) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
4 - Tesouraria:
a) Arrecadar todas as receitas municipais;
b) Proceder ao registo diário de todos os movimentos inerentes à receita e despesa;
c) Conferir as contas enviadas pelos serviços municipais que realizam cobranças procedendo ao respetivo registo;
d) Efetuar o pagamento de todas as despesas devidamente autorizadas;
e) Elaborar e enviar ao Chefe de Divisão, ou na sua ausência à Contabilidade e Património o resumo diário de tesouraria;
f) Fazer o controlo das contas bancárias;
g) Proceder à regularização contabilística das transferências em contas operadas por força das arrecadações das receitas, ou pagamento de despesas, nas diversas instituições bancárias;
h) Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em tesouraria;
i) Movimentar, em conjunto com o Presidente da Câmara ou Vereador com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;
j) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
5 - Contabilidade e Património:
Contabilidade:
Na área da Contabilidade Geral:
a) Execução dos documentos previsionais;
b) Executar ou participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução orçamental;
c) Proceder à classificação de documentos e ao respetivo registo;
d) Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;
e) Emitir os documentos de receita e despesa, bem como os demais documentos que suportem os registos contabilísticos;
f) Proceder diariamente à receção e conferência dos documentos de receita e despesa;
g) Proceder à conferência da folha de caixa e resumo diário da tesouraria com os diários de receita e despesa;
h) Registar e controlar o processamento de despesa a nível de cabimentação, compromisso, liquidação e pagamento;
i) Organizar o processo administrativo de despesa;
j) Receber e conferir as propostas de despesas, procedendo à respetiva cabimentação;
k) Emitir requisições externas, correspondentes aos respetivos compromissos;
l) Proceder ao registo contabilístico das faturas recebidas;
m) Emitir ordens de pagamento após a observância das normas legais em vigor;
n) Submeter a autorização superior os pagamentos;
o) Conferir e promover a regularização de fundos de maneio, nos prazos legais;
p) Controlar e preparar os registos e apuramentos referentes aos valores arrecadados e que deverão ser entregues a outras entidades (ot's);
q) Proceder à compilação, classificação e lançamento dos documentos para efeitos de cálculo do imposto sobre o valor acrescentado;
r) Elaborar e enviar por via informática, a declaração mensal ou trimestral do IVA;
s) Elaborar e enviar por via informática, anualmente a declaração IES/DA referente ao resumo anual do IVA, do Imposto de Selo e mapa recapitulativo de fornecedores;
t) Elaborar e enviar por via eletrónica, dentro do prazo legal, todos os mapas com os elementos contabilísticos ou financeiros, determinados por lei;
u) Elaborar anualmente, as declarações de retenções na fonte, de IRS, para as entidades com retenção nos pagamentos;
v) Elaborar o expediente necessário para o levantamento de depósitos de garantia e de cauções, quando cesse a necessidade de manutenção;
w) Elaborar as relações de transferências correntes e de capital para efeitos de publicitação;
x) Coligir todos os elementos necessários à elaboração das modificações aos documentos previsionais e sua elaboração;
y) Elaboração de informação financeira para a Assembleia Municipal;
z) Desencadear as operações necessárias ao encerramento do ano económico;
aa) Colaborar na elaboração do relatório de gestão, coligindo todos os elementos para esse fim;
bb) Elaboração dos documentos de prestação de contas;
cc) Escriturar e manter atualizadas as contas correntes obrigatórias por lei;
dd) Efetuar periodicamente reconciliações de contas correntes;
ee) Organizar, controlar e arquivar todos os documentos de receita e de despesa;
ff) Assegurar o expediente e arquivo respetivo;
gg) Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação da receita;
hh) Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação da despesa;
ii) Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação de prestação de contas das gerências findas;
jj) Preparar e emitir dados estatísticos solicitados pelos diversos organismos;
kk) Reconciliações bancárias;
ll) Reportes mensais, semestrais ou trimestrais à DGAL, IGF, ERSAR, INE, CIMLT;
mm) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
Na área da Contabilidade de Custos:
a) Lançamento dos custos diretos e saídas de armazém;
b) Lançamento de custos com o pessoal;
c) Lançamento dos custos de máquinas/viaturas;
d) Lançamento dos custos de amortizações;
e) Lançamento de outros custos;
f) Repartição e lançamento de custos indiretos;
g) Fecho dos meses e elaboração dos mapas relacionados com a contabilidade de custos;
h) Preenchimento de inquéritos e informações diversas relativo aos custos apurados;
i) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
Património:
a) Colaborar na elaboração de normas no âmbito da gestão e controlo patrimonial e zelar pela sua posterior atualização e cumprimento;
b) Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens do Município e respetiva localização;
c) Proceder à identificação, codificação, classificação, registo, movimentação, inventário permanente e controlo de todos os bens patrimoniais do Município;
d) Desenvolver, controlar e ou acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis de interesse municipal, atentas as regras contabilísticas oficiais e demais legislação aplicável;
e) Assegurar os procedimentos relativos a registos prediais e inscrições matriciais, bem como de todos os bens móveis sujeitos a registo;
f) Classificar as faturas referentes a imobilizado;
g) Realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações;
h) Promover o estabelecimento de sistemas de seguros adequados à realidade da autarquia e gerir a respetiva carteira de seguros;
i) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
6 - Contratação Pública, Aprovisionamento e Gestão de Stocks:
a) Proceder ao lançamento e tramitação administrativa e digital dos procedimentos prévios à contratação pública de bens e serviços, bem como de empreitadas de obras públicas estipulados na lei, previamente autorizados e cabimentados;
b) Elaborar o plano anual de estimativas de aquisições;
c) Organizar e promover os processos de empreitadas, bem como de aquisição de bens e serviços;
d) Efetuar a gestão financeira das compras e fornecer elementos necessários à elaboração do orçamento anual;
e) Proceder ao estudo do mercado de bens e organizar os respetivos processos, com avaliação de fornecedores;
f) Gerir a plataforma eletrónica de compras públicas;
g) Verificar o cumprimento do Estatuto dos Profissionais na área da cultura para comunicação da celebração de contrato de prestação de serviços com tais profissionais;
h) Rececionar as folhas de oba e de máquina relativas às obras executadas por administração direta, para carregamento na aplicação informática OAD para integração da contabilidade de custos;
i) Criar a tabela de bens e serviços do Município, bem como a sua manutenção;
j) Parametrizar a tabela de mão-de-obra, deferindo e mantendo atualizado todos os funcionários da autarquia quanto ao seu tipo MOD, Motoristas, Outro;
k) Parametrizar a tabela de máquinas/viaturas do Município;
l) Parametrizar a tabela de custos de aplicação OAD com a contabilidade de custos;
m) Parametrizar os bens do Património com a contabilidade de custos;
n) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.
Armazém:
a) Assegurar a gestão de stocks dos bens depositados no armazém;
b) Proceder ao controlo e movimentação de todas as existências necessárias ao regular funcionamento dos serviços;
c) Proceder à entrega de materiais existente, mediante apresentação de requisição ou pedido devidamente autorizado por quem tenha competência para o efeito;
d) Controlar as sobras de materiais, que dão entrada em armazém;
e) Controlar a receção dos bens, garantindo que os mesmos sejam acompanhados da respetiva guia e proceder à conferência da mesma;
f) Garantir que apenas tenham acesso aos bens os trabalhadores afetos ao respetivo serviço;
g) Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.