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Artigo 6.º — Encarregado da Proteção de Dados e Comité de Privacidade de Dados

Vigente desde: 11/12/2020
  1. 1 -A NOVA designa um Encarregado da Proteção de Dados ("EPD"), a quem incumbe, o exercício das competências previstas na lei, em especial as descritas nos artigos 37.º a 39.º do RGPD, bem como, entre outras, as seguintes tarefas:
    1. 1.1 -No que respeita à proteção de dados pessoais:
    2. a)Apoiar o Gestor da Privacidade de Dados na clarificação das questões colocadas pelos colaboradores, assegurando a sua confidencialidade sempre que tal for necessário;
    3. b)Apoiar a conceção e a atualização do registo de atividades de tratamento da NOVA e das respetivas unidades orgânicas e serviços;
    4. c)Aconselhar o Gestor de Privacidade de Dados no processo de aprovação de quaisquer situações de reutilização de dados, quando lhe sejam apresentadas pelo Gestor da Privacidade de Dados;
    5. d)Zelar pelo cumprimento dos direitos dos titulares dos dados junto da NOVA e pela resposta dos respetivos pedidos em tempo útil;
    6. e)Dar parecer sobre documentos e cláusulas contratuais relativos a operações de tratamento de dados pessoais;
    7. f)Prestar aconselhamento, quando tal lhe for solicitado, no que respeita à avaliação de impacto sobre a proteção de dados pessoais e controlar a sua realização;
    8. g)Nas novas operações de tratamento de dados fundadas no consentimento ou no(s) interesse(s) legítimo(s), avaliar os trâmites necessários para suportar a operação, incluindo o modelo de consentimento utilizado, o mecanismo da sua recolha e os meios da sua guarda e conservação;
    9. h)Controlar as novas operações de tratamento de dados pessoais efetuadas em suportes digitais, bem como as respetivas notas de privacidade de dados, condições de licitude, informações sobre o uso de cookies, e eventuais avaliações de impacto sobre a proteção de dados que possa ser necessário realizar;
    10. i)Avaliar, quando lhe seja solicitado, a transmissão de dados pessoais a uma parte terceira à NOVA, incluindo entidades fora da União Europeia;
    11. j)Controlar o desenho de medidas técnicas e organizativas em matéria de segurança dos dados pessoais;
    12. k)Liderar e acompanhar processos de auditoria externa, executados por Auditor Externo, contratado pela NOVA especificamente para aquele efeito;
    13. l)Funcionar como interlocutor com a CNPD quando a NOVA for contactada pela mesma;
    14. m)Apoiar a NOVA nos contactos a realizar junto da CNPD.
    15. 1.2 -No que respeita à conservação de dados pessoais:
    16. a)Controlar e atualizar o registo dos pedidos de apagamento por parte dos titulares dos dados;
    17. b)Autorizar situações de suspensão do apagamento de dados pessoais, quando tal lhe seja solicitado.
    18. 1.3 -No que respeita à gestão de incidentes com dados pessoais:
    19. a)Na sequência de uma solicitação do Gestor da Privacidade de Dados, avaliar o impacto, nos direitos e liberdades fundamentais do titular dos dados, de uma violação ou incidente de dados pessoais;
    20. b)Apoiar o Gestor da Privacidade de Dados e o Reitor, na elaboração da notificação à CNPD e aos titulares dos dados pessoais no caso de uma violação ou incidente de dados pessoais.
  2. 2 -A NOVA cumpre e cumprirá as obrigações resultantes da lei, em especial do artigo 38.º do RGPD, no que diz respeito à posição do EPD.
  3. 3 -O EPD está vinculado à obrigação de sigilo ou de confidencialidade no exercício das suas funções.
  4. 4 -O EPD da NOVA pode ser contactado, para esclarecimentos e exercício dos direitos do titular dos dados, através do endereço de correio eletrónico: [email protected].
  5. 5 -Para efeitos do disposto no n.º 2 do artigo 38.º do RGPD, o EPD é coadjuvado, em permanência, por uma equipa de responsáveis pela privacidade de dados e por um Gestor da Privacidade de Dados que, juntamente, compõem o Comité de Privacidade de Dados da NOVA.
  6. 6 -O Responsável pela Privacidade de Dados é o supervisor da área de proteção de dados de cada unidade orgânica ou serviço da NOVA. Para esse efeito, são-lhe atribuídas, nomeadamente, as seguintes funções:
    1. 6.1 -No que respeita à proteção de dados pessoais:
    2. a)Clarificar, em coordenação com Gestor da Privacidade de Dados, as questões que lhe sejam colocadas pelos colaboradores;
    3. b)Manter atualizada a documentação relevante da sua unidade orgânica ou serviço, nomeadamente as notas de privacidade de dados;
    4. c)Manter atualizado o registo de atividades de tratamento da sua unidade orgânica ou serviço;
    5. d)Comunicar ao Gestor da Privacidade de Dados novas operações de tratamento de dados pessoais da sua unidade orgânica ou serviço a incluir no registo de atividades de tratamento da NOVA;
    6. e)Transmitir ao Gestor da Privacidade de Dados quaisquer situações identificadas nas quais haja reutilização de dados pessoais para além das finalidades para as quais aqueles dados foram recolhidos;
    7. f)Recolher, isoladamente ou em coordenação com o Gestor da Privacidade de Dados, junto dos fornecedores, documentos e cláusulas contratuais relativos a operações de tratamento de dados pessoais e requerer parecer dos mesmos junto do EPD;
    8. g)Garantir, em coordenação com o Gestor da Privacidade de Dados, que os titulares dos dados pessoais são informados sobre a forma como os seus dados pessoais são tratados;
    9. h)Sinalizar novas operações de tratamento de dados pessoais que possam carecer de uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados pessoais e comunicá-las ao Gestor da Privacidade de Dados;
    10. i)Comunicar ao Gestor da Privacidade de Dados quaisquer novas operações de tratamento de dados pessoais que sejam fundadas no consentimento e no(s) interesse(s) legítimo(s);
    11. j)Comunicar ao Gestor da Privacidade de Dados todas as novas operações de tratamento de dados pessoais efetuados em suportes digitais;
    12. k)Sinalizar novos casos de transmissão de dados pessoais a uma parte terceira à NOVA, incluindo fora da União Europeia, e comunicá-los ao Gestor da Privacidade de Dados;
    13. l)Controlar, em coordenação com o Gestor da Privacidade de Dados, o desenho de medidas técnicas e organizativas em matéria de segurança dos dados pessoais;
    14. m)Zelar pelo cumprimento, na respetiva unidade orgânica ou serviço, do presente regulamento e da legislação aplicável em matéria de proteção de dados.
    15. 6.2 -No que respeita à conservação de dados pessoais:
    16. a)Comunicar ao Gestor da Privacidade de Dados quaisquer alterações relevantes para a atualização do plano de conservação e a tabela de seleção da sua unidade orgânica ou serviço.
    17. 6.3 -No que respeita à gestão de incidentes com dados pessoais:
    18. a)Identificar incidentes e violações de dados pessoais na respetiva unidade orgânica ou serviço e notificar o Gestor da Privacidade de Dados sempre que ocorra um incidente dessa natureza.
  7. 7 -O Gestor da Privacidade de Dados é o coordenador da proteção de dados de toda a NOVA, sendo responsável pela coordenação da equipa de Responsáveis pela Privacidade de Dados, e por garantir o cumprimento do presente regulamento em toda a NOVA. Para esse efeito, são-lhe atribuídas, entre outras, as seguintes funções:
    1. 7.1 -No que respeita à proteção de dados pessoais:
    2. a)Clarificar, em coordenação com o(s) Responsável(eis) pela Privacidade de Dados, as questões que lhe sejam colocadas pelos colaboradores;
    3. b)Manter atualizada a documentação relevante, nomeadamente as notas de privacidade de dados da NOVA, bem como as políticas existentes;
    4. c)Enquadrar, no registo das atividades de tratamento da NOVA, as operações de tratamento de dados das unidades orgânicas que lhe forem comunicadas pelo(s) Responsável(eis) pela Privacidade de Dados;
    5. d)Analisar e aprovar, consultando o EPD sempre que necessário, quaisquer situações nas quais haja reutilização de dados pessoais para além das finalidades para as quais aqueles dados foram recolhidos, quando tal lhe seja transmitido pelo(s) Responsável(eis) pela Privacidade de Dados;
    6. e)Recolher, junto dos fornecedores da respetiva unidade orgânica ou serviço, e em coordenação com o respetivo Responsável pela Privacidade de Dados, documentos e cláusulas contratuais relativas a operações de tratamento de dados pessoais e requerer parecer sobre os mesmos junto do EPD;
    7. f)Garantir, isoladamente ou em coordenação com o(s) Responsável(eis) pela Privacidade de Dados, que os titulares dos dados são informados sobre a forma como os seus dados pessoais são tratados;
    8. g)Avaliar a pertinência e coordenar a realização de avaliações de impacto sobre a proteção de dados, requerendo a colaboração do EPD sempre que a mesma for necessária;
    9. h)Comunicar ao EPD quaisquer novas operações de tratamento de dados pessoais que sejam fundadas no consentimento e no(s) interesse(s) legítimo(s);
    10. i)Comunicar ao EPD todas as novas operações de tratamento efetuadas em suportes digitais;
    11. j)Solicitar ao EPD a avaliação da transmissão de dados pessoais a uma parte terceira à NOVA, incluindo a entidades fora da União Europeia;
    12. k)Controlar, em coordenação com o EPD e com o(s) Responsável(eis) pela Privacidade de Dados, o desenho de medidas técnicas e organizativas em matéria de segurança dos dados pessoais;
    13. l)Determinar a periodicidade de sessões de formação e da necessidade de divulgação de materiais informativos junto da comunidade da NOVA;
    14. m)Zelar pelo cumprimento deste regulamento.
    15. 7.2 -No que respeita à conservação de dados pessoais:
    16. a)Gerir e implementar a política de conservação de dados pessoais da NOVA;
    17. b)Manter atualizado o plano de conservação e tabela de seleção da NOVA;
    18. c)Rever anualmente a necessidade e os prazos de conservação de dados pessoais;
    19. d)Monitorizar a legislação relevante sobre conservação de dados pessoais;
    20. e)Definir e operacionalizar, juntamente com a divisão informática da NOVA, o apagamento e/ ou anonimização dos dados pessoais e comunicá-los ao EPD.
    21. 7.3 -No que respeita à gestão de incidentes com dados pessoais:
    22. a)Liderar a equipa de resposta a incidentes e violações de dados pessoais nomeada pelo Reitor da NOVA;
    23. b)Propor revisões periódicas à Política de Gestão de Incidentes e sujeitá-las a aprovação reitoral;
    24. c)Documentar os procedimentos e ferramentas de deteção de incidentes e violações de dados pessoais adotados pela NOVA;
    25. d)Identificar e notificar o respetivo Responsável pela Privacidade de Dados sempre que ocorra um incidente com dados pessoais não identificados por este;
    26. e)Atualizar e classificar os incidentes e violações de dados pessoais sob a forma de registo;
    27. f)Decidir quais as partes ou prestadores de serviços externos que deverão ser incluídos na resolução do incidente ou violação de dados pessoais;
    28. g)Em coordenação com o Reitor, notificar, caso necessário, a Comissão Nacional de Proteção de dados pessoais e os titulares dos dados pessoais do incidente ou violação de dados pessoais.
  8. 8 -O Comité de Privacidade de Dados da NOVA, bem como a sua composição, devem ser amplamente divulgados junto da comunidade da NOVA.
  9. 9 -Qualquer titular de dados pessoais deve ter fácil acesso, em especial por via eletrónica, ao EPD e ao Gestor da Privacidade de Dados, de forma a colocar dúvidas, pedidos de informação, ou fazer reclamações.
  10. 10 -Se o titular dos dados pessoais desejar manter o anonimato, deve informar o Gestor da Privacidade de Dados ou, preferencialmente, contactar o EPD.
  11. 11 -Sempre que o EPD ou o Gestor da Privacidade de Dados não puderem resolver uma reclamação ou dar resposta a uma violação do presente regulamento, o Reitor deve ser consultado.
  12. 12 -Qualquer comunicação feita à CNPD deve ser efetuada pelo Reitor, apoiado pelo Gestor de Privacidade de Dados e consultado o EPD.

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