Art.º 14 · Despacho (extracto) n.º 10627/2009 — Competências

1 -Ao sector de Secretariado, Expediente e Arquivo compete:
1. a)Secretariar o Administrador dos SAS;
2. b)Assegurar a recepção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência;
3. c)Apresentar a despacho do administrador todo o expediente entrado diariamente nos Serviços;
4. d)Efectuar e gerir a agenda do Administrador dos SAS;
5. e)Organizar e manter actualizado o registo de todos os contactos telefónicos e moradas necessárias;
6. f)Organizar e manter actualizado o arquivo da demais documentação;
7. g)Promover a divulgação interna das normas e directivas de carácter genérico;
8. h)Elaborar o plano e relatório de actividades anuais dos SAS.
2 -Ao sector de Contabilidade e Património compete:
1. a)Preparar o orçamento, bem como os respectivos suplementos;
2. b)Informar sobre o cabimento orçamental das requisições, dos contratos e das nomeações;
3. c)Acompanhar a execução orçamental e efectuar a escrituração dos livros, com respeito pelas normas em vigor relativas à contabilidade pública;
4. d)Promover a elaboração de balancetes mensais e trimestrais das receitas e despesas realizadas;
5. e)Elaborar e organizar a conta de gerência a enviar ao Tribunal de Contas, assim como a conta da responsabilidade do tesoureiro;
6. f)Organizar o sistema de contabilidade patrimonial, com inclusão da adequada contabilidade analítica para controlo de gestão;
7. g)Elaborar registos contabilísticos, com vista ao apuramento de resultados por objectivos;
8. h)Escriturar todos os livros próprios da contabilidade patrimonial;
9. i)Determinar os custos e os consumos sectoriais;
10. j)Elaborar balanços e contas de exploração;
11. k)Elaborar relatórios de análise de situação financeira e patrimonial;
12. l)Controlar e acompanhar o movimento de tesouraria, assim como executar as acções de controlo que superiormente lhe forem ordenadas;
13. m)Registar e tratar os dados com interesse estatístico;
14. n)Elaborar as autorizações de pagamento, após verificação do cabimento financeiro;
15. o)Obter do conselho de gestão as respectivas autorizações para pagamento;
16. p)Enviar à tesouraria, para pagamento, as devidas autorizações para pagamento;
17. q)Receber diariamente da tesouraria as folhas do cofre e proceder à sua conferência;
18. r)Controlar e verificar o fundo de maneio da tesouraria, bem como conferir e controlar regularmente a conta de depósitos à ordem;
19. s)Processar as requisições mensais de fundos da conta das dotações consignadas aos SAS no Orçamento do Estado;
20. t)Controlar as contas correntes com as diversas entidades, tais como fornecedores, serviços, estudantes beneficiários e outros devedores ou credores;
21. u)Elaborar e sistematizar dados e informações necessárias a previsões financeiras;
22. v)Executar as acções de controlo que superiormente lhe forem cometidas;
23. w)Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis dos SAS, nos termos das disposições legais aplicáveis;
24. x)Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector.
3 -Ao Sector de Recursos Humanos compete:
1. a)Desenvolver todas as acções necessárias à organização e instrução de processos referente à situação profissional do pessoal, designadamente no que se refere ao seu recrutamento, acolhimento, mobilidade e progressão na carreira;
2. b)Recolher e verificar os elementos necessários ao registo de assiduidade do pessoal;
3. c)Organizar os processos relativos ao recrutamento e mobilidade do pessoal;
4. d)Passar as certidões, declarações e notas de tempo de serviço exigidas por lei e assegurar a execução do expediente respectivo;
5. e)Instruir os processos relativos a aposentações e acidentes em serviço;
6. f)Elaborar o balanço social, conforme previsto na legislação em vigor;
7. g)Promover a recolha sistemática das necessidades de formação profissional com vista à elaboração de planos de formação, tendo em conta os objectivos de modernização administrativa e as necessidades gerais e específicas dos diversos sectores;
8. h)Assegurar a execução dos processos de avaliação do desempenho conforme o estabelecido nos diplomas legais;
9. i)Elaborar e publicitar as listas de antiguidade do pessoal;
10. j)Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector;
11. k)Assegurar o processamento dos vencimentos, remunerações e outros abonos de pessoal, bem como dos descontos que sobre eles incidam;
12. l)Organizar e processar os pagamentos relativos às prestações sociais dos funcionários e seus familiares, bem como dos descontos de IRS ou retenções de IVA de trabalhadores independentes sujeitos a este imposto.
4 -Ao Sector de Aprovisionamento e Transporte compete:
1. a)Organizar os concursos necessários à aquisição de bens e serviços;
2. b)Submeter a decisão superior todos os processos;
3. c)Assegurar a aquisição dos bens necessários ao funcionamento dos vários sectores;
4. d)Manter actualizados todos os elementos estatísticos e elaborar os respectivos mapas;
5. e)Proceder ao conveniente armazenamento de géneros e de materiais;
6. f)Manter em armazém a existência mínima que assegure o regular funcionamento dos vários sectores;
7. g)Proceder ao registo de entrada e saída de géneros;
8. h)Efectuar registos contabilísticos do movimento do armazém;
9. i)Conferir toda a documentação e remetê-la ao sector competente;
10. j)Elaborar com a periodicidade superiormente decidida, inventário de existências;
11. k)Distribuir pelos vários sectores os géneros e materiais requisitados;
12. l)Verificar periodicamente os prazos de validade dos géneros alimentícios e controlar a respectiva qualidade;
13. m)Assegurar a gestão dos serviços de economato administrativo, tendo em vista a racionalização das aquisições, o controlo das existências e a redução dos custos;
14. n)Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector.
5 -À Tesouraria compete:
1. a)Efectuar e registar o pagamento de todas as despesas depois de devidamente autorizadas e validadas;
2. b)Verificar, conferir, arrecadar e registar os recebimentos;
3. c)Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos assumidos e as cobranças a efectuar;
4. d)Gerir o fundo de maneio;
5. e)Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos;
6. f)Conferir saldos das contas bancárias;
7. g)Verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques emitidos;
8. h)Manter rigorosamente actualizada a sua escrita nos livros de registo obrigatório, de modo a poder ser verificada, em qualquer altura, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;
9. i)Elaborar e apresentar superiormente balancetes diários de caixa, bem como, no 1.º dia útil de cada mês, relações de despesa e receita relativos ao mês findo, títulos de anulação e guias de reposição;
10. j)Responsabilizar-se pela guarda e segurança dos valores em cofre.

Artigo 14.º — Competências

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