1 -Só podem ser registados os factos constantes de documentos que legalmente os comprovem.
2 -Os documentos escritos em língua estrangeira só podem ser aceites quando traduzidos nos termos da lei ou quando redigidos em formato bilingue, desde que uma das línguas adotadas seja a língua portuguesa, salvo se estiverem redigidos em língua inglesa, francesa ou espanhola e o funcionário competente dominar essa língua.
3 -Pode ser aceite tradução parcial, emitida nos termos da lei, desde que esta contenha a declaração de que a parte não traduzida não releva para efeitos do registo nem contraria a parte traduzida.
4 -Sem prejuízo da apresentação de outros documentos, em caso de impossibilidade de apresentação de cópia do certificado de cancelamento de registo anterior de navio, a Conservatória procede ao registo definitivo com base em declaração escrita emitida pela autoridade de registo cessante, atestando o cancelamento do registo anterior, bem como o nome do último titular inscrito e a inexistência de ónus registados sobre o navio.
5 -O documento referido no número anterior pode ser remetido à Conservatória, pela entidade de registo cessante, através de qualquer meio previsto na lei que permita salvaguardar o princípio da prioridade do registo, nomeadamente através de correio eletrónico.