São considerados documentos oficiais dos SMA todos aqueles que:
- a)Pela sua natureza, representam actos administrativos fundamentais necessários à prova dos factos mais relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais e respectivos serviços municipalizados;
- b)Não contrariem o estipulado na Constituição da República Portuguesa nem nas leis ordinárias relativamente ao direito de acesso de documentos administrativos.