A Divisão de Contratação Pública, designada abreviadamente por DCP, tem por missão conduzir os procedimentos pré-contratuais de aquisição e/ou locação de bens móveis e serviços, respeitando os melhores critérios de gestão económica, financeira e de qualidade.
- 1 -Para a prossecução da sua missão compete à DCP as seguintes funções:
- a)Assegurar a gestão estratégica, operacional e transacional das aquisições de bens móveis e serviços, em articulação com os serviços envolvidos;
- b)Realizar estudos de viabilidade económico-financeira das aquisições de bens e/ou serviços, sempre que se justifique, ou que resulte de imposição legal, que sustentem as decisões de contratar, com vista à eficiência e racionalização das compras;
- c)Instruir, acompanhar e avaliar o processo instrutório de pré-contratação de aquisição e/ou locação de bens móveis e serviços, sob proposta e apreciação técnica das demais unidades orgânicas, salvaguardando as articulações necessárias;
- d)Elaborar, em colaboração com os serviços, o plano anual de aquisições e assegurar a sua execução em tempo útil, atendendo a critérios de ordem legal, técnica, de economia e de oportunidade;
- e)Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação que potencie a capacidade negocial do município, a eficiência e racionalidade da contratação através da centralização e da integração das necessidades de bens, de serviços e de plataformas tecnológicas para o efeito;
- f)Conhecer o mercado e gerir adequadamente a relação com os fornecedores, através de um sistema de avaliação contínuo do serviço prestado;
- g)Garantir a conformidade normativa dos procedimentos pré-contratuais, bem como a respetiva uniformização processual;
- h)Garantir a elaboração e acompanhamento da execução do Plano Anual de Contratação, em articulação com os serviços.
- 2 -Para a prossecução da sua missão compete à DCP, através dos seus Núcleos, as seguintes funções:
- 2.1 -Núcleo Técnico (NT):
- a)Garantir a realização de estudos de viabilidade económico-financeira das aquisições de bens e/ou serviços, sempre que se justifique, ou que resulte de imposição legal, que sustentem as decisões de contratar, com vista à eficiência e racionalização das compras;
- b)Assegurar a instrução, acompanhamento e avaliação técnica dos procedimentos pré-contratuais, elaborando as respetivas peças dos procedimentos, analisando e avaliando propostas, enquanto elementos de júri, e responder a observações dos concorrentes, em articulação com os serviços requisitantes, bem como a elaboração de respetivos documentos e a sua tramitação em plataforma eletrónica de contratação ou outros meios eletrónicos;
- c)Assegurar a resposta a reclamações e ou recursos hierárquicos interpostos no âmbito dos procedimentos pré-contratuais;
- d)Assegurar a realização de sessões de negociação de propostas, quando previstas nos procedimentos pré-contratuais;
- e)Garantir a reunião de informação e prestação de esclarecimentos a entidades externas, nomeadamente Tribunal de Contas, Inspeção-Geral de Finanças, Revisores Oficias de Contas, entre outras;
- f)Assegurar a divulgação de informação face a alterações legislativas no âmbito da contratação pública, mediante a elaboração de documentos técnicos e de realização de sessões de esclarecimentos internos;
- g)Elaborar propostas para a melhoria de metodologias de trabalho e de procedimentos administrativos internos;
- h)Avaliação dos fornecedores no que respeita à fase pré-contratual, de acordo com a metodologia descrita em documento próprio;
- i)Adequar e potenciar os sistemas de informação de suporte à tramitação e à gestão dos procedimentos de contratação pública.
- 2.2 -Núcleo de Apoio Administrativo (NAA):
- a)Contactar fornecedores no âmbito do desenvolvimento dos procedimentos pré-contratuais;
- b)Gerir e acompanhar os procedimentos pré-contratuais, elaborando os respetivos documentos para comunicação/notificação interna e/ou externa, na vertente processual;
- c)Gerir os procedimentos pré-contratuais na plataforma eletrónica de contratação pública ou através de correio eletrónico;
- d)Publicitar no Portal Base os relatórios de formação dos contratos;
- e)Elaborar e enviar os anúncios a publicar no Diário da República e no Jornal Oficial da União Europeia;
- f)Controlo e acompanhamento das propostas de deliberação no Salão Nobre Digital;
- g)Gerir as cauções prestadas pelos adjudicatários e promover a sua liberação, finda a execução dos contratos;
- h)Preencher relatórios de contratação ao abrigo de Acordos-Quadro, em aplicações informáticas das entidades agregadoras.
- 2.3 -Núcleo de Requisições e Gestão de Fornecedores (NRGF):
- a)Assegurar a atualização da base de dados de fornecedores;
- b)Garantir a avaliação e gestão de fornecedores em articulação com os serviços elaborando o respetivo relatório anual;
- c)Qualificar ou desqualificar fornecedores de acordo com a metodologia descrita em documento próprio;
- d)Assegurar a elaboração de requisições externas decorrentes do desenvolvimento de procedimentos pré-contratuais.