- 1 -Integrada no Departamento Administrativo e Financeiro, a Divisão de Gestão de Informação e Património Histórico tem como missão assegurar a gestão integrada da informação, a normalização, simplificação e desmaterialização dos documentos e processos, modernização dos procedimentos e racionalização dos circuitos de informação com vista ao aumento da eficiência dos serviços.
- 2 -Compete à Divisão de Gestão de Informação e Património Histórico, genericamente:
- a)Assegurar o controlo documental e desenvolver estratégias que visem a melhoria processual e eficiência dos serviços, bem como, a prossecução do interesse público;
- b)Acompanhar projetos de transformação digital e garantir o funcionamento e o planeamento integrado de todos os sistemas tecnológicos de informação e plataformas digitais da organização, preservando a segurança e proteção dos dados e da informação;
- c)Assegurar a gestão e o funcionamento dos equipamentos culturais arquivísticos e museológicos do Município, zelando pela conservação e preservação do património e perpetuação da memória coletiva da vivência económica, social e cultural do concelho;
- d)Coordenar a atividade dos serviços sob a sua dependência e colaborar com os demais serviços municipais, mediante intervenções conjuntas e transversais, de forma a garantir a correta execução do ciclo documental e dos sistemas tecnológicos de informação;
- e)Apresentar relatórios de atividade, estudos e propostas de melhoria de procedimentos e colaborar de forma ativa na aplicação de medidas organizacionais, no sentido de racionalizar procedimentos e circuitos informacionais;
- f)Garantir a aplicação das deliberações e ordens de serviço, dos regulamentos e outras leis em vigor relativas à atividade da Divisão;
- g)Promover, em coordenação com os diversos serviços municipais, a audição regular das necessidades e satisfação dos munícipes e estudar, analisar, tratar e divulgar os respetivos resultados, com o objetivo de criar um sistema de avaliação contínua de expectativas e grau de satisfação;
- h)Assegurar o cumprimento das obrigações legais relativas à proteção de dados pessoais;
- i)Assegurar, em contexto de equipa interdisciplinar, a execução de procedimentos de suporte ao cumprimento das obrigações decorrentes do quadro legal vigente atinente à proteção de dados;
- j)Prestar assistência às demais unidades orgânicas do Município potenciando o cumprimento dos princípios de tratamento de dados pessoais;
- k)Assegurar o cumprimento das obrigações legais relativas à cibersegurança, incluindo, no âmbito do Regime Jurídico da Segurança do Ciberespaço, o exercício das competências respeitantes à função de Responsável de Segurança, gestão da notificação de incidentes e supervisão da implementação de medidas de segurança adequadas ao risco avaliado, e o exercício das funções de Ponto de Contacto Permanente, nomeadamente para efeitos das comunicações com a Autoridade Nacional de Segurança e de outras previstas no Plano de Segurança do Município;
- l)Exercer as competências da função de Responsável pelo Acesso à Informação, nomeadamente, organizar e promover as obrigações de divulgação ativa de informação, acompanhar a tramitação de pedidos de acesso a documentos administrativos e assegurar a comunicação, sempre que necessário, com a Comissão de Acesso a Documentos Administrativos no âmbito das competências da mesma;
- m)Exercer as demais funções que lhe forem atribuídas por despacho do Presidente da Câmara Municipal ou do Vereador com competência delegada ou subdelegada.
- 3 -Compete, ainda, à Divisão de Gestão de Informação e Património Histórico, no âmbito da transformação digital:
- a)Consolidar, de forma sistémica, o processo de modernização, promovendo a implementação de medidas que visem o desenvolvimento e otimização organizacional e a melhoria do serviço público municipal, assente em políticas de qualidade, renovação, eficiência e eficácia da gestão pública, acompanhando e desenvolvendo todos os estudos e projetos necessários;
- b)Identificar e promover a substituição de práticas e metodologias obsoletas por alternativas inovadoras que resultem numa maior celeridade nos tempos de resposta, maior transparência e maior facilidade no acesso aos serviços;
- c)Investigar, conceber e implementar projetos inovadores, observando as melhores práticas internacionais;
- d)Colaborar na divulgação de normas e boas práticas de utilização dos sistemas de gestão documental e promover a formação e o apoio a utilizadores sobre os sistemas de informação instalados e projetados;
- e)Apoiar as mudanças tecnológicas e operativas do Município que conduzam à desburocratização e potenciem procedimentos mais simples e eficientes;
- f)Promover uma mudança cultural na utilização de novos meios de trabalho, de comunicação digital e interação à distância com o munícipe;
- g)Promover a eficiente gestão da informação e uma eficaz e racional desmaterialização documental, garantindo a integridade, autenticidade e confidencialidade da informação;
- h)Apoiar na integração entre o sistema de gestão de documentos e outras aplicações de suporte;
- i)Acompanhar projetos em desenvolvimento no âmbito da transformação digital, de forma a fomentar a sua boa aplicabilidade na realidade da autarquia;
- j)Definir e desenvolver as medidas necessárias à segurança e integridade da informação e especificar as normas de salvaguarda e de recuperação da informação.
- 4 -São competências gerais dos serviços afetos à Divisão de Gestão de Informação e Património Histórico:
I -Serviços de Sistemas e Tecnologias de Informação e Gestão Documental
- a)Definir as normas de acesso e níveis de confidencialidade da informação armazenada e em circulação nos sistemas informáticos;
- b)Utilizar racionalmente os recursos disponíveis nos sistemas informáticos e promover o aproveitamento do software instalado de modo a garantir a satisfação, a todos os níveis, das necessidades dos utilizadores;
- c)Manter e salvaguardar equipamentos, software e redes de dados;
- d)Elaborar propostas de cadernos de encargos e minutas de contratos para aquisição de equipamento informático ou para a prestação de serviços de organização técnica ou administrativa a celebrar com fornecedores dos referidos equipamentos ou serviços, podendo ainda propor, sempre que se justifique, a contratação de assessorias exteriores à Câmara Municipal;
- e)Fazer o planeamento e manutenção da arquitetura dos sistemas de informação do município;
- f)Definir e desenvolver as medidas necessárias à segurança e integridade da informação, especificando as normas de salvaguarda e de recuperação da informação, incluindo em matéria de cibersegurança;
- g)Coordenar a gestão da Intranet e Internet;
- h)Acompanhar a instalação e/ou instalar programas e equipamentos fornecidos pelos fabricantes, definindo os parâmetros de utilização a controlar e corrigir as suas condições operacionais;
- i)Gerir o sistema informático, nomeadamente nos aspetos relacionados com os acessos e segurança da informação, com vista a manter a sua eficácia, eficiência e operacionalidade;
- j)Propor medidas de boas práticas, métodos e processos, com base em orientações e instruções estabelecidas, de grau médio de complexidade, na área de sistemas e tecnologias de informação;
- k)Propor a participação em projetos de desenvolvimento, implementação ou evolução de sistemas e tecnologias de informação;
- l)Apoiar a execução de atividades de gestão, administração, monitorização, manutenção, formação e apoio à utilização de sistemas e tecnologias de informação, garantido o seu bom funcionamento e a segurança da informação tratada e armazenada por estes;
- m)Promover e assegurar a divulgação de informação sobre as possibilidades e potencialidades de utilização da informática junto às unidades orgânicas da Câmara Municipal;
- n)Colaborar na divulgação de normas de utilização e promover a formação e o apoio a utilizadores sobre os sistemas de informação instalados e projetados;
- o)Garantir, em articulação com a Divisão de Educação e Ação Social, o bom funcionamento da rede de equipamentos informáticos do município ao serviço dos estabelecimentos de ensino;
- p)Superintender no funcionamento do Servidor VoIP e das telecomunicações em geral;
- q)Proceder à gestão e controlo da informação arquivística produzida na Câmara de acordo com os critérios de racionalidade e eficácia ao nível da gestão de documentos;
- r)Apoiar os serviços na classificação da informação produzida e promover a correta organização e aplicação das operações das atividades de seleção;
- s)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a seleção, eliminação e transferência da informação arquivística;
- t)Promover ações de salvaguarda e preservação da informação independentemente do suporte e definir políticas de preservação digital para acesso da informação a longo prazo;
- u)Assegurar a gestão dos serviços documentais, incluindo os serviços de submissão online de processos.
II -Serviços de Suporte às Comunicações e Conservação de Espaços
- a)Gerir o atendimento telefónico centralizado, prestando esclarecimentos com vista à satisfação dos pedidos internos e externos;
- b)Gerir os contactos telefónicos efetuados e recebidos na central, garantindo o encaminhamento das chamas para os serviços a que se dirigem, promovendo e assegurando a comunicação entre a autarquia, colaboradores e seus munícipes;
- c)Assegurar a manutenção e atualização de uma base de dados dos contactos de munícipes e empresas de modo a salvaguardar o regulamento geral de proteção de dados;
- d)Assegurar o bom funcionamento das comunicações telefónicas em articulação com o Serviço de Sistemas de Informação e Tecnologias de Informação e Gestão Documental;
- e)Assegurar estratégias de administração e logística dos edifícios, visando a sua manutenção e eficiência energética;
- f)Assegurar a gestão e operacionalização dos sistemas de segurança dos edifícios e da videovigilância das áreas comuns;
- g)Supervisionar e garantir as condições de higiene e salubridade dos edifícios;
- h)Cumprir o agendamento de recolha e entrega de documentos e artigos de forma segura e eficiente.
III -Serviços do Património Histórico, Arquivístico e Museológico
- a)Gerir e coordenar as infraestruturas culturais relativas a museus e arquivos, nomeadamente o Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha;
- b)Promover a conservação, investigação e dinamização de todos os bens arquivísticos e museológicos sob alçada do Município;
- c)Desenvolver políticas de aquisição de património museológico e arquivístico, incluindo a aquisição de arquivos privados, pessoais, de famílias ou empresas com relevância para a história do Município de Albergaria-a-Velha;
- d)Promover ações de preservação, conservação e valorização do Património Histórico-Cultural;
- e)Garantir a inventariação e o correto tratamento técnico das coleções e dos fundos;
- f)Modernizar a difusão do património histórico e cultural através do recurso às novas tecnologias e gerir os sistemas tecnológicos de informação desenhados para gestão de Museus e Arquivos Definitivos;
- g)Assegurar o serviço de leitura pública para a documentação à guarda do Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha;
- h)Colaborar na investigação, divulgação e edição científica, histórica do património local;
- i)Promover e desenvolver programas e atividades de caráter cultural, lúdico, pedagógico e educativo, com vista à dinamização e promoção cultural dos arquivos e museus, através de exposições e iniciativas do foro educativo, tais como visitas guiadas, ações recreativas e lúdicas, experiências interativas, conferências e seminários;
- j)Promover a divulgação do património histórico e cultural existente no Município, através dos meios de comunicação e informação da autarquia.