São competências da Divisão Administrativa e Financeira assegurar a gestão administrativa, financeira, patrimonial, comercial e de capital humano dos SMAS.
- 1 -A Divisão Administrativa e Financeira tem as seguintes atribuições principais:
- a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, distribuição e expedição de correspondência e expediente;
- b)Organizar e manter atualizado o arquivo geral da correspondência;
- c)Proceder ao controlo dos materiais afetos ao economato;
- d)Efetuar os recebimentos e pagamentos, a conferência e entrega da documentação legal exigível e o registo contabilístico dos movimentos de fluxo monetário;
- e)Manter devidamente escriturados os mapas de tesouraria, assegurando as condições para a verificação, em qualquer momento, dos fundos, montantes e documentos à sua guarda, pelos responsáveis designados para o efeito, nos termos legais aplicáveis;
- f)Assegurar o controlo das contas correntes com as diferentes instituições bancárias;
- g)Faturação diversa ou emissão de notas de débito ou de crédito que não caibam nas atribuições da secção comercial;
- h)Conferência de toda a faturação recebida de fornecedores;
- i)Efetuar todos os movimentos de escrituração da contabilidade dos Serviços Municipalizados nos termos legais aplicáveis;
- j)Emitir guias de receita e ordens de pagamento;
- k)Controlar a atividade financeira, designadamente através da verificação do cabimento de verbas;
- l)Coligir todos os elementos para a preparação dos documentos previsionais dos serviços (orçamento e plano plurianual de investimentos) e respetivas modificações e elaborar os respetivos relatórios de acompanhamento;
- m)Elaborar a prestação de contas do exercício e fornecer os elementos indispensáveis à elaboração do respetivo relatório de gestão;
- n)Assegurar e manter atualizado o cadastro de pessoal, centralizar as informações respetivas, bem como o registo e controlo da assiduidade;
- o)Processar os vencimentos e outros abonos de pessoal, bem como quaisquer outras prestações ou comparticipações a que os trabalhadores tenham direito;
- p)Instruir os processos relativos à proteção social dos funcionários a instituições legalmente previstas e elaborar os mapas ou quaisquer outros documentos a remeter a estas e outras entidades, relativamente a qualquer desconto;
- q)Apoiar e desenvolver ações relativas à avaliação de desempenho dos trabalhadores e colaborar com o Conselho Coordenador de Avaliação;
- r)Elaborar o mapa de férias e suas alterações respeitando o interesse dos serviços;
- s)Todas as ações relativas ao recrutamento, seleção, alteração da posição remuneratória, mobilidade, cedência de interesse público e cessação de funções do pessoal.
- t)Assegurar a gestão e controlo dos armazéns gerais;
- u)Assegurar o aprovisionamento, armazenamento e controlo de todos os materiais e equipamentos necessários ao bom funcionamento dos diversos serviços;
- v)Elaborar e manter atualizado o inventário e o cadastro dos bens do património.
- w)Promover o atendimento personalizado do consumidor ou utente, tendo em vista a sua melhor relação com os Serviços Municipalizados;
- x)Promover campanhas de informação e sensibilização ao público consumidor ou utente;
- y)Assegurar toda a faturação sobre os consumos, e serviços prestados;
- z)Gestão de reclamações, dentro dos prazos estabelecidos;
- aa)As ações relativas à liquidação de taxas, tarifas e serviços prestados relativas à sua área de atuação.
- bb)Gerir os serviços, organizar e assegurar a manutenção dos roteiros e leitura de contadores, promovendo as leituras de acordo com a periodicidade definida superiormente;
- cc)Dar seguimento a informações prestadas pelos leitores ou outros, sobre situações anómalas detetadas nas instalações de contagem;
- dd)Assegurar e manter atualizados todos os elementos estatísticos relativos a consumidores, a compras e vendas de água e a utentes de saneamento e à drenagem e tratamento de águas residuais.
- ee)Gerir de forma centralizada os processos de contratação pública dos serviços.
- 2 -Apoiar e secretariar o Conselho de Administração.
- 3 -A substituição do Chefe de Divisão, nas suas faltas ou impedimentos, e para efeitos de mero expediente, será efetuada pelo colaborador designado pelo mesmo.