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Artigo 3.º — Serviços administrativos

Vigente desde: 19/04/2004

Aos serviços administrativos da Junta de Freguesia compete executar as tarefas constantes em cada um dos pontos abaixo indicados:

  1. 1 -Expediente e arquivo:
    1. a)Coordenar o sistema de registo e controlo do expediente e arquivo;
    2. b)Manter actualizados os livros de registos de sepultura e de registo de alvará de sepultura;
    3. c)Assegurar as tarefas inerentes ao recenseamento e processo eleitoral;
    4. d)Passar atestados, certidões, cópias, fotocópias e documentos semelhantes, cuja passagem seja solicitada e devidamente autorizada;
    5. e)Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos;
    6. f)Manter actualizados os ficheiros de suporte e controlo de correspondência recebida e enviada;
    7. g)Assegurar a afixação de editais;
    8. h)Superintender o arquivo geral da freguesia e propor a adopção de planos adequados de arquivo;
    9. i)Arquivar, depois de catalogados, todos os processos e documentos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do município;
    10. j)Promover a conservação dos documentos em arquivo;
    11. k)Proceder ao registo e licenciamento de canídeos e gatídeos;
    12. l)Proceder à organização dos processos ligados à emissão de licenças, liquidação e cobrança de taxas.
  2. 2 -Aprovisionamento e património:
    1. a)Executar todo o expediente relativo à aquisição de bens e serviços (requisições, correspondência, consultas, concursos, procedimentos, adjudicações, hastas públicas, etc.);
    2. b)Recepcionar as facturas, providenciar o seu registo e conferência;
    3. c)Controlar e providenciar para que os depósitos de livros, impressos e material de expediente se encontrem sempre devidamente abastecidos;
    4. d)Elaborar e manter actualizado um ficheiro de todos os fornecedores da Junta de Freguesia com indicação dos respectivos ramos de actividade;
    5. e)Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da freguesia;
    6. f)Providenciar a inscrição na repartição de finanças e registo na conservatória de registo predial dos bens imóveis da freguesia;
    7. g)Elaborar e manter actualizado um ficheiro de todo património, com indicação das respectivas ocupações, rendas, taxas, concessões, alterações, etc.;
    8. h)Elaborar e manter actualizado um ficheiro de todo património, com indicação das quantidades características, locais de utilização, estado de conservação e valor;
    9. i)Tratar de toda a documentação inerente às máquinas e viaturas da freguesia;
    10. j)Tratar de todo o tipo de seguros;
    11. k)Organizar e manter actualizado o inventário das existências em armazém, controlando todas as entradas e saídas;
    12. l)Promover a gestão dos stocks necessários ao bom funcionamento dos serviços;
    13. m)Promover a elaboração do inventário anual do armazém.
    14. n)Elaborar o cálculo das medidas que servirá de base ao orçamento da freguesia;
    15. o)Preparar a elaboração do orçamento, de harmonia com os planos de actividades aprovados ou delineados e elaborar as respectivas revisões e alterações.
  3. 3 -Contabilidade e finanças:
    1. a)Elaborar as contas de gerência exigidas por lei, instruindo-as com a documentação necessária para a sua justificação, segundo as normas contidas nas disposições legais em vigor;
    2. b)Efectuar todo o movimento e escrituração da contabilidade da freguesia, de acordo com as normas legais;
    3. c)Conferir os trabalhos diários e, mensalmente, as relações de cobrança, as guias de transferência de documentos de despesa pagos;
    4. d)Controlar e proceder ao processamento de toda a documentação necessária à entrega do IVA;
    5. e)Proceder à liquidação e processamento de todas as taxas e licenças;
    6. f)Efectuar e manter actualizadas as contas correntes;
    7. g)Assegurar a actualização sistemática dos registos contabilísticos e a correcta classificação;
    8. h)Proceder à emissão de documentos de despesa de operações orçamentais e de operações de tesouraria;
    9. i)Registar e controlar os registos de despesa a nível de cabimentação, liquidação e pagamento;
    10. j)Controlar as operações de tesouraria;
    11. k)Organizar e manter em dia as contas correntes com todos os fornecedores;
    12. l)Conferir e preparar para despacho todos os documentos ou processos respeitantes ao pagamento das despesas;
    13. m)Liquidar e processar todos os documentos de despesa e efectuar o respectivo registo;
    14. n)Conferir, contabilizar e processar todos os pagamentos respeitantes a receitas consignadas a outras entidades;
    15. o)Promover o pagamento de todas as autorizações de pagamento;
    16. p)Passar as certidões ou declarações comprovativas dos pagamentos efectuados a outras entidades;
  4. 4 -Recursos humanos:
    1. a)Analisar toda a legislação sobre recursos humanos;
    2. b)Assegurar o atendimento do pessoal;
    3. c)Colaborar, nos termos da lei, nos processos de inquérito e disciplinares;
    4. d)Prestar e passar informações, certidões, declarações e pareceres sobre as matérias inerentes à sua actividade;
    5. e)Organizar os processos necessários ao recrutamento, promoção, reclassificação, transferência e outras formas de mobilidade, aposentação e exoneração de pessoal;
    6. f)Elaborar e manter devidamente organizado e actualizado o ficheiro do pessoal e os respectivos processos individuais de cadastro e de expediente, bem como o ficheiro de cadastro existente em suporte informático;
    7. g)Controlar e manter devidamente actualizado o registo da assiduidade, férias, faltas e licenças, promovendo a verificação das situações de doença e de acidentes em serviço;
    8. h)Manter devidamente organizados e actualizados os registos dos processos disciplinares, louvores, condecorações e outras situações de pessoal;
    9. i)Promover a efectivação e actualização dos seguros de pessoal e as demais exigências relacionadas com o assunto, incluindo a participação de acidentes em serviço e quaisquer outras diligências necessárias;
    10. j)Promover a emissão de cartões de identidade do pessoal da Câmara, bem como a sua inscrição na Caixa Geral de Aposentações, ADSE, cofres ou caixas de previdência, sindicatos, serviços sociais e outros organismos e instituições;
    11. k)Elaborar e publicar as listas de antiguidade e contagem de tempo de serviço;
    12. l)Organizar e manter actualizados os processos respeitantes à prestações com encargos familiares;
    13. m)Conferir e controlar os documentos apresentados pelos beneficiários da ADSE e proceder à respectiva liquidação;
    14. n)Conferir os documentos apresentados pelos Serviços Gerais da Direcção-Geral de Protecção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública, distribuindo as importâncias de cada beneficiário, pelas rubricas a que os mesmos se encontram adstritos;
    15. o)Promover o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal e o respectivo pagamento, nos prazos estipulados superiormente;
    16. p)Estudar e colaborar em tudo o mais que se relacione com o pessoal, nomeadamente a classificação de serviço, promoção e progressão, incluindo a organização, estruturação e alteração dos respectivos quadros;
    17. q)Divulgar por todos os serviços e sectores as acções de formação a realizar, bem como cursos e seminários, susceptíveis de melhorar os níveis profissional e cultural dos funcionários;
    18. r)Registar em livro privado todos os documentos de expediente referentes a Recursos Humanos, dar-lhes numeração própria e o devido andamento;
    19. s)Coordenar o tratamento dos dados estatísticos necessários para a gestão dos recursos humanos.
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