A ficha ou cadastro individual deve estar permanentemente actualizada, devendo constar do cadastro individual, sem prejuízo de outras informações e documentos considerados relevantes, as seguintes informações:
1) Nome do funcionário;
2) Fotografia actualizada;
3) Morada completa;
4) Data de nascimento;
5) Naturalidade;
6) Filiação;
7) Estado civil;
8) Descrição do agregado familiar;
9) Número de identificação bancária;
10) Categoria profissional;
11) Vencimento e respectiva evolução;
12) Data de admissão;
13) Número e cópia actualizada do bilhete de identidade;
14) Número e cópia actualizada do cartão de contribuinte;
15) Número de beneficiário da segurança social ou Caixa Geral de Aposentações;
16) Folha de assiduidade anual;
17) Acções de formação e valorização profissional realizadas e respectivos comprovativos;
18) Ficha de avaliação;
19) Contrato de trabalho, contrato administrativo ou termo de posse;
20) Evolução das funções desempenhadas;
21) Dados e documentos referentes ao subsídio familiar a crianças e jovens;
22) Outras consideradas relevantes.