1 - A Divisão Administrativa tem como missão estudar e propor medidas no âmbito da reorganização de processos e da modernização administrativa, garantir a prestação dos serviços jurídicos, assegurando o contencioso e promovendo a execução coerciva de taxas e outras receitas devidas ao Município, assegurar as atividades relacionadas com outorga de contratos, bem assim assegurar a superintendência dos serviços de Recursos Humanos, Gestão Documental e Arquivo, Fiscalização Municipal, execuções fiscais e garantir a gestão do pessoal auxiliar das áreas de atendimento telefónico e de limpeza e manutenção do Edifício dos Paços do Município.
2 - Compete à Divisão Administrativa, genericamente:
a) Organizar e promover o controlo de execução e articulação das atividades da unidade orgânica;
b) Assegurar a assessoria técnico-administrativa ao Presidente da Câmara Municipal e ao órgão executivo, nas competências da divisão;
c) Preparar o expediente e as informações necessárias relativas à sua área de atuação, para deliberação dos órgãos do município;
d) Coordenar e executar as tarefas relacionadas com a gestão de recursos humanos, de fiscalização municipal, de Execuções Fiscais e de Gestão documental e arquivo em conformidade com os princípios determinados pela Câmara Municipal;
e) Garantir a limpeza e manutenção das instalações do Edifício dos Paços do Município;
f)
g) Promover, em colaboração com os restantes serviços, políticas e medidas de gestão de recursos humanos;
h) Garantir a execução das deliberações da Câmara Municipal e dos despachos do Presidente da Câmara ou dos Vereadores com competências delegadas, nas áreas que lhe competem;
i) Assegurar a articulação e comunicação, formal e informal, com as restantes unidades orgânicas, garantindo, assim, a eficiência e eficácia dos serviços;
j) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do Presidente da Câmara Municipal ou do Vereador com competência delegada ou subdelegada.
3 - Sem prejuízo das funções específicas do dirigente da unidade orgânica, os titulares dos cargos de direção exercem, na respetiva unidade, as competências previstas no artigo 13.º do presente Regulamento.
4 - Competências gerais dos serviços afetos à Divisão Administrativa:
Serviços de Reorganização administrativa de procedimentos
a) Propor, de acordo com orientações superiores, novas técnicas e metodologias de trabalho, tendentes à modernização administrativa dos serviços camarários em articulação com as várias Unidades Orgânicas e Serviços da autarquia;
b) Estudar e propor as formas de racionalizar o funcionamento dos serviços, suportadas em especial nas políticas de gestão da qualidade;
c) Promover a melhoria da qualidade dos serviços produzidos, desburocratizando procedimentos e eliminando formalidades não essenciais, com redução dos tempos de espera;
d) Propor e colaborar de forma ativa na criação, implementação e execução de medidas de organização, no sentido de racionalizar procedimentos e circuitos funcionais;
e) Planear e assegurar o funcionamento dos sistemas de informação e comunicação;
f) Promover a gestão, manutenção e arquitetura dos sistemas de informação do município;
g) Manter e salvaguardar equipamentos, software e redes de dados;
h) Definir as normas de acesso e níveis de confidencialidade da informação;
i) Definir e desenvolver as medidas necessárias à segurança e integridade da informação e especificar as normas de salvaguarda e de recuperação da informação;
j) Colaborar na divulgação de normas de utilização e promover a formação e o apoio a utilizadores sobre os sistemas de informação instalados e projetados;
k) Coordenar a gestão da Intranet e Internet;
l) Garantir, em articulação com a Divisão de Educação e Ação Social, o bom funcionamento da rede de equipamentos informáticos do município ao serviço dos estabelecimentos de ensino;
m) Superintender no funcionamento da central telefónica e das telecomunicações, em geral e garantir o atendimento telefónico;
n) Assegurar a gestão documental e arquivo do município, garantindo e monitorizando a sua implementação de acordo com o Plano de Preservação Digital e restantes normas de preservação de documentos digitais;
o) Assegurar a receção, registo, classificação, encaminhamento e demais tratamento do expediente e da correspondência geral da Câmara Municipal;
p) Definir uma política de gestão de todos os documentos recebidos no Arquivo Municipal, seja qual for a data, tipo ou suporte e desenvolver regras de aquisição e/ou depósito de arquivos privados, pessoais, de famílias ou empresas com relevância para a História do Município de Albergaria-a-Velha;
q) Promover e desenvolver programas e atividades de caráter cultural, lúdico, pedagógico e educativo, com vista à dinamização e promoção cultural do Arquivo Municipal;
r) Assegurar o serviço de leitura pública para a documentação à guarda do Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha;
s) Promover a divulgação da documentação existente no Arquivo Municipal, através dos meios de comunicação e informação da autarquia;
t) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
u) Assegurar a execução de outras tarefas necessárias ao funcionamento dos serviços, quando solicitadas;
v) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do Presidente da Câmara Municipal ou do Vereador com competência delegada ou subdelegada.
Serviços Jurídicos
a) Assegurar a prestação de apoio jurídico aos órgãos representativos e aos serviços do município;
b) Recolher, tratar e difundir informação relativa às diretivas da União Europeia, bem como às leis e aos regulamentos da República, com especial relevância no âmbito jurídico das Autarquias Locais;
c) Emitir pareceres jurídicos, elaborar e analisar minutas de contratos, protocolos e demais instrumentos jurídicos a submeter à Câmara Municipal ou a despacho do seu Presidente e que lhe sejam solicitadas pelo Presidente da Câmara ou pelos Vereadores, garantindo a legalidade da atividade municipal;
d) Elaborar projetos de posturas e regulamentos municipais e providenciar pela atualização das disposições regulamentares em vigor que se enquadrem nas atribuições e competências do município, assegurando a observação da legalidade na sua elaboração;
e) Emitir pareceres e proceder ao acompanhamento de reclamações graciosas, petições, exposições, recursos hierárquicos, recursos contenciosos e outros meios graciosos de garantia que sejam dirigidos ao Município sobre ações ou omissões de algum dos seus órgãos ou respetivos titulares;
f) Instaurar, tramitar e gerir os processos de execução fiscal em conformidade com a lei, analisando e remetendo as oposições à execução fiscal para Tribunal;
g) Elaborar, por determinação superior, as respostas ou pronúncia do Município relativamente a entidades externas públicas inspetivas ou de tutela, garantindo o contraditório e o cumprimento dos prazos legais;
h) Desencadear, após adjudicação, e nos casos em que o Código dos Contratos Públicos exige a redução do contrato a escrito, todos os procedimentos necessários à outorga do contrato;
i) Organizar e remeter os processos para fiscalização pelo Tribunal de Contas, nos termos legais;
j) Preparar escrituras públicas e elaborar minutas de contratos escritos e outros atos formais;
k) Assegurar a instrução dos processos disciplinares de inquérito e/ou averiguações aos serviços e trabalhadores do município;
l) Assegurar a instrução dos processos extrajudiciais de responsabilidade civil extracontratual;
m) Assegurar as participações crime pela prática de atos que indiciam prática de atos tipificados de crime contra o município;
n) Exercer o patrocínio judiciário e acompanhamento em todos os processos em contencioso, em que o Município, algum dos seus órgãos e respetivos titulares, enquanto tal, sejam parte, garantindo o apoio necessário quando o patrocínio for assegurado por mandatário externo;
o) Garantir a representação judicial do Município, nas demandas em que tal é permitido ao jurista trabalhador autárquico e, nas em que o não for, prestar toda a colaboração a Advogado ou Solicitador mandatado para tal, e efetuando a prudente monitorização através do competente registo e tramitação de documentos disponíveis, a fim de que, a todo o momento, seja possível transmitir informação atualizada aos órgãos municipais;
p) Garantir a execução das deliberações da Câmara Municipal e dos despachos do Presidente da Câmara ou dos Vereadores com competências delegadas, nas áreas que lhe competem;
q) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do Presidente da Câmara Municipal ou do Vereador com competência delegada ou subdelegada.
Serviços de Fiscalização
a) Promover uma fiscalização de proximidade, através de ações pedagógicas, nas áreas e competências atribuídas ao Município;
b) Fiscalizar o cumprimento das normas de âmbito nacional ou regional cuja competência de aplicação e/ou de fiscalização caiba ao Município;
c) Fiscalizar a observância das posturas e regulamentos municipais bem como a legislação aplicável no âmbito do urbanismo, salubridade, construção, defesa e proteção da natureza e ambiente, recursos cinegéticos, estacionamento automóvel, património cultural, ocupação da via pública por motivo de obras, salubridade, segurança e utilização das edificações, entre outros;
d) Fiscalizar a execução das obras de edificações, de urbanização e os trabalhos de remodelação de terrenos em cumprimento dos respetivos projetos aprovados;
e) Assegurar a fiscalização no âmbito do Licenciamento Zero;
f) Proceder à elaboração dos respetivos autos, relatórios, notificações e citações, no âmbito das competências precedentes;
g) Efetuar/Executar embargos administrativos de obras, quando as mesmas estejam a ser efetuadas sem licença ou em desconformidade com ela, lavrando os respetivos autos, mediante deliberação ou despacho prévio, procedendo às notificações legalmente previstas;
h) Realizar vistorias e demais ações tendentes à resolução de situações de construção que ameacem ruína ou constituam perigo para a saúde e segurança das pessoas;
i) Promover a fiscalização sistemática do cumprimento das ações licenciadas ou de outras que a Lei venha a definir como competência municipal, em todo a território municipal;
j) Participar nas vistorias necessárias à concessão de licença, autorização de utilização de edifícios ou suas frações e estabelecimentos de alojamento local;
k) Participar nas vistorias necessárias à receção provisória e definitiva de obras de urbanização;
l) Participar nas vistorias necessárias para efeitos de utilização e conservação do edificado;
m) Prestar esclarecimentos e divulgar junto dos munícipes as normas e regulamentares em vigor em matéria de urbanização e edificação;
n) Adotar todos os procedimentos relacionados com a recolha e alienação dos veículos em fim de vida, abandonados na via pública e sem interesse para o Estado;
o) Assegurar outras atribuições que lhe sejam superiormente cometidas em matéria de urbanização e edificação;
p) Proceder à análise e emitir informações sobre participações, reclamações e queixas de particulares, acompanhando o respetivo desenvolvimento, com vista à sua resolução e, se necessário, encaminhar os processos em causa para cada serviço competente na matéria;
q) Proceder a quaisquer notificações, intimações e citações pessoais, ordenadas por despacho do presidente da Câmara;
r) Proceder a embargo, lavrando o respetivo auto, de operações urbanísticas sem o cumprimento de disposições legais ou em desconformidade com os projetos aprovados pela Câmara Municipal;
s) Proceder a embargo, lavrando o respetivo auto, de estruturas fixas ou amovíveis, ou outras, sem o cumprimento de disposições legais e sem aprovação pela Câmara Municipal;
t) Participar infrações decorrentes do não acatamento de ordens de embargo ou em desrespeito pelas mesmas;
u) Consultar o livro de obra, verificando se o técnico responsável pela direção técnica e os autores dos projetos registaram quaisquer ocorrências e observações, bem como os esclarecimentos necessários para a interpretação correta dos projetos, registando, no livro de obra, os atos de fiscalização;
v) Verificar o cumprimento da lei do ruído;
w) Gerir a atribuição dos números de polícia na área da cidade;
x) Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
Serviços de Execuções Fiscais
a) Assegurar o cumprimento das atribuições municipais no âmbito do processo de execução fiscal, desenvolvendo as ações necessárias à instauração, com base nas respetivas certidões de dívida, e toda a tramitação até à extinção dos processos de cobrança coerciva por dívidas de caráter fiscal ao município, ou que sigam esta forma de processo na sua cobrança;
b) Assegurar o cumprimento das atribuições municipais no âmbito das oposições deduzidas em processo de execução fiscal, procedendo ao seu acompanhamento junto dos tribunais respetivos;
c) Assegurar as medidas necessárias à cobrança coerciva de dívidas referentes a receitas municipais não pagas no prazo de pagamento voluntário, que devam ser objeto de ação executiva em tribunal comum;
d) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, por despacho do Presidente da Câmara Municipal ou do Vereador com competência delegada ou subdelegada.
Secção de Recursos Humanos
a) Preparar os elementos conducentes à elaboração do Mapa de Pessoal do município e à Estrutura e Organização dos Serviços Municipais;
b) Preparar e instruir os procedimentos de recrutamento e seleção de pessoal, mobilidade e estágios;
c) Assegurar a aplicação da legislação inerente às carreiras profissionais e alterações das posições remuneratórias dos trabalhadores;
d) Promover e acompanhar os procedimentos relativos à avaliação de desempenho dos trabalhadores;
e) Elaborar e inserir na SIIAL - DGAL - os resultados da aplicação da avaliação do desempenho dos trabalhadores, Balanço Social e toda a informação relacionada com os recursos humanos;
f) Elaborar o regulamento descritivo dos postos de trabalho, em função das atribuições, competências e atividades, bem como o diagnóstico de necessidades de desenvolvimento necessário à racionalização e reafetação de recursos ao nível orgânico e funcional;
g) Realizar o levantamento de necessidades e colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional dos trabalhadores da autarquia, para aprovação do Plano Anual de Formação e planear e organizar as ações de formação internas e externas;
h) Promover o processamento de vencimentos e abonos dos trabalhadores e demais encargos com pessoal, incluindo os eleitos locais;
i) Organizar os processos respeitantes a abono de família, subsídios, abonos complementares, ADSE e outros;
j) Assegurar os procedimentos relativos ao controlo da assiduidade do pessoal, bem como às férias, faltas e licenças;
k) Apoiar os vários serviços na definição de horários de trabalho tendo em conta a melhor gestão dos recursos disponíveis e o cumprimento da legislação em vigor;
l) Informar os pedidos de licença, rescisão de contratos, exonerações e outros relacionados com a sua área de atuação;
m) Instruir os processos de aposentação;
n) Elaborar e atualizar o cadastro individual dos trabalhadores do município;
o) Promover o acolhimento e integração de novos colaboradores e estagiários;
p) Instruir os processos relativos a acidentes de trabalho e de acidentes pessoais;
q) Zelar pelo cumprimento da legislação, regulamentação, normas e regras técnicas em vigor em matéria de Saúde no Trabalho;
r) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, por despacho do Presidente da Câmara Municipal ou do Vereador com competência delegada ou subdelegada.