1 - À Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compete a programação, organização, coordenação e direção integrada das atividades de carácter administrativo, arquivo municipal intermédio, gestão do balcão único de atendimento, apoio ao órgão executivo, no âmbito dos respetivos serviços, designadamente:
i) Planear, programar, coordenar e controlar as atividades da Divisão;
ii) Promover a execução de todas as tarefas que se insiram nos respetivos serviços, de acordo com as disposições aplicáveis e critérios de boa gestão;
iii) Dar apoio aos órgãos do município;
iv) Propor e colaborar em estudos e seleção de dados suscetíveis de tratamento informático;
v) Promover as tarefas administrativas à boa gestão do pessoal;
vi) Desencadear as ações inerentes ao processo eleitoral;
vii) Secretariar as reuniões da Câmara Municipal;
viii) Assegurar a implementação do sistema de controlo interno na divisão;
ix) Conceber, propor e implementar novas metodologias conducentes à obtenção de ganhos de eficácia, eficiência e satisfação dos utilizadores dos serviços;
x) Assegurar e promover o relacionamento funcional com as outras áreas orgânicas da Câmara;
xi) Promover a melhoria do funcionamento dos serviços, no que respeita à estrutura, métodos de trabalho e equipamentos
xii) Superintender o arquivo municipal;
xiii) Organizar e promover ações regulares de formação e aperfeiçoamento profissional de todo o pessoal do Município;
xiv) Assegurar, gerir e garantir o processo de SIADAP;
xv) Assegurar as demais funções que por lei, despacho ou por deliberação de câmara lhe sejam cometidas.
2 - A unidade flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compreende uma direção intermédia de 3.º grau: Administração Geral.
3 - A Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compreende os seguintes serviços, com as correspondentes competências:
3.1 - Serviço de Administração Geral (direção intermédia de 3.º grau), setor ao qual compete o expediente, com as seguintes competências:
i) Assegurar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e de outros documentos dentro dos prazos respetivos;
ii) Gerir o expediente relativo a eleições e referendos;
iii) Gerir o registo e arquivo de avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
iv) Gerir o expediente relativo à relativo à autenticação dos documentos;
v) Superintender e assegurar o serviço de telefone;
vi) Assegurar e tratar da documentação inerente aos recintos para espetáculos a solicitação dos interessados;
vii) Executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do serviço;
viii) Assegurar a receção, registo, classificação, expedição e arquivo de todos os documentos referentes à atividade dos órgãos do Município;
ix) Organizar e dar sequência aos processos administrativos que lhe sejam distribuídos;
x) Promover e assegurar os atos administrativos decorrentes da aplicação dos normativos da diretiva de serviços e licenciamento zero;
xi) Organizar os processos para concessão de licenças de queimadas;
xii) Organizar os processos para realização de provas desportivas e emitir as respetivas licenças;
xiii) Organizar os processos de concessão de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo atualizado o respetivo registo;
xiv) Organizar os processos para obtenção de cartas de caçador;
xv) Gerir as bases de dados específicas para cada ato administrativo, facilitando atos de consulta e pedidos de documentação;
xvi) Gerir e executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do setor;
xvii) Gerir e organizar o processo de recenseamento militar e assegurar o expediente respeitante a assuntos militares;
xviii) Colaborar nos processos de atribuição de apoios municipais.
3.2 - Balcão Único de Atendimento
Aos serviços do Balcão Único compete, designadamente:
i) Prestar apoio aos munícipes no seu relacionamento com os órgãos e serviços da Autarquia, tendo a rápida e adequada resposta às suas pretensões, no âmbito do princípio de uma Administração aberta e participada;
ii) Promover a utilização de sistemas automatizados e interativos de atendimento e de divulgação aos munícipes das atividades/competências dos órgãos e serviços municipais, potenciando e facilitando a descentralização do atendimento aos interessados e a prestação de serviços públicos;
iii) Atender o público em todas as áreas inerentes ao desenvolvimento das competências municipais, designadamente obras particulares, taxas, licenças, recursos humanos, ação social, resíduos urbanos, desporto e educação, e garantir o acesso mediado em determinados procedimentos;
iv) Prestar informações aos munícipes;
v) Efetuar a receção de reclamações;
vi) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição de correspondência, requerimentos, e outros documentos dentro dos respetivos prazos, bem como assegurar a expedição de todo o correio da autarquia;
vii) Garantir o encaminhamento correto dos processos para as áreas técnicas respetivas;
viii) Elaborar chamadas telefónicas e receber chamadas telefónicas;
ix) Anotar as solicitações que lhe sejam efetuadas e comunicá-las aos respetivos serviços;
x) Prestar apoio ao emigrante, dentro das seguintes linhas de ação:
Emissão de Certificados de Residência dos Cidadãos Comunitários;
Pedido de Pensões no Estrangeiro;
Equivalência e Reconhecimento de Habilitações Literárias adquiridas no Estrangeiros;
Troca de Cartas de Condução obtidas no estrangeiro;
Ajuda na legalização de Veículos Automóveis (Isenção do Imposto);
Qualquer tipo de apoio administrativo (correspondência recebida do estrangeiro e elaboração de minutas para resposta aos mesmos).
xi) Exercer as demais funções que se enquadrem no seu âmbito ou lhe sejam superiormente determinadas.
3.3 - Apoio ao Órgão Executivo
O serviço de Apoio Administrativo do Órgão Executivo compreende o apoio administrativo a prestar ao órgão executivo do município a quem compete, designadamente:
i) Preparar a agenda e expediente das reuniões do órgão executivo;
ii) Certificar assuntos constantes das atas do órgão;
iii) Assegurar e secretariar as reuniões;
iv) Fotocopiar documentos de apoio às reuniões de Câmara e envio de elementos para os membros do Executivo;
v) Ações de relacionamento com as Juntas de Freguesia, Associação Nacional de Municípios e outros organismos;
vi) Diligenciar, administrativamente e sob direção superior, o seguimento das deliberações, interna e externamente;
vii) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço.
3.4 - Arquivo Municipal
Aos serviços do Arquivo Municipal compete, designadamente:
i) Organizar e gerir o arquivo Geral Municipal;
ii) Catalogar e arquivar todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços;
iii) Promover a informatização e digitalização do arquivo bem como gerir o seu processo de externalização;
iv) Definir as regras de organização e classificação dos arquivos administrativos, intermédios e histórico, em articulação com o núcleo documental Maria da Fonte;
v) Definir o plano de incorporações para os diversos serviços da Autarquia;
vi) Promover a atualização sistemática do plano de classificação do arquivo;
vii) Zelar pela manutenção e conservação dos documentos em arquivo e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos sem interesse histórico;
viii) Promover a eficaz aplicação do regulamento municipal do Arquivo;
3.5 - Recursos Humanos, Formação e SIADAP
Aos serviços de Recursos Humanos, compete, designadamente:
i) Assegurar o sistema de recrutamento e seleção ao nível dos recursos humanos necessários à Organização, bem como o processo de recrutamento e seleção de cargos dirigentes;
ii) Assegurar a gestão dos processos de alteração de posicionamento remuneratório dos/as trabalhadores/as, licenças sem remuneração e cessação do vínculo de emprego público por iniciativa do empregador ou por iniciativa do trabalhador;
iii) Assegurar a tramitação dos processos disciplinares ou de inquérito aos trabalhadores/as;
iv) Assegurar a gestão dos processos de Mobilidade de trabalhadores de outras Entidades para a Autarquia e vice-versa, bem como desenvolver e assegurar o desenvolvimento de processos de mobilidade intercarreiras ou de mobilidade intercategorias;
v) Assegurar o suporte à gestão de carreira e progressão dos/as trabalhadores/as com relação jurídica de emprego público;
vi) Desenvolver e assegurar a adequada avaliação dos períodos experimentais/período de estágio dos novos trabalhadores, nos termos da lei;
vii) Elaborar e manter atualizado o ficheiro do pessoal e os respetivos processos individuais de cadastro;
viii) Promover a emissão de cartões de identificação dos trabalhadores, bem como a sua inscrição na Caixa Geral de Aposentações, Segurança Social, ADSE, cofres ou caixas de previdência, sindicatos, serviços sociais e outros organismos e instituições;
ix) Gerir o sistema de assiduidade dos trabalhadores/as;
x) Prestar informações que forem solicitados sobre os assuntos referentes a pessoal, passar os atestados, certidões e declarações que forem autorizados;
xi) Promover a efetivação e atualização dos seguros de pessoal e as demais exigências relacionadas com o assunto, incluindo as participações de acidentes de trabalho;
xii) Organizar todos os elementos necessários ao processamento de vencimentos, horas extraordinárias, abonos, subsídios, ajudas de custo ou quaisquer outros encargos com o pessoal e fornecer à Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
xiii) Apoiar técnica e administrativamente o processo de avaliação de desempenho (SIADAP) dos/as trabalhadores/as, bem como o processo de eleição da comissão paritária;
xiv) Instruir processos de aposentação dos trabalhadores;
xv) Promover a organização e apoio aos serviços externos de saúde no trabalho/medicina no trabalho, em cumprimento da legislação em vigor;
xvi) Assegurar a elaboração e divulgação de informação aos trabalhadores;
xvii) Divulgar por todos os serviços as ações de formação a realizar, bem como cursos e seminários suscetíveis de melhorar os níveis profissional e cultural dos funcionários e proceder às respetivas inscrições;
xviii) Proceder à gestão dos pedidos de colocação e estágios (PEPAL, Profissionais e Curriculares - para não vinculados), bem como qualquer contratação de pessoas que não implique vínculo de emprego público;
xix) Proceder à gestão dos pedidos de acumulação de funções;
xx) Elaborar o balanço social;
xxi) Apoiar os serviços Municipais na identificação de necessidades e planeamento de recursos humanos, de modo a garantir a execução e manutenção do mapa de pessoal da autarquia;
xxii) Acompanhar e gerir o processo de gestão da qualidade, de acordo com a Norma ISO9001:2015, no que respeita ao serviço de recursos de humanos.
3.6 - Jurídico e Contencioso
Aos serviços jurídicos e de contencioso, compete, designadamente:
i) Prestar assessoria e consultadoria jurídica aos órgãos e aos serviços municipais;
ii) Elaborar informações, emitir pareceres técnico -jurídicos e efetuar estudos jurídicos;
iii) Dar pareceres e acompanhar processos graciosos e contenciosos, nomeadamente os que incidam sobre petições diversas, reclamações, recursos, sindicâncias, inquéritos e estatuto disciplinar;
iv) Gerir o expediente relativo à passagem de certidões da competência da Câmara Municipal;
v) Propor a adequada metodologia e acompanhar os processos litigiosos de expropriação, requisição, constituição de encargo, ónus, responsabilidade ou restrição que sejam pela lei consentidos para o desempenho regular das atribuições do município, até à sua conclusão, em articulação com a área de Património;
vi) Assegurar e concorrer para o aperfeiçoamento técnico jurídico dos atos administrativos municipais;
vii) Após solicitação dos órgãos e ou pessoas competentes, fazer o adequado tratamento dos pareceres jurídicos externos considerados necessários, bem como elaborar os que forem pedidos por entidades exteriores, desde que haja permissão legal;
viii) Elaborar respostas e ou fornecer elementos solicitados pelos Tribunais, ou por entidades ou autoridades administrativas, que requeiram esclarecimentos jurídicos relativos à atividade da autarquia;
ix) Assegurar, em articulação com os advogados, o patrocínio nas ações propostas pela Câmara Municipal, ou contra ela, bem como a defesa dos titulares dos órgãos ou funcionários quando sejam demandados em juízo por causa do exercício das suas funções;
x) Assegurar a elaboração de respostas ou fornecimento de elementos solicitados pelos Tribunais, ou entidades públicas, ou autoridades administrativas, tutelares ou não, que requeiram esclarecimentos jurídicos relativos à atividade da autarquia, tendo em atenção os respetivos prazos;
xi) Promover o apoio e o tratamento de todo o expediente que diga respeito ao patrocínio judiciário nas ações propostas pela Câmara ou contra ela, bem como aos mandatários ao serviço do Município;
xii) Promover a tramitação e apoio jurídico no âmbito dos processos que possam caber dentro da responsabilidade da área de Contencioso e Contra-ordenações e que, pela sua natureza, se devam incluir na área de Contencioso, designadamente em matéria de reclamações e queixas, em que os serviços competentes na matéria não consigam dar-lhes a devida solução, em função da sua complexidade jurídica;
xiii) Conferir os mapas de cobrança de taxas dos mercados e feiras e emitir as respetivas guias de receita.
xiv) Assegurar todas as demais competências determinadas pelo Presidente da Câmara ou Vereador com competência delegada.