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Artigo 3.º — Unidade Orgânica Flexível Administrativa de 2.º Grau

Vigente desde: 03/11/2022
  1. 1 -A Unidade Orgânica Flexível Administrativa de 2.º Grau (UOFA) tem como missão garantir a prestação de todos os serviços de suporte que assegurem o regular funcionamento dos serviços municipais da respetiva unidade.
  2. 2 -À UOFA compete:
    1. a)Assegurar a direção dos recursos humanos da UOFA, em conformidade com as deliberações da Câmara Municipal e as ordens do Presidente da Câmara, ou do Vereador com responsabilidade política na Direção da UOFA;
    2. b)Gerir, planear, coordenar e controlar, as atividades da UOFA, de acordo com o plano de ação definido, proceder à avaliação dos resultados alcançados e elaborar os relatórios de atividade;
    3. c)Assegurar a elaboração de propostas de instruções circulares normativas, posturas e regulamentos necessários ao exercício da atividade da UOFA;
    4. d)Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;
    5. e)Preparar e/ou visar o expediente, as informações e os pareceres necessários à decisão dos órgãos municipais, do Presidente da Câmara ou o Vereador com responsabilidade política na direção da UOFA;
    6. f)Certificar os factos e atos que constem dos arquivos municipais, sem prejuízo da competência nesta matéria confiada a outros serviços;
    7. g)Promover a distribuição por todos os serviços municipais das normas internas e outras diretivas de caráter genérico;
    8. h)Assegurar a organização e dar sequência a todos os processos e assuntos de caráter administrativo que não estejam especificamente afetos a qualquer outro serviço;
    9. i)Promover a elaboração de protocolos ou acordos de parceria a celebrar entre o município e outras entidades, efetuando o reencaminhamento para os serviços intervenientes;
    10. j)Coordenar os serviços gerais;
    11. k)Garantir o cumprimento das normas de controlo interno na esfera da gestão administrativa;
  3. 3 -Na situação de falta, ausência ou impedimento do dirigente 2.º grau (Chefe de Divisão) da UOFA, a sua substituição será assegurada nos termos legais. Caso não esteja provido o respetivo lugar, a atividade da Unidade Orgânica poderá ser coordenada por trabalhador que a ela se encontre adstrito, sendo a sua designação efetuada por despacho do Presidente da Câmara.
  4. 4 -A UOFA desenvolve as suas funções em diversos âmbitos, nomeadamente:
    1. a)Subunidade Orgânica Administrativa, Taxas, Licenças e Atendimento ao Cidadão (SOATLAC);
    2. b)Subunidade Orgânica Gestão de Recursos Humanos (SOGRH);
    3. c)Serviço de Biblioteca (SB);
    4. d)Serviço de História e Arquivo (SHA);
    5. e)Serviço Jurídico e de Contencioso (SJC);
    6. f)Serviço de Apoio aos Órgãos Autárquicos (SAOA);
    7. g)Serviços Gerais (SG);
    8. h)Serviço de Controlo Metrológico (SCM).
  5. 5 -À Subunidade Orgânica Administrativo, Taxas, Licenças e Atendimento ao Cidadão (SOATLAC) compete:
    1. a)Rececionar, classificar, registar e distribuir a correspondência remetida pelo Gabinete de Apoio ao Presidente;
    2. b)Arquivar regulamentos, protocolos e demais documentos, recebidos ou produzidos pelos diversos serviços municipais;
    3. c)Proceder à liquidação de taxas, licenças e outras receitas, nos termos dos regulamentos em vigor;
    4. d)Emitir as guias de receita referentes às receitas municipais;
    5. e)Expedir avisos e editais para pagamento de licenças, taxas e outras receitas municipais;
    6. f)Promover a execução das ações necessárias para o desenrolar dos atos eleitorais, referendários e de recenseamento geral da população;
    7. g)Promover a execução de tarefas relativas ao Dia da Defesa Nacional;
    8. h)Passar atestados e certidões quando autorizados;
    9. i)Assegurar a ativação de passes escolares e o controlo das cobranças de todas as receitas provenientes de transportes escolares;
    10. j)Registar e manter atualizados os registos relativos à atividade cemiterial, designadamente: registo de inumações, trasladações, exumações, bem como, organizar processos de concessões de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo atualizado o respetivo registo;
    11. k)Superintender no arquivo geral administrativo do município e propor a adaptação de planos adequados de arquivo;
    12. l)Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos próprios do serviço;
    13. m)Emitir os cartões de desportista e organizar os respetivos processos;
    14. n)Emitir os certificados de registo de cidadãos comunitários e organizar os respetivos processos;
    15. o)Instrução do processo de licenciamento dos recintos itinerantes e improvisados e organizar os respetivos processos;
    16. p)Instrução do processo de licenciamento dos recintos de espetáculos e divertimentos públicos e organizar os respetivos processos;
    17. q)Instrução do processo de licenciamento de atividades diversas anteriormente cometidas aos Governos Civis e organizar os respetivos processos;
    18. r)Proceder ao licenciamento dos veículos automóveis ligeiros de passageiros afetos ao transporte público de aluguer e organizar os respetivos processos;
    19. s)Propor soluções para simplificação e uniformização dos procedimentos administrativos;
    20. t)Receber, tratar e canalizar as reclamações e sugestões dos munícipes e de quaisquer outros cidadãos, tendo em vista a resposta adequada às mesmas;
    21. u)Conferir as cobranças das taxas dos equipamentos desportivos e emitir as respetivas guias de receita;
    22. v)Estudar e manter atualizada a legislação aplicada ao respetivo serviço.
  6. 6 -À Subunidade Orgânica de Gestão de Recursos Humanos (SOGRH) compete:
    1. a)Efetuar a gestão previsional de recursos humanos para a autarquia;
    2. b)Promover o recrutamento e seleção de trabalhadores e organizar os processos de admissão;
    3. c)Lavrar contratos de admissão de pessoal;
    4. d)Instruir os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores, nomeadamente os relativos ao subsídio familiar a crianças e jovens, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;
    5. e)Emitir os cartões de identificação pessoal e manter atualizado o seu registo;
    6. f)Assegurar e manter organizado o cadastro do pessoal, bem como o registo e controlo de assiduidade, férias, faltas e licenças;
    7. g)Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos aos trabalhadores municipais;
    8. h)Elaborar a proposta de mapa de pessoal e respetivas alterações e o balanço social do município;
    9. i)Promover a verificação de faltas ou licenças;
    10. j)Manter atualizado o registo da assiduidade e das e das férias, faltas e licenças;
    11. k)Elaborar o mapa de férias e mantê-lo atualizado com as alterações introduzidas;
    12. l)Promover a conferência do relógio de ponto, das horas extraordinárias e das ajudas de custo;
    13. m)Estudar e manter atualizada a legislação aplicada ao pessoal;
    14. n)Elaborar o diagnóstico de necessidades, colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional dos trabalhadores municipais e elaborar o plano de formação;
    15. o)Elaborar as fichas e mapas mensais e anuais do IRS e de outros impostos ou descontos obrigatórios;
    16. p)Promover, coordenar e monitorizar a aplicação do SIADAP;
    17. q)Elaborar as candidaturas relativas a programas ocupacionais formação e estágios, acompanhando a sua execução física e financeira e gerir os protocolos ou acordos celebrados com entidades parceiras, designadamente com o centro ou o instituto do emprego;
    18. r)Assegurar procedimentos necessários à aplicação dos sistemas de higiene, saúde e segurança no trabalho;
    19. s)Reporte na aplicação SIIAL à DGAL, no que diz respeito aos Recursos Humanos.
  7. 7 -Ao Serviço de Biblioteca (SB) compete:
    1. a)Propor formas de contacto com organismos oficiais públicos, privados e associativos, com vista ao estabelecimento de políticas de desenvolvimento da biblioteca;
    2. b)Assegurar o funcionamento da biblioteca municipal e o atendimento dos utilizadores de acordo com a regulamentação interna;
    3. c)Assegurar o funcionamento do espaço internet;
    4. d)Assegurar a aquisição continuada e criteriosa de livros, publicações periódicas, documentos sonoros e audiovisuais e outro tipo de documentação, mantendo atualizados os catálogos e outros registos documentais relativos ao espólio da Biblioteca;
    5. e)Assegurar a salvaguarda e manutenção do acervo documental que lhe está afeto, mediante regras técnicas de segurança superiormente determinadas;
    6. f)Assegurar a manutenção de um serviço itinerante da Biblioteca junto dos estabelecimentos de ensino, creches e outros locais do concelho;
    7. g)Promover atividades em cooperação com bibliotecas congéneres, com entidades e organismos culturais, em especial com os do concelho;
    8. h)Dinamizar formas de incentivo à leitura, particularmente entre as crianças e os jovens, em articulação estreita com as escolas;
    9. i)Recolher e elaborar estatísticas referentes às aquisições, ofertas e permutas;
    10. j)Assegurar a inscrição de leitores e gestão de empréstimos e devoluções;
    11. k)Fazer o controlo e gestão das assinaturas dos periódicos.
  8. 8 -Ao Serviço de História e Arquivo (SHA) compete:
    1. a)Proceder à organização, proteção/conservação dos diversos fundos documentais do Arquivo Histórico do Concelho de Monforte;
    2. b)Assegurar a crescente prática da gestão integrada da documentação produzida nos diversos serviços da Câmara Municipal ao nível do arquivo ativo ou corrente, assegurando a articulação com o arquivo intermédio e igualmente com o arquivo definitivo ou histórico;
    3. c)Proceder à informatização dos diversos fundos documentais existentes no arquivo histórico de acordo com a norma internacional de descrição arquivística (ISADG) e disponibilizar via Web, aproveitando as novas tecnologias de comunicação;
    4. d)Elaborar instrumentos de descrição arquivística tais como: guia de fundos, catálogos, ou ainda inventários;
    5. e)Apoiar os utilizadores ou investigadores que requeiram os serviços do arquivo histórico;
    6. f)Continuar a aplicar a prática da seleção e eliminação de documentação de acordo com a legislação portuguesa em vigor e respetivo processamento administrativo, incluindo os autos de eliminação de documentação;
    7. g)Proceder a trabalhos/estudos de investigação histórica na área do concelho de Monforte para posterior publicação e divulgação;
    8. h)Promover ações de comunicação e educação acerca do espólio documental tais como: visitas guiadas às instalações do arquivo histórico; exposições, ateliers pedagógicos, sessões de audiovisuais de componente histórica, jornadas, ações de formação, cursos especializados;
    9. i)Desenvolver contactos e promover a celebração de parcerias ou protocolos com a Administração Central ou outras entidades públicas ou privadas no domínio dos arquivos;
    10. j)Implementar progressivamente uma política de substituição de suporte de determinados documentos, caso se justifique;
    11. k)Estudo, preservação e divulgação do património imaterial do concelho de Monforte, de acordo com os parâmetros da legislação portuguesa relativa à defesa e divulgação do património imaterial em Portugal.
  9. 9 -Ao Serviço Jurídico e de Contencioso (SJC), compete:
    1. a)Prestar informações técnicas jurídicas sobre quaisquer processos ou questões que lhe sejam submetidas pela câmara municipal ou pelo seu presidente;
    2. b)Estudar a legislação e o conjunto de normas com interesse para o município e assegurar a sua divulgação pelos serviços, providenciando, sempre que necessário, pela sua correta compreensão e aplicação;
    3. c)Realizar estudos, emitir informações e pareceres de caráter jurídico e assegurar o apoio técnico às restantes unidades orgânicas da câmara municipal;
    4. d)Elaborar as minutas de contratos e outros atos sujeitos a reconhecimento notarial, bem como analisar e propor minutas de protocolos e demais instrumentos jurídicos em que o município seja parte ou tenha interesse;
    5. e)Proceder à instrução de processos de mera averiguação, de inquérito, sindicância ou disciplinares, a que houver lugar por determinação superior;
    6. f)Articular com advogados a representação nas ações propostas pela câmara municipal ou contra ela;
    7. g)Assegurar, em articulação com advogados, a defesa dos titulares dos órgãos ou dos funcionários quando sejam demandados em juízo, pelo exercício das suas funções, salvo quando o município surja como contraparte destes;
    8. h)Coordenar os processos de expropriação e de constituição de servidões administrativas;
    9. i)Analisar as exposições e reclamações recebidas e promover a sua resolução nos termos legais;
    10. j)Assegurar todas as tarefas de caráter administrativo respeitante aos processos de execuções fiscais, contencioso e contraordenações, designadamente promovendo a respetiva instrução e elaborando os relatórios para decisão;
    11. k)Cumprir e fazer cumprir as decisões exaradas sobre estes processos e manter atualizado o respetivo registo e arquivo;
    12. l)Apoiar as ligações funcionais com os serviços de fiscalização e outros serviços ou entidades responsáveis pela instrução dos autos/participações;
    13. m)Apoiar a organização dos processos de embargo, demolição e posse administrativa.
  10. 10 -Ao Serviço de Apoio aos Órgãos Autárquicos (SAOA) compete:
    1. a)Certificar, mediante despacho superior, os factos ou atos que constem dos arquivos municipais que não sejam de caráter confidencial e, independentemente de despacho, a matéria que conste das atas das reuniões dos órgãos autárquicos;
    2. b)Assegurar os procedimentos relativos a atos ou ações de caráter geral não especificamente cometidos a outros serviços, relacionados com o funcionamento dos órgãos autárquicos;
    3. c)Coordenar e dar apoio aos atos solenes de instalação dos órgãos do município;
    4. d)Prestar apoio às reuniões de Câmara Municipal, nomeadamente a preparação da reunião, elaboração de convocatórias, agendas e redação e subscrição das atas;
    5. e)Prestar apoio às reuniões de Assembleia Municipal, nomeadamente a elaboração de convocatórias, agendas e atas;
    6. f)Assegurar a difusão das deliberações, decisões e diretivas dos órgãos municipais, pelos meios adequados;
    7. g)Promover o encaminhamento dos processos, após aprovação das deliberações, para os serviços responsáveis pela sua execução e garantir a assinatura dos documentos originais, presentes a reunião de câmara pelo executivo;
    8. h)Organizar e manter atualizada o ficheiro de membros da assembleia municipal;
    9. i)Proceder à recolha dos elementos para efeitos de pagamento das senhas de presença e transportes aos vereadores e membros da assembleia municipal.
  11. 11 -Aos Serviços Gerais (SG) compete:
    1. a)Assegurar o serviço de telefone, receção e encaminhamento de chamadas telefónicas, realização de chamadas telefónicas para o exterior;
    2. b)Executar os trabalhos de limpeza e manutenção de edifícios;
    3. c)Garantir o serviço de portaria;
    4. d)Execução dos trabalhos de reprografia de apoio aos serviços municipais;
    5. e)Expedir a correspondência e outros documentos.
  12. 12 -Ao Serviço de Controlo Metrológico (SCM) compete:
    1. a)Promover a realização das tarefas de controlo metrológico da competência do município, fiscalizando o cumprimento das normas aplicáveis;
    2. b)Orientar e coordenar o trabalho de aferição, conferir os talões de cobrança e passar as respetivas guias de receita e anulação de receita;
    3. c)Remeter à subunidade competente os autos de contraordenação levantados por infração às normas relativas ao controlo metrológico;
    4. d)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.

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