1) Compete à secção de expediente, arquivo, gestão informática e comunicação organizar e manter atualizado todo o arquivo do Conselho Superior dos Tribunais Administrativos e Fiscais, no respeito, em especial pelo Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, pela Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro, pela Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto e pelo Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho.
2) No âmbito da competência conferida no número anterior, compete a esta secção proceder à respetiva classificação arquivística, depois de elaborado o plano de classificação, cabendo-lhe ainda desenvolver as seguintes funções:
- a)Registar toda a documentação e expediente que dá entrada no CSTAF por qualquer um dos canais existentes, inserindo o respetivo número sequencia, data, assunto, número de documentos anexos;
- b)A integridade do processo administrativo produzido por via eletrónica é assegurada pelo próprio sistema eletrónico de gestão documental, mas quando o processo é tramitado em papel, ele é organizado, rubricado e numerado nos termos previstos pelo artigo 64.º, n.os 3 e 4, do CPA;
3) Fica vedado o registo de expediente que se reporte a propaganda comercial ou publicidade de bens e serviços;
4) Quer o processo administrativo seja tramitado eletronicamente, ou em suporte de papel, ele respeitará as seguintes fases:
- a)Requerimento;
- b)Informação técnica/parecer (para audiência prévia, se aplicável);
- c)Despacho do superior hierárquico;
- d)Decisão do Presidente do CSTAF, ou
- e)Deliberação do CSTAF, constante em “Ata”;
- f)Realização de Audiência Prévia, se aplicável;
- g)Decisão Final do Presidente do CSTAF, ou
- h)Deliberação Final do CSTAF, constante em “Ata”;
- i)Notificação do interessado.
5) Compete, ainda, à secção de expediente, arquivo, gestão informática e comunicação, em especial:
- a)Otimizar as aplicações de gestão das bases de dados existentes, recorrendo ao uso das ferramentas tecnológicas mais eficientes para o cumprimento dos objetivos dos serviços e apoiar os/as utilizadores, no que se refere aos equipamentos e aplicações;
- b)Estudar e acompanhar a inovação tecnológica, elaborando os estudos necessários à definição da estratégia de apetrechamento informático, em termos de equipamento, software de sistemas e redes de comunicações e software aplicacional;
- c)Coordenar as ações referentes ao estudo, definição e implementação das redes de comunicação e assegurar a sua gestão, bem como manter atualizado o inventário ao hardware e software de sistema e de redes instalados;
- d)Definir estratégias de desenvolvimento tecnológico, promovendo a adoção de ferramentas adequadas às necessidades dos serviços e planear e gerir a implementação de projetos informáticos e as ações conducentes ao seu desenvolvimento;
- e)Promover a execução de projetos conducentes à reorganização e informatização dos sistemas de informação que suportam a respetiva atividade;
- f)Conceber e desenvolver algumas soluções aplicacionais, assegurando a sua manutenção e atualização da respetiva documentação técnica;
- g)Participar e apoiar na implementação de projetos conducentes à modernização administrativa do CSTAF.
6) Compete, também, à secção de expediente, arquivo, gestão informática e comunicação desempenhar, ainda, funções de comunicação externa e interna do CSTAF, desenvolvendo, em particular, as seguintes atividades:
- a)Concretizar as linhas orientadoras da definição da imagem institucional, comunicação e informação, externa e interna do CSTAF;
- b)Assegurar a gestão da informação na página Web, bem como promover a criação e/ou manutenção dos suportes de comunicação e imagem institucionais, mantendo atualizado o site oficial do CSTAF;
- c)Produzir e divulgar a Newsletter trimestral do CSTAF;
- d)Estudar e desenvolver formas de divulgação sistemática da informação sobre a atividade dos Tribunais e do CSTAF, bem como assegurar o serviço de difusão das deliberações do CSTAF no site, alimentando-o;
- e)Promover a presença do CSTAF nos órgãos de comunicação social, sempre que necessário, através do envio periódico de press releases;
- f)Preparar e difundir “Notas de Imprensa”, sempre que o Presidente do CSTAF e o CSTAF entendam necessário, competindo-lhes superintender o seu conteúdo.