Para além do processamento ordinário de expediente, tendo sempre em consideração a necessidade do desempenho célere das solicitações dos munícipes, constituem funções comuns de todas as unidades orgânicas, subunidades orgânicas e em especial, dever das chefias:
- a)Colaborar na elaboração das Opções do Plano, Orçamento e Plano Plurianual de Investimentos e dos Documentos de Prestação de Contas;
- b)Programar a atividade da unidade orgânica em consonância com o Plano e Orçamento e elaborar periodicamente relatórios de progresso e avaliação dos níveis de execução;
- c)Contribuir para a definição e implementação das política, estratégia e objetivos de gestão das respetivas áreas de responsabilidade;
- d)Coordenar as atividades, garantindo a qualidade e conformidade técnica da prestação dos serviços, nos prazos definidos e visando a satisfação dos interesses dos destinatários;
- e)Coordenar, sem prejuízo dos poderes da hierarquia, a atividade das unidades sob dependência;
- f)Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços dependentes, com vista à execução dos planos de atividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;
- g)Colaborar com outras unidades orgânicas, em domínios de natureza transversal e/ou de valor estratégico para os Serviços;
- h)Difundir de forma célere e eficaz a informação que produza e se revele necessária ao correto funcionamento de outros serviços;
- i)Propor e colaborar na análise de soluções organizacionais que visem a adoção de medidas de natureza técnica, administrativa, tecnológica e de sistemas de informação, que promovam a qualidade e sustentabilidade dos serviços prestados, o cumprimento dos requisitos legais e técnico normativos e a satisfação dos clientes/utentes/munícipes e de outras partes interessadas;
- j)Gerir com rigor e eficiência os recursos humanos, patrimoniais e tecnológicos afetos à sua unidade orgânica, otimizando os meios e adotando medidas que permitam simplificar e acelerar procedimentos e promover a aproximação à sociedade e a outros serviços públicos;
- k)Definir metodologias e regras que visem minimizar as despesas com o seu funcionamento;
- l)Aplicar o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na administração pública, assegurando a avaliação de desempenho dos/as trabalhadores/as, dirigentes e unidades orgânicas;
- m)Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos trabalhadores, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
- n)Promover oportunidades de participação dos/as trabalhadores/as na formulação de propostas de melhoria das dinâmicas de gestão, ambientes e/ou práticas de trabalho, que contribuam para dignificar e valorizar as pessoas e estimular a capacidade de crítica e inovação permanentes na Organização;
- o)Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os/as trabalhadores/as e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais necessários ao exercício do respetivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
- p)Colaborar na elaboração do plano de formação, procedendo à identificação das necessidades dos/as trabalhadores/as da unidade orgânica, incluindo as que resultem do processo de avaliação do desempenho, sem prejuízo do direito à autoformação;
- q)Promover a saúde, segurança e bem-estar no trabalho e assegurar o cumprimento da legislação, normas e recomendações nestas matérias, e a avaliação sistemática da exposição a riscos profissionais, em articulação com as áreas de competência própria;
- r)Verificar e controlar a pontualidade e a assiduidade dos/as trabalhadores/as nas unidades orgânicas sob sua dependência;
- s)Garantir o cumprimento das normas legais, regulamentares ou superiormente determinadas, de prazos e outras atuações cometidas às unidades orgânicas e/ou referidas às suas atividades e dos SMS;
- t)Observar escrupulosamente a disciplina legal ou regulamentar dos procedimentos administrativos, comuns ou especiais, em que intervenham;
- u)Assegurar uma rigorosa, plena e atempada execução das decisões ou deliberações dos órgãos superiores;
- v)Proceder à elaboração das minutas de propostas de decisão ou deliberação dos órgãos superiores sobre assuntos que delas careçam;
- w)Participar na implementação e desenvolvimento dos sistemas de gestão, por referência à legislação e normas aplicáveis;
- x)Garantir a observância das orientações superiormente determinadas ou pelas unidades orgânicas competentes, em matéria de gestão de pessoal; proteção de dados pessoais; gestão de sistemas de informação; atualização do cadastro; liquidação, cobrança e entrega de receitas; realização de despesa; contratação pública; registos patrimoniais; e gestão documental e de arquivos.
- y)Divulgar junto dos/as trabalhadores/as os documentos internos e as normas de procedimento a adotar pelos Serviços, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para o cumprimento dos objetivos definidos, de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos/as trabalhadores/as.