Art.º 8 · Despacho n.º 12481/2019 — Divisão de Atendimento e Administração Geral

1 -A missão da Divisão de Atendimento e Administração Geral é assegurar o atendimento municipal, o apoio aos órgãos municipais, a gestão do expediente, o arquivo municipal e a condução de procedimentos inerentes a licenciamentos não atribuídos a outras unidades orgânicas.
2 -À Divisão de Atendimento e Administração Geral compete em termos gerais:
1. 2.1 -Assegurar a gestão dos processos de licenciamento;
2. 2.2 -Gerir o atendimento municipal presencial, eletrónico e telefónico;
3. 2.3 -Assegurar o cumprimento das atribuições da câmara municipal no âmbito do Julgado de Paz de Palmela.
4. 2.4 -Gerir o expediente municipal;
5. 2.5 -Assegurar o apoio técnico-administrativo e logístico aos Órgãos Municipais;
6. 2.6 -Gerir o arquivo municipal.
3 -À Divisão de Atendimento e Administração Geral compete nomeadamente:
1. 3.1 -Na área de licenciamentos,
2. a)Instruir os processos de licenciamento de todas as atividades cuja competência esteja atribuída à câmara municipal e que nos termos do presente regulamento não sejam da responsabilidade expressa de outras unidades orgânicas;
3. b)Emitir faturas respeitantes a venda de bens e serviços, bem como processar guias de receita.
4. 3.2 -Na área de expediente,
5. a)Registar e encaminhar a correspondência geral da câmara municipal;
6. b)Elaborar certidões de documentação relativa ao departamento em que se insere;
7. c)Assegurar os procedimentos relativos à elaboração de editais, consultas públicas, registo de alvarás de loteamento, providenciando a respetiva publicitação e publicação no Diário da República sempre que necessário;
8. d)Assegurar a abertura, encerramento e vigilância do edifício dos Paços do Concelho;
9. e)Gerir a execução dos pedidos de reprodução de documentos à reprografia.
10. 3.3 -Na área do apoio aos órgãos municipais,
11. a)Coordenar e programar todas as ações e procedimentos de apoio ao funcionamento dos órgãos municipais;
12. b)Encaminhar para as unidades orgânicas competentes as deliberações dos órgãos municipais;
13. c)Elaborar certidões relativas a matérias objeto de deliberação dos órgãos municipais;
14. d)Manter atualizados registos, devidamente classificados, dos assuntos que tenham sido objeto de deliberação dos órgãos municipais;
15. e)Receber e organizar todas as propostas e documentos anexos a submeter à deliberação dos órgãos municipais, e elaborar as propostas de "Ordem do Dia";
16. f)Assegurar o processo de marcação e divulgação das reuniões dos órgãos municipais;
17. g)Manter atualizada toda a informação relativa à composição do executivo dos órgãos municipais;
18. h)Elaborar e distribuir as atas das reuniões dos órgãos municipais;
19. i)Assegurar a publicitação das deliberações dos órgãos municipais;
20. j)Assegurar o apoio à realização de atos eleitorais e referendos.
21. 3.4 -Na área do arquivo municipal,
22. a)Elaborar propostas de normas e procedimentos relativos à gestão e organização da documentação da câmara municipal, em estreita colaboração com a Divisão de Organização e Sistemas de Informação;
23. b)Gerir o acervo documental da autarquia;
24. c)Assegurar o depósito, seleção, tratamento, conservação e eliminação dos documentos municipais, nos termos da legislação aplicável;
25. d)Garantir a guarda e a preservação do espólio arquivístico histórico municipal em condições adequadas, bem como a sua promoção e divulgação junto de munícipes e outros/as cidadãos/ãs, em estreita cooperação com a Divisão de Bibliotecas e Património Cultural;
26. e)Identificar, inventariar e gerir fundos documentais com comprovado interesse histórico para o concelho de Palmela em estreita colaboração com outras unidades orgânicas, garantindo a sua conservação e organização;
27. f)Assegurar a divulgação regular de informação sobre os fundos documentais, municipais ou privados, organizados ou não, localizados no concelho;
28. g)Promover contactos com outras entidades no sentido de obter, em regime de aquisição, depósitos ou empréstimos, fundos documentais com interesse histórico.

Artigo 8.º — Divisão de Atendimento e Administração Geral

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