À Unidade da Contratação Publica e Aprovisionamento, adiante designada abreviadamente por UCPA, a cargo de um dirigente de 3.º grau, compete:
- a)Emitir, após as necessidades identificadas pelos diversos serviços requisitantes e na sequência da anuência ou autorização do órgão ou dirigente competente, os documentos da despesa concernentes ao cabimento e compromisso da despesa subjacente;
- b)Assegurar a realização dos procedimentos de contratação pública e aprovisionamento, em consonância com os preceitos legais aplicáveis, pautando-se por pressupostos de economia, eficácia e qualidade no sentido de garantir as aquisições necessárias para todos os serviços do Município, sob proposta e apreciação técnica das demais unidades orgânicas, salvaguardando as articulações necessárias;
- c)Garantir a gestão e monitorização da tramitação dos procedimentos que decorram pelas plataformas eletrónicas de contratação pública do Município, bem como a publicitação eletrónica dos contratos, que decorram dos ditos, nos termos legais exigíveis;
- d)Garantir o encaminhamento para a área de Apoio ao Oficial Público da documentação necessária para outorga de contratos referentes à aquisição de bens e/ou serviços e execução de empreitadas;
- e)Fornecer informação às unidades orgânicas competentes para o efeito, no que concerne a candidaturas à obtenção de fundos comunitários e prestação de informação a entidades inspetivas externas;
- f)Procurar que o aprovisionamento se efetue ao menor custo, dentro dos requisitos de quantidade e qualidade nos prazos previstos, devendo, para o efeito, efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo informação atualizada sobre os preços dos bens e serviços mais significativos;
- g)Manter atualizada a informação sobre o mercado fornecedor, nomeadamente através da criação e atualização de um ficheiro de fornecedores;
- h)Proceder à avaliação contínua dos fornecedores ao nível da eficiência e eficácia dos seus serviços, garantindo parâmetros de qualidade que assegurem um desempenho adequado por parte dos serviços municipais;
- i)Garantir, através de articulação com os serviços requisitantes, a formalização das reclamações, resultantes de não-conformidades, junto do fornecedor, promovendo à elaboração de procedimento para o efeito;
- j)Promover, em articulação com os setores de armazenamento e serviços requisitantes que procedem à receção de bens, à elaboração, atualização e evolução de procedimento que regule as regras do controlo e receção de bens;
- k)Proceder ao registo de todos os processos de aquisição nos suportes em vigor e mantê-los atualizados;
- l)Distribuir as fichas de registo de contagem, retiradas da aplicação informática, às diversas áreas onde se efetue periodicamente o inventário de existências;
- m)Proceder ao registo do inventário físico de existências, na aplicação informática, baseado nas contagens efetuadas pelos serviços, atualizando o stock com base nesse mesmo inventário e gerar as respetivas notas de lançamento, no sentido de atualizar os saldos das contas de classe 3. - Existências;
- n)Elaborar e manter atualizados, mapas e informações estatísticas respeitantes à atividade do serviço e que sirvam de apoio, nomeadamente à gestão de stocks, à gestão económico-financeira e à gestão de qualidade e de produtividade;
- o)Colaborar com todas as unidades orgânicas na elaboração de estatísticas periódicas dos gastos dos diversos serviços;
- p)Proceder à manutenção e arquivo dos processos e demais documentos que decorreram por esta área, nomeadamente, e cumprindo os prazos legais, remeter os mesmos para o Arquivo;
- q)Preparar, com a colaboração dos serviços competentes, os processos de concurso de concessão desencadeados pelo Município, assegurando os procedimentos administrativos correspondentes;
- 1 -À área do Economato, compete:
- a)Proceder à receção e conferência dos bens entregues no economato ao nível da quantidade e qualidade;
- b)Proceder à entrega de bens, após apresentação da respetiva requisição interna, devidamente autorizada;
- c)Emitir os documentos internos de entrada ou saída de bens, necessários à correta gestão de stocks e remetê-los, assim como outros documentos externos, aos competentes serviços municipais;
- d)Proceder ao registo de entradas e saídas de bens, no sistema de inventário permanente e com o recurso aos meios informáticos;
- e)Manter sempre atualizado o registo dos bens existentes no economato;
- f)Proceder aos lançamentos, nos suportes em vigor, dos bens requisitados para o economato, em função de requisições externas;
- g)Manter à sua guarda os bens armazenados, diligenciando a sua conservação e operacionalidade, assim como uma correta identificação, localização e arrumação.