Para efeitos do presente Regulamento, considera-se:
a) Documento administrativo: qualquer conteúdo, ou parte desse conteúdo, que esteja na posse ou seja detido pelo Arquivo Municipal de Loures, seja o suporte de informação sob a forma escrita, visual, sonora, eletrónica ou outra forma material, designadamente processos, relatórios, estudos, pareceres, atas, autos, circulares, ordens de serviço, despachos internos ou outros elementos de informação ou de enquadramento de atividade.
a1) São, igualmente, considerados documentos administrativos, os relativos a:
i) Procedimentos de emissão de atos e regulamentos administrativos municipais;
ii) Procedimentos de contratação pública, incluindo os contratos celebrados;
iii) Gestão orçamental e financeira dos órgãos municipais;
iv) Gestão de recursos humanos, nomeadamente os dos procedimentos de recrutamento, avaliação, exercício do poder disciplinar e quaisquer modificações das respetivas relações jurídicas;
b) Arquivo: conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da atividade do Município de Loures, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objetivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, dos investigadores e dos cidadãos em geral.
Arquivo é, também, a unidade administrativa onde se recolhe, conserva, trata e difunde a documentação arquivística;
c) Fundo: conjunto orgânico de documentos de arquivo de uma única proveniência;
d) Coleção: conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum, nomeadamente tendo em atenção o modo de aquisição, o assunto, o suporte, a tipologia documental ou qualquer outro critério do colecionador;
e) Documento Nominativo: documento administrativo que contenha dados pessoais, definidos nos termos do Regulamento Geral de Proteção de Dados, nomeadamente, contendo informação, de qualquer natureza e independentemente do respetivo suporte, incluindo som e imagem, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (titular dos dados). Para o efeito, é considerada identificável a pessoa que possa ser identificada direta ou indiretamente, designadamente por referência a um número de identificação ou a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social;
f) Acervo documental: conjunto dos documentos sobre custódia do arquivo.