Os conjuntos documentais observam as seguintes fases:
- a)A fase corrente - constituída por documentos correspondentes a processos ainda não concluídos, em que os mesmos são necessários, prioritariamente, à actividade do organismo que os produziu ou recebeu;
- b)A fase definitiva - em que os documentos são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação e que a sua importância intrínseca seja reconhecida em função da preservação da memória do organismo e da Região.