Art.º 37 · Despacho n.º 12148/2019 — Subunidade de Aprovisionamento e Contratação Pública

1 -À Subunidade de Aprovisionamento e Contratação Pública compete, no âmbito da contratação pública:
1. a)Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação, e proceder aos registos de todos os procedimentos de contratação nos suportes informáticos em vigor, bem como nas plataformas e portais públicos, sempre que legalmente exigido;
2. b)Elaborar o plano anual de contratação (englobando fornecimento de bens, prestação de serviços e empreitadas de obras públicas) e promover a sua execução;
3. c)Coordenar e gerir todos os procedimentos conducentes à adjudicação, de empreitadas de obras públicas, de aquisições de bens e serviços, assim como de concessões de obras e serviços públicos pelo Município, desde o seu início ou lançamento até à respetiva adjudicação e contratação, decorrentes do regime jurídico inserto no Código dos Contratos Públicos e demais legislação complementar;
4. d)Assegurar os procedimentos necessários à contratação de aquisição de bens, prestação de serviços, empreitadas de obras públicas e concessões, em colaboração com os diferentes serviços municipais, promovendo a normalização dos bens adquiridos;
5. e)Assegurar o lançamento dos todos os procedimentos tendentes à contratação para aquisição de bens e serviços e de empreitadas do Município, sob proposta e apreciação técnica dos serviços, instruindo, acompanhando e organizando os procedimentos pré-contratuais, de acordo com a legislação aplicável e respeitando os melhores critérios de gestão económica, financeira e de qualidade;
6. f)Proceder à elaboração de convites, programas de concurso, cadernos de encargos e outros documentos necessários ao lançamento dos procedimentos concursais para aquisição de bens e serviços e organizar a informação para a celebração dos respetivos contratos, solicitando a colaboração das demais unidades orgânicas sempre que isso se mostrar necessário, designadamente para a redação das cláusulas técnicas;
7. g)Elaborar relatórios preliminares, relatórios finais, convites, audiências prévias, notificação de adjudicação/pedido de documentos, contratos, etc., utilizando a plataforma eletrónica adquirida para o efeito, solicitando a colaboração das demais unidades orgânicas sempre que isso se mostrar necessário, designadamente nas atividades de admissão, exclusão e avaliação de propostas de procedimentos concursais relativos à sua área de atuação;
8. h)Garantir a seleção dos fornecedores (em consultas e ajuste direto) de acordo com a respetiva avaliação contínua;
9. i)Proceder a todas as publicitações legalmente exigíveis, inerentes ao desenvolvimento do procedimento;
10. j)Compilar e verificar toda a documentação necessária à celebração de contrato;
11. k)Elaborar as minutas dos contratos (adicionais) que consubstanciem modificações objetivas aos respetivos contratos iniciais, diligenciando pela sua aprovação;
12. l)Proceder à promoção, gestão e controlo de todos os contratos no âmbito da contratação pública em articulação com o gestor do contrato (proposto pelo serviço requisitante para cada contrato e com a função de acompanhar a sua execução);
13. m)Assegurar a avaliação dos fornecedores e manter atualizada a base de dados de fornecedores;
14. n)Preparar, com a colaboração dos serviços competentes, os processos de concurso de concessão desencadeados pelo Município, assegurando os procedimentos administrativos correspondentes;
15. o)Promover a celebração de contratos de fornecimento contínuo de bens de consumo permanente;
16. p)Gerir os contratos de fornecimento de bens, designadamente quanto ao cumprimento dos prazos de entrega e condições de fornecimento contratadas;
17. q)Determinar, fixar e controlar os consumos médios dos serviços, fornecendo os elementos necessários à elaboração do orçamento anual;
18. r)Colaborar na elaboração e atualização do plano de catalogação e codificação dos artigos;
19. s)Realizar prospeções do mercado com vista a localizar os fornecedores e artigos necessários à atividade do município;
20. t)Efetuar análises sobre os fornecedores, designadamente no que respeita às suas capacidades e condições de fornecimento, procedendo à atualização do respetivo registo sem prejuízo do cumprimento do RGPD;
21. u)Tipificar, em colaboração com os restantes serviços, os bens e serviços alvo de aquisição, de forma a uniformizar, quando possível, as respetivas referências;
22. v)Realizar a componente estratégica das compras do município (aumentando a capacidade negocial perante os fornecedores e prestadores de serviço);
23. w)Adotar o procedimento de aquisição mais adequado, nos termos da legislação em vigor;
24. x)Gerir a plataforma de contratação pública eletrónica;
25. y)Elaborar notas de encomenda e requisições, procedendo, em colaboração com a Subunidade de Contabilidade, ao seu compromisso;
26. z)Proceder ao registo de todos os processos de aquisição nos suportes em vigor e mantê-los atualizados;
27. aa)Proceder ao controlo das compras ou contratos, nomeadamente através da vigilância de prazos e verificação de quantidades e qualidades, com base na consulta aos dados disponíveis no serviço de armazém;
28. bb)Manter com os armazéns e economato uma articulada troca de informações sobre a situação dos processos de aquisição, receção de materiais e eventuais necessidades de renovação de stocks;
29. cc)Controlar os prazos de entrega dos bens, avisando os fornecedores em caso de atraso na entrega dos bens e serviços;
30. dd)Assegurar o esclarecimento do público nos assuntos relacionados com a atividade do setor;
31. ee)Receber as faturas relativas aos fornecimentos executados e garantir a sua conferência com o processo de despesa promovido e posterior envio da fatura para conferência junto dos respetivos serviços requisitantes;
32. ff)Receção de faturas conferidas pelos serviços requisitantes, promovendo o envio do processo completo de despesa (informação de cabimento, requisição externa e fatura) para a Subunidade de Contabilidade para liquidação;
33. gg)Manter atualizados os registos dos ficheiros de materiais e fornecedores e condições de aquisição sem prejuízo do cumprimento do RGPD;
34. hh)Efetuar mapas, relatórios e estatísticas sobre os processos de aquisição elaborados anualmente no setor;
35. ii)Promover, no Portal dedicado aos Contratos Públicos, todas as publicitações obrigatórias referentes aos contratos tramitados pela subunidade;
36. jj)Promover o procedimento conducente à liberação ou acionamento de cauções;
37. kk)Instruir e remeter os processos aquisitivos para fiscalização do Tribunal de Contas;
38. ll)Informar tecnicamente todas as questões suscitadas na fase de formação dos contratos;
39. mm)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara.
2 -À Subunidade de Aprovisionamento e Contratação Pública compete, no âmbito dos armazéns e economato:
1. a)Administrar os artigos de consumo corrente existentes e proceder à sua distribuição interna, propondo medidas tendentes a racionalizar as aquisições de material e os consumos;
2. b)Proceder ao registo de entradas em armazém através de guias de remessa e notas de devolução;
3. c)Garantir a conservação dos bens em stock;
4. d)Promover uma eficiente gestão de stocks, evitando-se a sua rotura;
5. e)Estabelecer stocks de segurança e pontos de encomenda;
6. f)Zelar pela correta arrumação e conservação dos artigos armazenados;
7. g)Velar pela segurança e arrumação física dos armazéns;
8. h)Assegurar as ações prévias necessárias à satisfação imediata, sempre que possível, das requisições internas, através de materiais existentes em armazém e que sejam armazenáveis;
9. i)Controlar e acompanhar, pelos meios adequados, todas as requisições internas, por forma a empreender medidas de racionalização e de imputação de custos, bem como manter atualizadas as fichas de existências e o controlo de materiais em armazém;
10. j)Rececionar os bens e materiais enviados pelos fornecedores, procedendo à conferência de guias de remessa e certificar, após verificação, a sua quantidade e qualidade;
11. k)Registar, correta e atempadamente, as entradas e saídas de cada bem ou material armazenado, através das requisições emitidas pelos respetivos serviços após a autorização dos responsáveis;
12. l)Promover a definição de materiais de stock e a fixação de quantidades económicas de encomenda;
13. m)Cumprir com o disposto nas fichas técnicas dos produtos em armazém;
14. n)Rececionar os pedidos de material através de requisições internas visadas pelo respetivo dirigente de serviço;
15. o)Manter organizado o armazém;
16. p)Conferir as qualidades e quantidades dos materiais adquiridos pela edilidade, através de uma competente inspeção de receção, e proceder à armazenagem dos bens;
17. q)Vigiar os prazos de validade dos produtos e emitir alertas sempre que se mostre necessário;
18. r)Organizar e manter atualizado o inventário das existências em armazém;
19. s)Estudar soluções para o tratamento dos artigos obsoletos, defeituosos ou de morosa rotação;
20. t)Colaborar na realização de inventários periódicos dos artigos em armazém e economato;
21. u)Elaborar o inventário anual, em termos quantitativos e qualitativos, em conformidade com as normas legais ou orientações estabelecidas;
22. v)Implementar medidas que facilitem a receção, conferência, arrumação de bens e a sua referenciação visando os acessos e movimentação;
23. w)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
3 -A subunidade será coordenada por um trabalhador com a categoria de coordenador técnico, conforme previsto na lei.

Artigo 37.º — Subunidade de Aprovisionamento e Contratação Pública

Histórico de Alterações