À Unidade de Atendimento e Gestão Documental (UAGD), integrada na Divisão de Administração e Finanças, compete designadamente:
a) No âmbito do atendimento multicanal:
i) Assegurar o atendimento permanente, presencial e personalizado do munícipe e outras entidades que se relacionem com o Município em todas as áreas de atuação municipal, com exceção da representação política e institucional;
ii) Gerir e operacionalizar os canais complementares de atendimento não presencial, nomeadamente, atendimento online;
iii) Gerir e coordenar os espaços de atendimento físico do Município, gerindo os sistemas de gestão de filas de espera, com exceção do atendimento técnico no âmbito de outras unidades orgânicas;
iv) Assegurar a receção nos espaços comuns do edifício dos Paços do Concelho, efetuando a triagem e encaminhamento de público para as diferentes áreas de atendimento;
v) Gerir e operacionalizar os serviços de comunicação telefónica, sem prejuízo das competências de gestão dos sistemas e equipamentos de suporte pela área de sistemas e tecnologias de informação;
vi) Efetuar a marcação de sessões de atendimento técnico no âmbito de outras unidades orgânicas, mediante a coordenação e gestão colaborativa da agenda pela unidade visada;
vii) Garantir a criação de conteúdos, formulários e documentação suporte aos processos rececionados, em colaboração com as unidades orgânicas responsáveis pelas matérias de atendimento multicanal;
viii) Prestar informações de âmbito geral sobre os serviços, as principais áreas de intervenção municipal, programas e iniciativas municipais e sobre os processos em curso a pedido dos requerentes;
ix) Rececionar e encaminhar informações sobre situações reportadas pelos munícipes e outras entidades que se relacionem com o Município, no âmbito de necessidades de intervenção municipal requeridas;
x) Efetuar a receção, registo informático e encaminhamento dos processos de reclamação e sugestão para os serviços competentes;
b) No âmbito da gestão comercial e processual:
i) Assegurar os procedimentos inerentes à gestão comercial dos serviços urbanos de abastecimento de água, saneamento e resíduos, em sede de gestão de clientes nomeadamente:
a) Gestão de contratos, incluindo o incumprimento contratual;
b) Gestão de pedidos/processos;
c) Liquidação e controlo de cobrança;
ii) Realizar e controlar a gestão processual associada aos procedimentos de declaração ou controlo prévio, da competência do Município, com exceção das competências cometidas especificamente à Divisão de Ordenamento do Território;
iii) Organizar os processos administrativos relativos aos mercados e feiras municipais e assegurar os processamentos inerentes à liquidação e cobrança dessas receitas;
iv) Garantir a atualização de sistemas de informação de suporte ao acompanhamento dos processos instruídos/submetidos no âmbito do atendimento multicanal, no âmbito das suas competências;
v) A normalização e supervisão documental e de processos, designadamente:
a) Propor e assegurar a padronização, revisão, atualização de normas e documentos institucionais, com vista à simplificação, desburocratização administrativas;
b) Definir, atualizar, divulgar e verificar o cumprimento das regras em matéria de gestão do diretório de entidades;
c) Promover pela elaboração, revisão e auditoria ao cumprimento de normas, procedimentos, métodos de controlo interno, com vista à respetiva regularidade, legalidade, responsabilidade, transparência, isenção, eficiência, independência e demais princípios gerais da administração pública;
d) Desenvolver e aplicar mecanismos de controlo do processo de tratamento de não conformidades, ações preventivas e corretivas;
e) Desenvolver e aplicar mecanismos de avaliação dos serviços e da satisfação com os mesmos;
c) A gestão documental e nesse âmbito:
i) Definir, atualizar, divulgar e verificar o cumprimento das regras de arquivo físico e digital corrente, intermédio e final dos documentos do Município, em conformidade com as leis e normas em vigor, assegurando o acesso à documentação em condições de segurança e rapidez;
ii) Gerir os diretórios e a documentação nos suportes de arquivo físico e digitais finais de forma integrada em conformidade com a política estabelecida para o funcionamento do sistema de gestão documental, sem prejuízo das competências específicas da subunidade Sistemas e Tecnologias de Informação em matéria de arquivos digitais;
iii) Assegurar a receção, registo, encaminhamento e arquivo dos documentos remetidos ao Município pelos canais de correspondência física e conta de correio eletrónica institucional do Município;
iv) Assegurar a expedição de documentos pelos canais de correspondência física e eletrónica institucional;
v) Assegurar serviços de reprografia e conexos.