A folha de obra é o documento que evidencia e reúne a totalidade dos factores que contribuem para o cálculo dos custos directos da obra:
1) A folha de obra, elaborada em duplicado, é parcialmente preenchida pelo responsável da obra, da Divisão de Obras Municipais, sendo enviada, depois de visada pelo responsável da divisão, para a Secção de Recursos Humanos, que depois de preenchidos os dados referentes ao custo da hora/homem as enviará para a Divisão de Gestão Financeira;
2) Os campos de preenchimento obrigatório pelo responsável do projecto são respectivamente:
a) Serviços intervenientes;
b) Bem/Serviço/Obra;
c) Descrição;
d) Quadro da mão-de-obra, indicando a data, nome, número de identificação do funcionário e número de horas trabalhadas, incluindo horas extraordinárias;
e) Quadro de materiais, indicando a data, a designação, o número de requisição interna e a quantidade requerida;
f) Quadro de máquinas/viaturas, indicando a data, designação, número de identificação da máquina e horas trabalhadas, no caso das viaturas, os dados constantes no presente campo devem ser coincidentes com o boletim de serviço.
3) No final de cada mês, a partir da folha de obra serão elaborados dois mapas:
a) A listagem de material (CC-1), da qual constam os materiais consumidos em determinado projecto/obra onde todos os campos são de preenchimento pela entidade competente, que permitem identificar a data da listagem, a função/bem ou serviço a que se refere, as quantidades e designação dos materiais utilizados, o número das requisições internas e a respectiva data, o custo médio ponderado de cada material, os totais em valor dos materiais enumerados;
b) Listagem de máquinas/viaturas (CC-5), por cada máquina/viatura utilizada é elaborada esta listagem, onde se enumerem as horas de trabalho diárias e acumuladas afectas a cada projecto/obra. Nesta listagem são de preenchimento obrigatório pela entidade competente apenas os campos que identifiquem a data da listagem, a função/bem ou serviço a que se refere, a identificação da máquina/viatura, o número de horas de trabalho em cada dia, o total de horas acumuladas.
4) A conclusão da listagem de máquinas/viaturas (CC-5), será feita na Secção de Contabilidade aquando do preenchimento do mapa custo/hora máquinas e viaturas (CC-4). Deve ainda esta secção, preencher o mapa custo/hora máquinas e viaturas (CC-4), no qual se deverão identificar:
a) O ano e mês a que se referem os custos;
b) A identificação da máquina/viatura;
c) A amortização correspondente por hora;
d) O custo associado aos pneus/hora (considerando uma viatura útil de dois anos);
e) O cálculo da despesa por hora com combustível;
f) A manutenção correspondente por hora (mediante a aplicação de um coeficiente);
g) O custo do seguro inerente por hora;
h) O cálculo do custo do operador por hora (este cálculo é feito no mapa CC-2, cuja explicação será feita adiante);
i) Finalmente, o cálculo do custo/hora será remetido para o mapa (CC-5), considerando-se que todas as máquinas e viaturas são utilizadas durante o mesmo número de horas de trabalho por ano (52*5*7 = = 1820 horas/ano) em que:
52 - é o número de semanas no ano;
5 - número de dias de trabalho semanais;
7 - número de horas de trabalho diário.
5) A Divisão Jurídica e de Recursos Humanos deve elaborar o mapa de cálculo do custo/hora da mão-de-obra (CC-2) onde constam os seguintes dados:
a) O ano em curso;
b) A identificação da função/bem ou serviço;
c) O nome do funcionário, a respectiva categoria e o vínculo;
d) A remuneração mensal e anual ilíquida, bem como o subsídio de refeição anual;
e) Os encargos anuais estimados com a Caixa Geral de Aposentações, segurança social e seguros.
6) A determinação do custo/hora provém da aplicação da seguinte fórmula:
Custo/hora = (Total dos custos anuais (ver nota 1))/(Trabalho anual em horas (ver nota 2))
em que:
(nota 1) - resulta da soma das remunerações e dos encargos com estas.
(nota 2) - resulta da seguinte fórmula -> 52(n-Y), em que:
52 - é o número de semanas do ano;
n - número de horas de trabalho semanais;
Y - número de horas de trabalho perdidas (feriados, férias, percentagem média de faltas por atestado medico).
7) Com cálculo do custo/hora homem procede-se à conclusão da folha de obra, com o preenchimento dos seguintes campos, no quadro de mão-de-obra:
a) Custo/hora, conforme CC-2;
b) Subtotal;
c) Total parcial.
8) Com a folha de obra concluída pode-se preencher a listagem de mão-de-obra (CC-3), onde se identifica:
a) O mês e o ano a que respeita;
b) A identificação da função/bem ou serviço;
c) O nome do funcionário;
d) As horas diárias de trabalho e o acumulado do mês;
e) O custo/hora que advém do mapa CC-2;
f) O custo total mensal que resulta do produto do custo/hora pelo acumulado do mês;
g) O custo total geral que corresponde ao acumulado do mês em curso com os anteriores.