À Divisão de Modernização Administrativa compete, nomeadamente:
- 1 -Apoiar o Executivo na conceção e implementação de políticas e estratégias para a transição digital que, com uma abordagem transversal, identifique os principais desafios da Câmara Municipal;
- 2 -Apoiar a unidade orgânica competente em matéria de captação de investimento e fundos, na elaboração de candidaturas para apoio financeiro para projetos de transição digital, desburocratização e modernização de processos;
- 3 -Apoiar as unidades orgânicas competentes na área do arquivo (administrativo e histórico) na progressiva digitalização de toda a documentação;
- 4 -Promover o investimento na automação de certas atividades, nomeadamente de processos de licenciamentos e certificação;
- 5 -Criar medidas de apoio à transição digital das organizações da economia social, quer ao nível da capacitação na utilização de tecnologias emergentes, quer ao nível das respetivas infraestruturas;
- 6 -Assegurar, em estreita colaboração com as demais unidades orgânicas, a estratégia de desmaterialização documental, mediante a reengenharia de processos e (re)desenho de workflows;
- 7 -Definir procedimentos e manuais de utilização sobre boas práticas na utilização funcional dos diversos sistemas informáticos;
- 8 -Coordenar a implementação dos procedimentos definidos e das aplicações envolvidas;
- 9 -Colaborar, em articulação com a unidade orgânica competente na área da formação e do desenvolvimento organizacional, na formação dos utilizadores e equipa de helpdesk sobre os procedimentos adotados e boas práticas de utilização dos sistemas informáticos envolvidos;
- 10 -Planear e implementar, no âmbito da transição digital, ferramentas de acesso digital aos serviços prestados ao munícipe e às empresas, melhorando e simplificando a prestação do serviço e conduzindo a uma maior eficiência interna;
- 11 -Assegurar a criação de formulários eletrónicos associados aos processos e procedimentos objeto de desmaterialização;
- 12 -Assegurar a normalização dos processos associados a serviços online, libertando ações de atendimento presencial mediado e evitando deslocações físicas dos munícipes;
- 13 -Reduzir os custos de contexto através do reforço da disponibilidade e fomento da utilização de serviços em rede da Câmara Municipal e melhorar a sua eficiência;
- 14 -Coordenar a implementação de plataformas de Business Intelligence e colaborar na criação de indicadores de gestão (KPI) nas diferentes áreas (financeira, recursos humanos, documental, urbanística, entre outras) para a construção de dashboards de monitorização da atividade do Município em tempo real e apoio à decisão;
- 15 -Colaborar com o Centro de Inteligência de Coimbra na operacionalização de ferramentas de recolha, análise inteligente de dados e produção dashboards de indicadores (KPI), integrando a informação externa ao Município, proveniente de outros organismos ou da sensorização do território, com a informação resultante da monitorização da atividade do Município.