À Divisão de Relação com o Munícipe e de Apoio Administrativo compete, nomeadamente:
- 1 -Proceder ao acolhimento e atendimento dos cidadãos em geral, de entidades e agentes económicos em particular, bem como à receção dos pedidos através dos canais de comunicação existentes;
- 2 -Implementar um atendimento multicanal integrado, operacionalizando o atendimento digital, presencial, postal, eletrónico e telefónico e criando e desenvolvendo canais complementares de atendimento não presencial, constituindo-se interlocutor principal no contacto com o munícipe, empresa ou empresário;
- 3 -Assegurar o funcionamento do "Gabinete de Apoio ao Emigrante", no apoio e informação aos cidadãos portugueses que estão emigrados, aos que regressam a Portugal e aos que pretendam iniciar um processo migratório, na área social, jurídica, económica, educação, emprego, formação profissional, entre outras, orientando-os para os serviços públicos vocacionados para o esclarecimento de dúvidas ou para a resolução de problemas mais específicos;
- 4 -Assegurar o apoio e integração de migrantes, garantindo o atendimento, esclarecimento, orientação e encaminhamento do migrante nas áreas social, jurídica, económica, educação, emprego, formação profissional, entre outras, bem como nas dos regimes jurídicos específicos dos migrantes, no âmbito das atribuições e competências do Município;
- 5 -Assegurar a gestão de Lojas de Cidadão e de Espaços Cidadão, no âmbito das atribuições e competências do Município;
- 6 -Gerir todos os postos de atendimento municipal, incluindo os que se encontram localizados em entidades externas;
- 7 -Receber, tratar e responder a pedidos de informação, assegurando o tratamento das solicitações que possam ser de imediato respondidas;
- 8 -Assegurar a receção, registo e distribuição pelos órgãos e serviços municipais dos documentos entrados no Município, bem como garantir a distribuição e expedição de toda a correspondência;
- 9 -Registar e encaminhar, de acordo com as diretivas e normas de gestão documental, todos os documentos e requerimentos apresentados, qualquer que seja o meio utilizado, garantindo sempre o conhecimento atempado e eficaz do seu curso e estado;
- 10 -Articular com as unidades orgânicas competentes novas formas simplificadas de atendimento, tendo em vista uma relação personalizada e qualificada;
- 11 -Proceder a operações de cobrança de taxas e outras receitas municipais, no âmbito do atendimento municipal;
- 12 -Emitir certidões ou cópias certificadas de documentos que sejam passíveis de emissão "na hora" e não sejam da competência das outras unidades orgânicas;
- 13 -Articular a sua ação com as diferentes áreas dos serviços municipais, com vista à normalização dos processos e procedimentos relativos aos requerimentos e solicitações apresentados, bem como aos requisitos e prazos a observar na resposta a prestar;
- 14 -Implementar as ações que visam o fomento e a utilização de novos canais de relacionamento com o munícipe, empresa ou empresário;
- 15 -Centralizar, gerir e acompanhar o processo de receção e encaminhamento de elogios, sugestões e reclamações e providenciar que as respetivas unidades orgânicas promovam a competente resposta aos munícipes;
- 16 -Elaborar relatórios periódicos de análise das reclamações/sugestões apresentadas e proceder ao tratamento dos seus dados recolhendo indicadores de apoio à gestão;
- 17 -Proceder à execução das tarefas de reprografia de apoio a todas as unidades orgânicas municipais;
- 18 -Assegurar a articulação com a Associação de Arbitragem de Conflitos do Distrito de Coimbra e com o respetivo Centro de Arbitragem, e receber e encaminhar para esta entidade as queixas e reclamações de litígios de consumo e de situações eventualmente lesivas dos direitos dos consumidores e informar os munícipes das políticas municipais de apoio aos consumidores;
- 19 -Garantir a coordenação e prestação dos serviços de telefonista;
- 20 -Proceder à publicitação e afixação dos editais e avisos, bem como às publicações no Diário da República quando não cometidas a outras unidades orgânicas;
- 21 -Coordenar a ocupação e utilização dos espaços comuns aos órgãos e serviços municipais, de modo a garantir uma articulação eficaz de utilização, em condições de conforto, arrumação e higiene;
- 22 -Elaborar certidões ou cópias certificadas de documentos que não sejam da competência de outras unidades orgânicas;
- 23 -Assegurar a articulação permanente entre os órgãos e os serviços municipais;
- 24 -Prestar apoio aos órgãos municipais e aos seus membros na prossecução das respetivas atribuições e competências, assegurando o apoio técnico e administrativo, articulando-se para esse efeito com os restantes serviços municipais;
- 25 -Assegurar todos os procedimentos relativos à preparação da agenda, convocatórias, acompanhamento das reuniões, atas, expediente, apoio logístico e demais atos para o normal funcionamento dos órgãos municipais;
- 26 -Organizar todos os processos de deliberação a submeter aos órgãos municipais e de resposta a requerimentos dos seus membros;
- 27 -Assegurar o processo de marcação e divulgação das reuniões dos órgãos municipais, bem como a publicitação das suas deliberações;
- 28 -Promover o encaminhamento dos processos, após deliberação dos órgãos municipais, para os serviços municipais responsáveis pela sua execução;
- 29 -Manter atualizados os registos, devidamente classificados, das matérias que tenham sido objeto de deliberação dos órgãos municipais;
- 30 -Elaborar certidões relativas a matérias objeto de deliberação dos órgãos municipais;
- 31 -Prestar apoio técnico e administrativo aos atos eleitorais e referendos.