Art.º 39 · Despacho Normativo n.º 5/2000 — Competências da Secretaria da Escola

1 -No domínio dos assuntos académicos, compete-lhe, entre outras:
1. a)Prestar informações sobre condições de ingresso e frequência da Escola;
2. b)Elaborar os editais e avisos relativos a matrículas, inscrições, exames de pré-requisito, transferências, reingressos, mudanças de cursos, concursos especiais e pagamento de propinas;
3. c)Executar os serviços respeitantes a matrículas, inscrições e exames de alunos;
4. d)Conferir os processos quanto ao montante das propinas a pagar e proceder ao seu recebimento;
5. e)Proceder ao registo de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;
6. f)Emitir e revalidar os cartões de estudante;
7. g)Elaborar os elementos estatísticos referentes a alunos, necessários para satisfazer solicitações internas ou externas;
8. h)Passar certidões de matrícula, inscrições, frequência, exames e outras relativas a factos constantes dos processos individuais dos alunos, bem como todos os actos académicos realizados na Escola;
9. i)Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos da Escola;
10. j)Preencher e preparar para a assinatura todos os certificados e cartas de curso solicitados pelos alunos que concluíram os respectivos cursos ou acções de formação;
11. k)Registar e certificar a frequência e o aproveitamento dos alunos dos cursos existentes na escola e das acções de formação complementar, de actualização profissional ou de formação contínua;
12. l)Dar andamento aos processos relativos à realização de provas de avaliação;
13. m)Organizar os processos conducentes à concessão de equivalências e de equiparação de graus e títulos académicos da competência da Escola;
14. n)Assegurar todo o expediente referente a alunos.
2 -No domínio de apoio à docência e órgãos de gestão, compete-lhe, entre outras:
1. a)Executar todo o serviço de secretariado e expediente próprio dos órgãos de gestão, assim como a ligação funcional destes com a Escola;
2. b)Assegurar o atendimento e encaminhar os pedidos de informações sobre as actividades e organização curricular, condições de ingresso e frequência da Escola;
3. c)Proceder à abertura, registo e encaminhamento da correspondência entrada;
4. d)Proceder à classificação e registo da correspondência para o exterior e garantir a sua pronta expedição;
5. e)Arquivar a correspondência entrada e saída da Escola, bem como os documentos de circulação interna;
6. f)Proceder à distribuição dos documentos, de acordo com o despacho superior neles exarado;
7. g)Dar apoio às acções inerentes ao intercâmbio de estudantes e professores com outras instituições nacionais ou estrangeiras;
8. h)Apoiar técnica e logisticamente a organização de conferências, seminários, congressos e demais actividades em que esteja envolvida a Escola;
9. i)Executar as tarefas referentes ao apoio das actividades pedagógicas.
3 -No domínio do serviço de pessoal, compete-lhe, entre outras:
1. a)Preparar os processos relativos a recrutamento, selecção e provimento, bem como promoção, recondução, prorrogação, renovação, rescisão de contratos, exoneração, aposentação e mobilidade de pessoal;
2. b)Instruir os processos relativos a acumulações, faltas, licenças e equiparações a bolseiro e dispensas de serviço, bem como os relativos a classificação de serviço de pessoal não docente;
3. c)Elaborar os mapas de faltas e licenças de todo o pessoal;
4. d)Passar as certidões e declarações relativas a pessoal que sejam da competência da Escola;
5. e)Receber, registar e dar andamento aos processos relativos à realização de provas com vista à progressão na carreira docente do ensino superior;
6. f)Instruir os processos relativos à autorização de pagamento de serviços e de deslocações de pessoal;
7. g)Instruir os processos relativos a benefícios sociais do pessoal e seus familiares, designadamente os respeitantes a abonos de família, prestações complementares, ADSE, pensão de sobrevivência e outros subsídios a que tenham direito;
8. h)Elaborar as listas de antiguidade do pessoal da Escola;
9. i)Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais do pessoal;
10. j)Dar entrada, proceder ao registo e dar saída a correspondência referente ao pessoal e manter actualizado o respectivo arquivo.
4 -No domínio da administração financeira e patrimonial, compete-lhe, entre outras:
1. a)Efectuar toda a escrituração respeitante à contabilidade da Escola;
2. b)Preparar as folhas de vencimento, gratificações e outros abonos de todo o pessoal, para posterior processamento;
3. c)Coordenar os processos de gestão orçamental;
4. d)Preparar os projectos de orçamento da Escola;
5. e)Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verbas;
6. f)Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de transferências de verbas;
7. g)Organizar a conta de gerência, a submeter às entidades competentes;
8. h)Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter a apreciação e aprovação superior;
9. i)Assegurar o apetrechamento necessário ao desenvolvimento das actividades da Escola, organizando os processos de aquisição, nos termos legais vigentes;
10. j)Manter em depósito o material de uso corrente indispensável ao regular funcionamento da Escola;
11. k)Velar pela conservação e o aproveitamento do material e instalações;
12. l)Manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis dos serviços, bem como o respectivo arquivo;
13. m)Outras competências decorrentes da lei.
5 -Adstrita à Secretaria funciona uma tesouraria, orientada por um tesoureiro, ao qual compete, entre outras:
1. a)Dar entrada na tesouraria a todas as receitas por que o conselho administrativo é responsável;
2. b)Efectuar pagamentos autorizados pelo conselho administrativo;
3. c)Devolver diariamente aos serviços competentes a documentação respeitante a pagamentos efectuados;
4. d)Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;
5. e)Transferir para os cofres do Estado, nos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas pelos serviços;
6. f)Manter rigorosamente actualizados os registos da tesouraria, de modo a permitir a verificação em qualquer momento dos fundos em cofre e em depósito;
7. g)Organizar e apresentar ao conselho administrativo o balancete referente ao mês anterior;
8. h)Propor ao presidente do conselho directivo o funcionário que o deverá substituir nas suas faltas ou impedimentos.
6 -Os serviços de apoio compreendem os seguintes domínios:
1. a)Limpeza e higiene;
2. b)Segurança;
3. c)Serviços auxiliares.

Artigo 39.º — Competências da Secretaria da Escola

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