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Artigo 6.º

Vigente desde: 15/11/2004
  1. 1 -Toda a documentação é enviada para o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa do modo seguinte:
    1. a)Em livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentarem na sua forma original;
    2. b)Em unidades encadernadas quando as unidades documentais assim o exijam;
    3. c)Em pastas, capas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
    4. d)Todas as unidades documentais devem estar devidamente acomodadas e identificadas;
    5. e)Com identificação visível da existência de restrições no acesso aos documentos (prazos e fundamentos legais);
    6. f)As restantes unidades documentais, tais como fotografias, mapas, vídeos, cassetes áudio, disquetes, CD's, DVD's ou outros suportes documentais, devem ser enviadas no suporte original e devidamente acompanhadas de um resumo de conteúdo informativo com datas extremas.
  2. 2 -Nas etiquetas das pastas, capas ou caixas de arquivo deve constar a seguinte informação:
    1. a)Identificação dos órgãos, serviços/divisões do município a que se refere a documentação;
    2. b)Referência ao ano e número de ordem das unidades documentais, assim como o número de volumes e tipo de suporte documental;
    3. c)Datas extremas;
    4. d)Código de designação das espécies descrito no classificador de correspondência em vigor no município;
    5. e)Observações.
  3. 3 -A documentação vai acompanhada de um auto de entrega de documentos (anexo I), feito em duplicado e visado pelo chefe do serviço a que se refere a documentação.
  4. 4 -Na sequencia da recepção e conferência da remessa de documentação pelo arquivo (serviço receptor), este certifica ao serviço depositante a guia de entrega (anexo II), preenchido em duplicado, que vai servir como prova da transferência de posse da documentação para o fiel depositário - o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa.
  5. 5 -O envio de documentação para o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa efectua-se de acordo com um calendário, proposto pelo arquivo e aprovado superiormente pelo serviço que o coordena.

    Calendário

    Envio de documentação para o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa:

    Mês ... Serviço/divisão

    Janeiro ... Eliminações.

    Fevereiro ... Gabinete de Apoio à Presidência.

    Março ... Assembleia Municipal.

    Abril ... Divisão de Administração Financeira - DAF.

    Maio ... Divisão de Ambiente e Serviços Urbanos - DSU.

    Junho ... Divisão de Administração Urbanística - DAU.

    Julho ... Incorporações para o arquivo histórico.

    Agosto ... Limpeza e desinfestação.

    Setembro ... Divisão de Obras Municipais - DOM.

    Outubro ... Divisão de Serviços Sócio-Culturais - DSC.

    Novembro ... Expurgo.

    Dezembro ... Incorporações para arquivo histórico.

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