Artigo 5.º

1 - A numeração e a impressão das facturas e documentos equivalentes referidos no artigo 35.º do Código do IVA estão submetidas às regras previstas no artigo 5.º, no n.º 7 do artigo 6.º, nos n.os 1 e 2 do artigo 8.º e nos artigos 9.º a 12.º do Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de Julho.

2 - Os sujeitos passivos do IVA que processem facturas ou outros documentos fiscalmente relevantes através de sistemas informáticos devem assegurar a respectiva integridade operacional, a integridade da informação arquivada electronicamente e a disponibilidade da documentação técnica relevante.

3 - A integridade operacional do sistema deve, no mínimo, garantir:

a) A fiabilidade dos processos de recolha, tratamento e emissão de informação, através de:

i) Controlo do acesso às funções do sistema mediante adequada gestão de autorizações;

ii) Existência de funções de controlo de integridade, exactidão e fiabilidade da informação criada, recebida, processada ou emitida;

iii) Existência de funções de controlo para detecção de alterações directas ou anónimas à informação gerida ou utilizada no sistema;

iv) Preservação de toda a informação necessária à reconstituição e verificação da correcção do processamento de operações fiscalmente relevantes, total ou parcialmente suportadas pelo sistema;

b) A inexistência de funções ou programas, de qualquer proveniência, instalados no local ou remotamente com acesso ao sistema, que permitam alterar directamente a informação, fora dos procedimentos de controlo documentados para o sistema, sem gerar qualquer evidência rastreável agregada à informação original.

4 - Para efeitos do n.º 2, consideram-se condições de garantia da integridade da informação arquivada electronicamente para efeitos fiscais as seguintes:

a) O armazenamento seguro da informação durante o período legalmente estabelecido, através de:

i) Preservação da informação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;

ii) Existência de controlo de integridade da informação arquivada, impedindo a respectiva alteração, destruição ou inutilização;

iii) Abrangência da informação arquivada que seja necessária à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;

b) A acessibilidade e legibilidade pela administração tributária da informação arquivada, através da disponibilidade de:

i) Funções ou programas para acesso controlado à informação arquivada, independentemente dos sistemas informáticos e respectivas versões em uso no momento do arquivo;

ii) Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exactas da informação arquivada para suportes ou equipamentos correntes no mercado;

iii) Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a interpretação da informação arquivada.

5 - Os sujeitos passivos do IVA devem garantir a disponibilidade, acessibilidade e legibilidade pela administração tributária de documentação técnica relevante para a aferição da integridade operacional dos sistemas informáticos que utilizam, documentando concretamente:

a) As funcionalidades asseguradas e respectiva articulação;

b) Os ciclos operativos de exploração do sistema;

c) As funcionalidades de controlo disponíveis e a auditabilidade das mesmas;

d) Os mecanismos, físicos ou lógicos, utilizados na preservação da integridade e exactidão da informação e dos processos;

e) O modelo de dados e dicionário permitindo identificar o conteúdo das estruturas de dados e respectivo ciclo de vida.

6 - Nos casos em que, ao longo do período legalmente previsto de conservação da informação, tenham sido usados diferentes sistemas ou diferentes versões do mesmo sistema, a documentação prevista no número anterior deverá estar disponível, para cada sistema ou versão, nas mesmas condições de acessibilidade e legibilidade.