Art.º 5 · Decreto-Lei n.º 198/90

1 -As faturas e os documentos retificativos referidos na alínea b) do n.º 1 e no n.º 7, ambos do artigo 29.º do Código do IVA, devem ser processados através de sistemas informáticos ou ser pré-impressos em tipografias autorizadas, de acordo com as regras previstas no n.º 1 do artigo 8.º e nos artigos 9.º a 11.º do regime de bens em circulação objeto de transações entre sujeitos passivos do IVA, aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, alterado pelo Decreto-Lei n.º 238/2006, de 20 de dezembro, pela Lei n.º 3-B/2010, de 28 de abril, alterado e republicado pelo Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, e alterado pela Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro.
2 -Os documentos referidos no número anterior, identificados através das respetivas designações, são emitidos em uma ou mais séries, convenientemente referenciadas, de acordo com as necessidades comerciais, devendo ser datados e numerados de forma progressiva e contínua, dentro de cada série, por um período não inferior a um ano fiscal.
3 -Os sujeitos passivos do IVA que processem facturas ou outros documentos fiscalmente relevantes através de sistemas informáticos devem assegurar a respectiva integridade operacional, a integridade da informação arquivada electronicamente e a disponibilidade da documentação técnica relevante.
4 -A integridade operacional do sistema deve, no mínimo, garantir:
1. a)A fiabilidade dos processos de recolha, tratamento e emissão de informação, através de:
  1. i)Controlo do acesso às funções do sistema mediante adequada gestão de autorizações;
  2. ii)Existência de funções de controlo de integridade, exactidão e fiabilidade da informação criada, recebida, processada ou emitida;
  3. iii)Existência de funções de controlo para detecção de alterações directas ou anónimas à informação gerida ou utilizada no sistema;
  4. iv)Preservação de toda a informação necessária à reconstituição e verificação da correcção do processamento de operações fiscalmente relevantes, total ou parcialmente suportadas pelo sistema;
2. b)A inexistência de funções ou programas, de qualquer proveniência, instalados no local ou remotamente com acesso ao sistema, que permitam alterar directamente a informação, fora dos procedimentos de controlo documentados para o sistema, sem gerar qualquer evidência rastreável agregada à informação original.
5 -Para efeitos do n.º 2, consideram-se condições de garantia da integridade da informação arquivada electronicamente para efeitos fiscais as seguintes:
1. a)O armazenamento seguro da informação durante o período legalmente estabelecido, através de:
  1. i)Preservação da informação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;
  2. ii)Existência de controlo de integridade da informação arquivada, impedindo a respectiva alteração, destruição ou inutilização;
  3. iii)Abrangência da informação arquivada que seja necessária à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;
2. b)A acessibilidade e legibilidade pela administração tributária da informação arquivada, através da disponibilidade de:
  1. i)Funções ou programas para acesso controlado à informação arquivada, independentemente dos sistemas informáticos e respectivas versões em uso no momento do arquivo;
  2. ii)Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exactas da informação arquivada para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
  3. iii)Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a interpretação da informação arquivada.
6 -Os sujeitos passivos do IVA devem garantir a disponibilidade, acessibilidade e legibilidade pela administração tributária de documentação técnica relevante para a aferição da integridade operacional dos sistemas informáticos que utilizam, documentando concretamente:
1. a)As funcionalidades asseguradas e respectiva articulação;
2. b)Os ciclos operativos de exploração do sistema;
3. c)As funcionalidades de controlo disponíveis e a auditabilidade das mesmas;
4. d)Os mecanismos, físicos ou lógicos, utilizados na preservação da integridade e exactidão da informação e dos processos;
5. e)O modelo de dados e dicionário permitindo identificar o conteúdo das estruturas de dados e respectivo ciclo de vida.
7 -Nos casos em que, ao longo do período legalmente previsto de conservação da informação, tenham sido usados diferentes sistemas ou diferentes versões do mesmo sistema, a documentação prevista no número anterior deverá estar disponível, para cada sistema ou versão, nas mesmas condições de acessibilidade e legibilidade.

Artigo 5.º

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