O processamento da compra de bens consumíveis envolve as seguintes operações a seguir descriminadas:
1) O serviço requisitante detecta a necessidade de realizar uma despesa;
2) Elabora uma requisição interna (RI), em duplicado, e envia o original à contabilidade;
3) A contabilidade consulta o mercado escolhendo o fornecedor mais indicado para satisfazer o pedido;
4) A contabilidade vai confirmar as características do fornecedor e constatar a existência de dotação disponível e em caso afirmativo cabimenta;
5) A contabilidade, por sua vez, elabora uma requisição externa (RE), em triplicado, que envia ao presidente da Junta para este autorizar a despesa;
6) A requisição externa após autorizada será devolvida à contabilidade;
7) A contabilidade, após proceder ao registo do compromisso, envia o original e o duplicado ao serviço requisitante;
8) Esse serviço envia o original da requisição externa ao fornecedor;
9) O serviço requisitante recepciona os bens;
10) É no serviço requisitante que se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, e se confronta com a guia de remessa (GR), onde é aposto um carimbo de conferido e recebido;
11) O serviço requisitante envia a guia de remessa à contabilidade;
12) O fornecedor envia à contabilidade a factura (F);
13) Na contabilidade a conferência da factura inclui a confirmação de que o fornecedor está a facturar o que foi encomendado e nas condições acordadas e a verificação de que os cálculos da factura estão aritmeticamente correctos;
14) A contabilidade elabora a ordem de pagamento (OP), procedendo, simultaneamente, ao respectivo registo e envia-a ao presidente da Junta para autorização;
15) Decidida a autorização da ordem de pagamento (OP), o documento é enviado para a tesouraria;
16) A tesouraria, na posse dessas ordens de pagamento, comunica à entidade fornecedora a disponibilidade para se proceder a esse pagamento ou da respectiva transferência bancária (P);
17) No fim do dia envia à contabilidade o mapa de tesouraria diária, relativa aos pagamentos efectuados com as respectivas ordens de pagamento. Da posse dessa documentação a contabilidade regista o pagamento.
(ver documento original)