Art.º 12 · Despacho n.º 1338/2019 — Competências da Unidade de Serviços Integrados

1 -A Unidade de Serviços Integrados é uma unidade de serviços partilhados de caráter transversal destinada a apoiar, no âmbito das competências abaixo fixadas, a atividade das restantes unidades e serviços do grupo municipal, assumido a realização das tarefas comuns a essas entidades em matéria de:
1. a)Apoio jurídico e de contratação pública;
2. b)Atendimento multicanal aos utentes do grupo municipal;
3. c)Gestão de arquivos, de reprografia e de suportes de informação;
2 -São competências da Unidade de Serviços Integrados, designadamente:
1. a)Manter os sistemas de controlo interno e qualidade, nomeadamente em matéria de padronização, revisão e atualização de normas e de documentação institucional e de governança corporativa, promovendo a simplificação administrativa e regulatória;
2. b)Elaborar, rever e auditar o cumprimento de normas e procedimentos de controlo interno, zelando pela sua qualidade e independência;
3. c)Desenvolver e aplicar mecanismos de controlo do processo de tratamento de não conformidades, ações preventivas e corretivas e desenvolver e aplicar mecanismos de avaliação dos serviços e da satisfação com os mesmos;
4. d)Fornecer assessoria jurídica e apoio na preparação, participação e formalização de atos jurídicos aos quais seja conveniente dar especiais garantias de certeza jurídica, legalidade ou de autenticidade, nomeadamente, prestar assessoria jurídica à Câmara Municipal e aos demais serviços municipais;
5. e)Acompanhar a publicação de diplomas legais sobre as matérias essenciais à gestão municipal, analisar o seu impacto na atividade do Município e divulgá-los pelos serviços;
6. f)Colaborar na elaboração, alteração, consolidação ou revogação de normas, posturas e regulamentos municipais;
7. g)Assegurar a elaboração de informações e normas de caráter administrativo, visando a implementação de medidas de modernização administrativa na prestação de serviços aos munícipes;
8. h)Gerir o sistema centralizado de contratação pública do grupo municipal, potenciando a eficiência e racionalidade da contratação e da integração das necessidades de bens, de serviços, de empreitadas e de plataformas tecnológicas para o efeito;
9. i)Assegurar em colaboração com os restantes serviços a elaboração dos contratos em que o Município seja parte;
3 -Em matéria de contraordenações e contencioso, cabe à Unidade de Serviços Integrados:
1. a)Organizar e instruir, nos termos da legislação aplicável, os processos de contraordenações levantados por infração às diversas normas;
2. b)Intervir nos processos contenciosos em que o grupo municipal seja parte;
3. c)Promover, através do processo contraordenacional, a aplicação das coimas devidas ao Município de acordo com as normas e legislação em vigor;
4. d)Assegurar a tramitação dos procedimentos inerentes aos processos de execução fiscal e promover a cobrança coerciva das dívidas ao grupo municipal provenientes de impostos, taxas e outras receitas, de acordo com a legislação em vigor;
5. e)Conduzir os processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações, intervindo, quando solicitado, em todas a matérias de natureza técnico-jurídica que interessem ao bom funcionamento dos serviços do Município;
6. f)Articular a atividade com a área de saúde pública veterinária;
7. g)Levantar autos pelas infrações constatadas, dando-lhes o seguimento processual previsto legalmente;
8. h)Coordenar a preparação das notificações oriundas dos vários serviços da Câmara Municipal;
9. i)Assegurar o planeamento e o reporte no âmbito da atividade de fiscalização.
4 -Em matéria de atendimento multicanal dos utentes dos serviços municipais, cabe à Unidade de Serviços Integrados:
1. a)Assegurar o atendimento permanente e personalizado do munícipe e outras entidades que se relacionem com o Município em todas as áreas de atuação municipal, com exceção da representação política e institucional, através da operacionalização do atendimento presencial e da criação de múltiplos canais complementares de atendimento não presencial, nomeadamente, via telefone, correio, correio eletrónico, portal eletrónico e outros;
2. b)Efetuar a receção, registo informático e encaminhamento dos processos de queixa e sugestão para os serviços competentes;
3. c)Expedir a correspondência física e outras formas de comunicação institucional que devam ser objeto de registo específico;
4. d)Emitir e proceder à entrega aos destinatários de todas as certidões, licenças, alvarás e documentos similares que sejam da competência municipal, bem como liquidar as correspondentes taxas.
5 -Em matéria de contratação pública compete à Unidade de Serviços Integrados:
1. a)Gerir o sistema centralizado de contratação do grupo municipal, potenciando a eficiência e racionalidade da contratação e da integração das necessidades de bens, de serviços e de plataformas tecnológicas para o efeito;
2. b)Assegurar a tramitação dos processos de contratação de obras públicas, concessão de obras públicas, concessão de serviços públicos, locação ou aquisição de bens móveis e aquisição de serviços, através dos procedimentos adequados para o efeito, de acordo com as regras legais aplicáveis e respeitando os melhores critérios de gestão económica, financeira e de qualidade, sem prejuízo das competências de outras unidades no âmbito da produção de informações prévias e respetivas peças de especificação técnica de suporte aos procedimentos;
3. c)Proceder à validação para processamento das faturas, no que respeita ao enquadramento em sede de procedimentos contratados;
4. d)Proceder ao arquivo intermédio dos processos e documentos originais referentes a processos de contratação pública.
6 -Cabe ainda à Unidade de Serviços Integrados fornecer o apoio administrativo e logístico, incluindo o reprográfico, de arquivo e de distribuição da informação, aos órgãos municipais e conselhos municipais, designadamente:
1. a)Ao funcionamento da Câmara Municipal;
2. b)Ao funcionamento da Assembleia Municipal, incluindo para esse fim a coordenação da elaboração dos relatórios de atividade e de outros documentos e informações que devam ser presentes a este órgão;
3. c)Ao funcionamento dos conselhos municipais, comissões especializadas e outros órgãos consultivos do Município;
4. d)Ao funcionamento do Conselho de Ilha quando tal tarefa caiba ao Município de Angra do Heroísmo.
7 -Em matéria de gestão processual de procedimentos administrativos, cabe à Unidade de Serviços Integrados:
1. a)Realizar e controlar a gestão processual associada aos procedimentos administrativos, com exceção das competências cometidas especificamente às demais unidades orgânicas;
2. b)Assegurar a gestão dos diretórios, da documentação, arquivo físico e digital;
3. c)Assegurar a receção, registo, encaminhamento e arquivo dos documentos do Município, em conformidade com a política estabelecida para o funcionamento do sistema de gestão documental;
4. d)Gerir e manter atualizado o diretório de entidades;
5. e)Definir as regras de arquivo físico e digital dos documentos do Município, salvo no que toca ao arquivo de operações urbanísticas;
6. f)Gerir o arquivo geral de forma integrada e em conformidade com as leis e normas em vigor;
7. g)Zelar pela conservação dos documentos arquivados, propondo medidas de ação que garantam a sua preservação.

Artigo 12.º — Competências da Unidade de Serviços Integrados

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