A Divisão de Gestão Documental, designada abreviadamente por DGD, tem por missão assegurar a gestão integrada de toda a informação municipal, independentemente do seu suporte, desde a fase da sua receção ou produção, passando pela sua correta tramitação administrativa, até à fase da avaliação, seleção final, arquivo e posterior divulgação.
- 1 -A DGD integra o Serviço de Expediente (SE) e o Serviço de Arquivo Municipal (SAM), aos quais compete, nomeadamente as seguintes funções:
- 1.1 -Serviço de Expediente (SE):
- a)Assegurar os serviços de receção, registo e encaminhamento do correio postal e correio eletrónico dirigido ao município, bem como a expedição de todo correio para o exterior;
- b)Gerir e centralizar a circulação interna dos documentos físicos;
- c)Garantir a normalização de documentos, fazendo cumprir as normas de referência;
- d)Assegurar a elaboração de Editais e proceder à divulgação de atos administrativos, das decisões e diretivas dos órgãos municipais pelos meios adequados, assim como proceder à divulgação da informação institucional através da Intranet e do Portal Institucional em articulação com a área da Comunicação;
- e)Assegurar a divulgação interna e externa de atos administrativos e outros documentos, e a sua publicação no Diário da República;
- f)Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões e autenticações.
- 1.2 -Serviço de Arquivo Municipal (SAM):
- a)Garantir a gestão de toda a documentação produzida e recebida pelo município, independentemente do tipo de suporte, promovendo a sua preservação, tratamento arquivístico, acesso e comunicação de acordo com o Regulamento do Arquivo Municipal;
- b)Administrar o Sistema Eletrónico de Gestão Documental, definindo a sua utilização em termos de classificação documental e acessos, assim como promover e sensibilizar para as boas práticas administrativas na sua utilização;
- c)Gerir o arquivo intermédio municipal, coordenando todas as tarefas de recolha e tratamento de documentação municipal, procedendo à sua avaliação, seleção e eliminação de acordo com a legislação em vigor;
- d)Gerir o serviço de digitalização de documentação municipal, procedendo ao prévio tratamento arquivístico da documentação a digitalizar contribuindo dessa forma para uma política ativa de modernização administrativa através da disponibilização imediata da informação aos interessados;
- e)Gerir o arquivo histórico municipal enquanto centro de memória, identidade e polo de história local, promovendo ainda a identificação, recolha e tratamento arquivístico de fundos documentais públicos ou privados com manifesto interesse histórico para o município assegurando a sua correta divulgação através de uma política ativa de difusão, da promoção de edições, exposições dedicadas e no dimensionamento de um Serviço Educativo à comunidade;
- f)Coordenar a implementação de uma política de apoio técnico a entidades externas, sempre que esteja em causa a preservação de património arquivístico com manifesto interesse histórico para o município;
- g)Apoiar as ações de estudo e divulgação da documentação e fontes existentes no Arquivos Municipal, nomeadamente aquelas conducentes à investigação e à publicação de trabalhos com interesse histórico para o município;
- h)Promover todas as diligências junto dos serviços municipais para que estes respeitem regras uniformes de organização nos seus arquivos de modo a que sejam convenientemente conservados e tratados arquivisticamente;
- i)Promover a aquisição de espécies e coleções de interesse documental para o Arquivo Municipal;
- j)Garantir, em parceria com o DITIC, a elaboração e aplicação do Plano de Preservação Digital.