Art.º 17 · Despacho (extrato) n.º 2679/2018 — Gabinete de Apoio ao Executivo e Órgãos Municipais

1 -Missão: Efetuar o apoio direto ao Presidente da Câmara no desempenho das suas funções, secretariar e apoiar os órgãos do município. Assegurar o acompanhamento das relações institucionais com as freguesias e a concretização das competências delegadas pela Câmara Municipal. Promover a estratégia de Comunicação e Imagem do município, efetuando a articulação com os órgãos de comunicação social e as iniciativas e eventos realizados no município, privilegiando a relação com os munícipes.
2 -O Gabinete de Apoio ao Executivo e Órgãos Municipais integra o Serviço de Informação, Comunicação e Imagem e o Serviço de Apoio às Freguesias.
3 -Compete ao Gabinete de Apoio ao Executivo e Órgãos Municipais (GAEOM), sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
1. 3.1 -No âmbito do apoio ao Presidente de Câmara e Vereação:
2. a)Assegurar o apoio logístico e de secretariado, necessário ao adequado funcionamento da Presidência e ao desempenho da atividade dos Vereadores.
3. b)Preparar a agenda e assessorar o Presidente da Câmara e dos Vereadores, na sua atuação política e administrativa, colhendo e tratando os elementos para elaboração de propostas por si subscritas.
4. c)Receber os pedidos de audiência e fazer a sua marcação, bem como preparar a realização de entrevistas, reuniões ou outros eventos em que o Presidente da Câmara ou os Vereadores devam participar.
5. d)Prestar assessoria relativa à definição e prossecução das políticas municipais.
6. e)Assegurar o desenvolvimento prático das relações institucionais do Município com os órgãos e estruturas dos poderes central e regional, com institutos públicos e instituições privadas com atividade relevante no Município, assim como com outros municípios e associações de municípios.
7. f)Assegurar o desenvolvimento prático das relações institucionais do município com os órgãos e estruturas do poder central, com instituições públicas e privadas com atividade relevante para o Município, assim como com os outros municípios e associações de municípios.
8. g)Promover os contactos com a Câmara Municipal, a Assembleia Municipal, os serviços do Município e com os demais órgãos e serviços das freguesias.
9. h)Organizar processos de protocolos da Câmara com entidades diversas, mantendo atualizadas as informações e relatórios dos serviços da Câmara e ou das instituições, no sentido de se efetuar uma avaliação contínua do cumprimento dos documentos.
10. i)Cooperar com as divisões e demais unidades orgânicas da Câmara.
11. j)Exercer as competências que lhe sejam cometidas pelo Presidente da Câmara.
12. 3.2 -No âmbito do apoio à Câmara Municipal:
13. a)Assegurar os procedimentos relativos a convocatórias, organização das agendas e preparação dos processos para apreciação nas reuniões.
14. b)Secretariar as reuniões, elaborar e subscrever as respetivas atas, nos termos da lei.
15. c)Garantir o encaminhamento das deliberações para o Gabinete de Apoio ao Executivo e Órgãos Municipais, para distribuição pelos serviços responsáveis pelo seu acatamento e cumprimento.
16. d)Proceder ao registo das deliberações e arquivo das atas, nos termos da lei, bem como promover o seu tratamento e arquivo informático.
17. e)Organizar o ficheiro de deliberações.
18. f)Elaborar e promover a divulgação das deliberações e atos destinados a ter eficácia externa.
19. g)Proceder, nos termos e prazos legais, à passagem de certidões das deliberações e atas que forem requeridas.
20. h)Elaborar o relatório de avaliação respeitante às matérias do Estatuto do Direito de Oposição, nos termos da lei e promover a sua publicação.
21. 3.3 -No âmbito do apoio à Assembleia Municipal:
22. a)Processar todo o expediente da Assembleia.
23. b)Assegurar os procedimentos relativos a convocatórias, organização das agendas e preparação dos processos para apreciação nas sessões.
24. c)Secretariar as sessões e elaborar e subscrever as respetivas atas, nos termos da lei.
25. d)Apoiar o funcionamento das Comissões e Grupos de Trabalho.
26. e)Divulgar as atas e elaborar e promover a divulgação das deliberações e atos destinados a ter eficácia externa.
27. f)Proceder ao registo das deliberações e arquivo das atas, nos termos da lei, bem como promover o seu tratamento e arquivo informático.
28. g)Organizar o ficheiro de deliberações.
29. h)Assegurar a resposta aos pedidos de informação veiculados pela Mesa da Assembleia.
30. i)Proceder, nos termos e prazos legais à passagem de certidões das deliberações e atas que forem requeridas.
31. 3.4 -No âmbito do apoio ao Recenseamento e Processo Eleitoral:
32. a)Coordenar e apoiar as operações de recenseamento eleitoral na área do município.
33. b)Executar o expediente e coordenar a logística inerente aos processos eleitorais.
4 -O Apoio ao Executivo e Órgãos Municipais compreende o necessário apoio técnico e administrativo, obedecendo igualmente ao disposto nos artigos 42.º e seguintes da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro.
5 -Compete ao Serviço de Informação, Comunicação e Imagem (SICI), sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
1. a)Assegurar a elaboração do plano estratégico de comunicação do município.
2. b)Assegurar a produção da informação municipal de acordo com as linhas de orientação estratégicas definidas.
3. c)Assegurar a elaboração de publicações municipais de acordo com a informação disponível e orientações superiores.
4. d)Assegurar a ligação institucional com os órgãos da comunicação social.
5. e)Definir e concretizar planos de comunicação, publicidade e divulgação.
6. f)Prestar o apoio necessário às iniciativas protocolares levadas a cabo pelos vários serviços.
7. g)Conceber e coordenar planos de imagem e relações públicas.
8. h)Coordenar e administrar, na esfera da comunicação, o sítio oficial do município.
9. i)Promover e rentabilizar as tecnologias/meios tecnológicos existentes no município de forma a concretizar novos "produtos" de comunicação.
10. j)Assegurar a concretização de todas as ações de informação do município utilizando os suportes adequados e definidos.
11. k)Assegurar a recolha, tratamento e difusão de todos os elementos considerados importantes da vida do concelho.
12. l)Recolher elementos que permitam o tratamento noticioso das reuniões de Câmara e das sessões da Assembleia Municipal.
13. m)Coordenar as ações de relações públicas do município.
14. n)Preparar e coordenar receções, visitas e outras ações de relações públicas e de protocolo do município.
15. o)Apoiar a realização de conferências de imprensa.
16. p)Propor a aquisição e gerir os stocks de materiais de comunicação do município.
17. q)Realizar todas as diligências tendentes ao registo dos logótipos municipais.
18. r)Manter atualizadas bases de dados que permitam a divulgação das iniciativas municipais.
19. s)Assegurar a distribuição da informação de acordo com planos de distribuição.
20. t)Assegurar a organização de informação municipal, regional e nacional.
21. u)Assegurar a conceção e concretização do tratamento gráfico de toda a informação do município.
22. v)Conceber todos os suportes de imagem do município.
6 -Compete ao Serviço de Apoio às Freguesias (SAF) sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
1. a)Promover os contatos com os órgãos e serviços das freguesias.
2. b)Garantir o apoio técnico e operacional necessário às juntas de freguesia, nomeadamente em todas as áreas da competência da Câmara Municipal que estejam delegadas.
3. c)Propor ações, procedimentos e tudo o que seja considerado relevante para aumentar a dinâmica de relacionamento e de proximidade com as juntas de freguesia e conseguir uma resposta melhor e mais rápida para os problemas das populações.
4. d)Dinamizar e apoiar ações que contribuam para o progresso económico, social e ambiental das freguesias.

Artigo 17.º — Gabinete de Apoio ao Executivo e Órgãos Municipais

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