MISSÃO
- a)Garantir o cumprimento das orientações estratégicas relativas ao atendimento e ao relacionamento com os/as cidadãos/ãs e com as diversas entidades
- b)Assegurar o apoio administrativo e jurídico à atividade dos serviços e ao exercício das competências dos órgãos autárquicos, de forma transversal e quando não cometido a outros serviços.
- c)Contribuir para o regular funcionamento e para a prossecução das políticas e dos planos municipais.
À Divisão Administrativa, sob a direção de um/a chefe de divisão, no âmbito das suas áreas de intervenção, compete:
1) Na Gestão da Loja do Cidadão:
- a)Assegurar o fornecimento dos bens e a contratação dos serviços necessários ao bom funcionamento da Loja do Cidadão e cuja responsabilidade compete ao Município;
- b)Assegurar a gestão da Loja do Cidadão, de acordo com as normas e os procedimentos definidos pela AMA (Agência para a Modernização Administrativa) e pelo Município e em articulação com as entidades da administração pública nela presentes;
- c)Diligenciar pelo o funcionamento dos postos de atendimento cuja responsabilidade compete ao Município;
- d)Prestar toda a colaboração e informação que a AMA venha a solicitar no âmbito do cumprimento das obrigações a que esta ou o Município se encontra sujeita.
- e)Diligenciar para os serviços prestados obedeçam aos padrões de qualidade que vierem a ser definidos pela AMA;
- f)Acompanhar auditorias regulares pela AMA ao funcionamento da Loja com vista a verificação do cumprimento dos padrões de qualidade;
- g)Diligenciar pela prestação de contas às entidades de todos os encargos com o funcionamento da Loja do Cidadão e facultar à Divisão Financeira a informação necessárias aos movimentos contabilísticos para efeitos e reembolso das entidades;
- h)Zelar pelo cumprimento dos protocolos celebrados no âmbito da Loja do Cidadão;
- i)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos/às utilizadores/as internos/as e externos/as das plataformas eletrónicas do município, cuja responsabilidade seja do serviço.
2) No serviço de Atendimento:
- a)Assegurar o funcionamento do Balcão Único no Edifício dos Paços do Concelho e na Loja do Cidadão;
- b)Promover o atendimento integrado (presencial, telefónico e via eletrónica e digital assistida), o qual inclui, os serviços do "Espaço do Cidadão", o "Espaço Empresa" e o "Centro de Informação Autárquica ao Consumidor", procedendo ao encaminhamento dos processos aí apresentados para as entidades competentes;
- c)Assegurar a receção e encaminhamento de documentação - eletrónica ou física - de origem externa que tenha por destino os restantes Serviços Municipais, através do Sistema de Gestão Documental;
- d)Organizar e controlar os processos de licenciamento da responsabilidade do serviço, emitir licenças e autorizações, e elaborar o expediente relativo a essa emissão e controlo do pagamento das taxas respetivas;
- e)Liquidar e cobrar de taxas, impostos e demais rendimentos do Município;
- f)Diligenciar pelo fornecimento, emitir e fornecer documentos e fotocópias de documentos de natureza administrativa;
- g)Diligenciar pela autorização e facilitar a consulta de processos por parte das pessoas que requerem;
- h)Elaborar e manter atualizadas as bases de dados, no âmbito da sua atuação, e fornecer informação específica que disponham às entidades e unidades orgânicas que delas careçam para execução das suas competências;
- i)Informar a chefia da Unidade Orgânica sobre o desenvolvimento das suas atividades e propor as soluções adequadas à melhoria dos serviços prestados;
- j)Apoiar nos procedimentos administrativos da Divisão;
- k)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos utilizadores internos e externos das plataformas eletrónicas do município, cuja responsabilidade seja do serviço.
- l)Acompanhar o processo de tratamento das ocorrências registadas no âmbito da aplicação Sou Cidadão, articulando a sua implementação com a Equipa para a Gestão Inteligente do Território;
3) Na Subunidade Orgânica de Expediente e Reprografia:
- a)Executar as tarefas inerentes à receção, distribuição e expedição da correspondência e outros documentos dentro dos prazos respetivos;
- b)Elaborar editais, preparar certidões e executar os serviços administrativos de carácter geral, não específicos de outras secções, ou de serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
- c)Assegurar o serviço de reprografia, procedendo à reprodução de documentos, à sua encadernação outras tarefas relacionadas para os serviços municipais e serviços exteriores à Câmara Municipal, de acordo com as normas existentes para o efeito;
- d)Apoio ao Ministério da Defesa Nacional, na distribuição dos editais de convocação dos/as jovens, para o Dia da Defesa Nacional, pelas Juntas de Freguesia e prestação de esclarecimentos às dúvidas colocadas pelos/as Munícipes;
- e)Dar apoio sobre assuntos específicos, conforme solicitação dos serviços e nos procedimentos administrativos da Divisão;
- f)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos utilizadores internos e externos das plataformas eletrónicas do município, cuja responsabilidade seja do serviço.
4) No Serviço de Apoio aos órgãos Autárquicos:
- a)Preparar a agenda respeitante aos assuntos a tratar em reunião da Câmara e da Assembleia Municipal, de acordo com as informações e despachos proferidos;
- b)Recolher e coordenar os assuntos tratados nas reuniões da Câmara, elaborando as respetivas atas;
- c)Dirigir aos serviços respetivos, a documentação submetida às reuniões e promover a necessária divulgação;
- d)Promover e coordenar os processos relativos aos atos eleitorais, censos, recenseamento eleitoral e suas atualizações;
- e)Apoiar os procedimentos administrativos da Divisão;
- f)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos utilizadores internos e externos das plataformas eletrónicas do município, cuja responsabilidade seja do serviço.
5) No Serviço Jurídico:
- a)Emitir pareceres e informações de natureza jurídica sobre atos, contratos, regulamentos dos serviços municipais;
- b)Promover o tratamento de queixas, reclamações ou exposições de natureza jurídica ou administrativa, formuladas pelos/as utentes dos serviços;
- c)Prestar apoio jurídico, em procedimentos desenvolvidos pelos serviços, tais como júris nos concursos públicos, processos de inquérito e disciplinares, execução fiscal, de contraordenação, ou outros;
- d)Apoiar todos os serviços municipais na elaboração e/ou revisão de regulamentos com e sem eficácia externa;
- e)Apoiar no estudo de soluções genéricas de procedimentos e a reengenharia de processos que seja necessária efetuar decorrente de alterações legais que ocorram;
- f)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos/às utilizadores/as internos/as e externos/as das plataformas eletrónicas do município, cuja responsabilidade seja do serviço.
6) No Serviço de Notariado e Contencioso:
- a)Providenciar pela recolha dos documentos necessários e pela realização de atos notariais, que nos termos da lei caibam ao notário privativo do Município e efetuar os correspondentes registos do património imobiliário;
- b)Colaborar e preparar processos de expropriação;
- c)Organizar e desenvolver processos de atualização de rendas;
- d)Acompanhar e diligenciar por manter atualizada toda a informação relativa ao património imóvel municipal, em estreia colaboração com a Divisão Financeira;
- e)Colaborar e, quando solicitado, desenvolver os procedimentos relativos à cedência dos imóveis municipais, em estreia colaboração com os serviços intervenientes, nomeadamente através do acompanhamento dos procedimentos pré-contratuais, da elaboração das peças de concurso e das minutas de contrato, desde que não específicos de outros serviços;
- f)Organizar e remeter os processos que careçam de visto do Tribunal de Contas;
- g)Apoiar nos procedimentos administrativos da Divisão;
- h)Promover pela centralização e por manter atualizadas as diversas versões dos regulamentos de aplicação na Autarquia, depois de aprovados;
- i)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos/às utilizadores/as internos/as e externos/as das plataformas eletrónicas do município, cuja responsabilidade seja do serviço.
- j)Articular a ligação do Município com os/as advogados/as que prestam serviço ao Município em processos judiciais e acompanhar cada um dos processos zelando pelo cumprimento rigoroso dos prazos;
- k)Instruir e promover toda a tramitação de processos de execução fiscal e acompanhar cada um dos processos zelando pelo cumprimento rigoroso dos prazos;
- l)Instruir e promover toda a tramitação de processos de contraordenação e acompanhar cada um dos processos zelando pelo cumprimento rigoroso dos prazos.